Flere faktorer kan føre dig til den erkendelse, at det er på tide at skifte administrationssystem for din praksis. Efterhånden som dyrlægebranchen udvikler sig, vil du måske erfare, at dit nuværende system ikke er fulgt med udviklingen. Systemet er måske forældet, dyrt eller ikke fleksibelt nok, hvilket kan være årsagen til manglende effektivitet, frustrationer og begrænset ydeevne.
Du ved, at du ikke kan fortsætte med at bruge et system, der ikke vokser og forbedres i takt med din kliniks udvikling - så du begynder at lede efter en løsning, som gør det muligt for dig at udføre opgaverne hurtigere og mere effektivt, som er kompatibelt med andre teknologier og andet udstyr, du bruger, som reducerer fejl, som ikke er så dyrt eller svært at vedligeholde ... og listen fortsætter.
Du ønsker en softwareløsning, der gør dig klar til fremtidens praksis - en løsning, der gør mere end blot at digitalisere dine manuelle processer, men som målbart forbedrer klinikkens arbejdsgange og letter presset på dit personale. Du vil have software, der gør livet lettere.
Den gode nyhed er, at du kan vælge mellem mange forskellige løsninger til administration af din dyrlægepraksis. Problemet er omvendt også, at der er for mange løsninger at vælge imellem.
Hvordan finder du så frem til den rette løsning? Hvilke kvaliteter i et nyt praksisadministrationssystem skal du kigge efter? Og hvilke spørgsmål skal du stille?
Her er nogle af de vigtigste og mest almindelige spørgsmål og vores bedste svar, så du er bedre klædt på til at træffe denne vigtige beslutning.
Grundlæggende spørgsmål, som du skal stille, når du kigger efter en ny administrativ løsning til din praksis:
- Skal jeg vælge serverbaseret eller cloudbaseret software?
- Hvilke opgaver kan jeg automatisere med veterinærsoftware?
- Hvilke integrationsmuligheder er der med veterinærsoftware?
- Kan jeg konfigurere veterinærsoftwaren til min kliniks behov?
- Hvilken implementering og support tilbyder veterinærsoftwaren?
Skal jeg vælge serverbaseret eller cloudbaseret administrationssoftware?
Alle praksisadministrationssystemer falder ind under en af to kategorier: serverbaserede eller cloudbaserede løsninger. Begge kategorier har sine fordele og ulemper, som du skal tage højde for, når du overvejer, hvilke funktioner din praksis kunne have gavn af.
Et serverbaseret praksisadministrationssystem kræver typisk en software, der skal downloades og ligge lokalt på computernetværket i din praksis. Desuden gemmes alle data, som softwaren indsamler, på servere, som du ejer og opbevarer på stedet. For nogle er dette niveau af kontrol med systemets software og hardware det helt rigtige, men det giver også anledning til andre overvejelser.
For det første er det dyrt at eje og vedligeholde servere. En ny server kan koste helt op til DKK 100.000 og skal typisk udskiftes hvert 3. til 5. år. Du skal også betale for support fra IT-eksperter til nødvendig vedligeholdelse og reparationer samt til at gribe ind i tilfælde af datatab.
Når vi taler om data, kræver et serverbaseret administrationssystem daglig sikkerhedskopiering af data, som ofte udføres manuelt, og du er desuden ansvarlig for at sikre, at dine servere opfylder alle krav til databeskyttelse.
Endelig skal serverbaseret software opdateres regelmæssigt, hvilket kan tage flere timer - og hvis du er en døgnåben klinik, kan det sætte din drift i stå.
Et cloudbaseret praksisadministrationssystem er på mange måder et modsvar til en lokal løsning. Cloudbaseret software betyder, at softwaren ligger og fungerer online i din webbrowser. Der skal ikke downloades software, og du har heller ikke brug for servere til at gemme dine data. Alle kunde-/patientoplysninger sikkerhedskopieres automatisk til sikre og stærkt krypterede internetservere.
Et cloudbaseret system eliminerer behovet for (og udgifterne til) ekstra IT-support, og softwareopdateringer sker typisk automatisk, hvilket forhindrer driftsstop eller nedetid.
Uden de høje omkostninger til servere, langsomme softwareopdateringer og daglige sikkerhedskopieringer af data får du et system, der gør det muligt for dig at administrere din praksis mere effektivt.
Cloudbaseret software er tilgængelig på mobile enheder - ideelt til den mobile klinik og til dem, der er i felten - og er designet til nemt at kunne integreres med andre tredjepartsværktøjer og udstyr, som du bruger hver dag, herunder diagnostik, kundekommunikation, betalinger og Apps til kæledyrsejere.
Endelig er cloudbaseret praksisadministrationssoftware en abonnementsbaseret tjeneste og dermed ofte langt mere omkostningseffektiv end en lokal løsning.
Uanset om det er lokalt eller cloudbaseret, skal du vælge et praksisadministrationssystem, der giver dig og dit personale den største fleksibilitet (dvs. har du brug for fjernadgang/mobil adgang?), som nemt og ofte kan opdateres og kan integreres med de andre vigtige værktøjer, du bruger i hverdagen. Det vil i sidste ende spare dig tid, penge og frustration.
Hvilke opgaver kan jeg automatisere med praksissoftware?
Automatisering af rutineopgaver og funktioner er nøglen til tidsbesparelser. Jo mere et praksisadministrationssystem sætter dig i stand til at "indstille og glemme" eller opnå ved så få trin (eller klik) som muligt, jo mere tid og opmærksomhed kan du bruge på patienterne. Og da automatiseringer kræver mindre manuel indtastning af data, vil du se en reduktion i fejl og andre uoverensstemmelser.
Når du leder efter praksisadministrationssoftware, skal du kigge efter indbyggede automatiseringsværktøjer, der hjælper dig med at strømline alt fra påmindelser om aftaler og behandlingsjournaler til fakturering og betaling. Nogle af disse automatiseringer omfatter:
- Automatiserede påmindelser -Planlæg E-mails eller SMS påmindelser til kunderne om at bestille nye aftaler, minde dem om kommende besøg eller fortælle dem, at det er tid til at bestille mere medicin til deres kæledyr.
- Skabeloner til hurtig journalføring - Brug de eksisterende skabeloner til nem indtastning af kundenoter, behandlingselementer, udskrivningsinstruktioner og generelle behandlingspåmindelser.
- Integration af laboratorieprøver - Importer automatisk laboratorieresultater - uanset om de kommer fra egen klinik eller fra en ekstern partner - og vedhæft dem til patientens konsultationsside.
- Fakturering og betaling - For hvert behandlingselement kan du automatisk hente priser frem, oprette en officiel faktura med dit praksisnavn og sende fakturabeløbet direkte til din betalingsterminal.
- Lagerstyring - Indstil minimumsværdier for lagerbeholdning, følg lagerbeholdningen, og generér automatisk genbestillinger, når du kommer under minimumsniveauet.
Når du udforsker automatiseringsmulighederne, skal du indsamle oplysninger fra dine medarbejdere om de opgaver, der er mest tidskrævende, ineffektive eller forstyrrende for kundeoplevelsen. Hvis du f.eks. ved, hvor mange minutter om dagen der bruges på at udføre lageroptælling manuelt, kan du nemmere identificere fordelene ved et automatiseringsværktøj.
Hvilke integrationsmuligheder er der med praksissoftware?
At skifte praksisadministrationssystem bør ikke betyde, at du skal starte helt forfra med alle værktøjer og udstyr. Ideelt set skal den software, du ender med at vælge, give dig mulighed for at integrere de fleste, hvis ikke alle, af de andre Apps, platforme og systemer, som du allerede bruger i din praksis - og som du foretrækker at fortsætte med at bruge.
Din næste praksisadministrationsløsning bør omfatte følgende integrationsmuligheder:
- Diagnostik-/laboratorieudstyr
- Kundekommunikation
- Leverandører af lagerbeholdning
- Betalinger
- Forsikringsudbydere
- Apps til kæledyrsejere
Det er dog ikke sikkert, at du kan overføre alle dine foretrukne værktøjer til et nyt administrationssystem. I så fald skal du finde ud af, om softwaren har et åbent API, som giver adgang til tredjepartsudviklere af værktøjer, så systemet kan integrere med de værktøjer, du har brug for med henblik på at optimere dine arbejdsgange. Hvis det ikke er tilfældet, skal du spørge ind til sammenlignelige alternativer til dine foretrukne værktøjer, og om integration af disse vil koste mere.
Kan jeg konfigurere praksissoftwaren til min kliniks behov?
Vær på vagt over for et administrationssystem, der præsenterer sig selv som en "one size fits all" løsning. På samme måde som behandlingsplaner er unikt designet til hver enkelt patient, har du brug for software, der kan skræddersyes, så den passer til din praksis.
Men selv om din løsning passer til dine aktuelle behov, skal du stadig overveje, hvordan dens kernefunktioner fremadrettet kan hjælpe dig med at opnå øget effektivitet i udførelsen af de daglige opgaver. Med andre ord: Opfylder løsningen dine behov der, hvor din virksomhed er nu, og kan den hjælpe dig med at nå dine fremtidige mål på en mere effektiv måde?
Automatisering og integration er som nævnt ovenfor vigtige funktioner, men du har måske ikke brug for dem alle - i hvert fald ikke lige med det samme. Undersøg, om dit næste praksisadministrationssystem er modulbaseret, og find ud af, om du kan deaktivere visse funktioner (selv om det er midlertidigt), som er unødvendige i forhold til dine specifikke arbejdsgange og muligvis vil forstyrre brugeroplevelsen.
Du skal ikke være bekymret, hvis du ikke allerede ved, hvordan dit ideelle praksisadministrationssystem skal være konfigureret - det er en proces, hvor du gradvis finder ud af det! Og når du har besluttet dig for en løsning, vil denne proces være en vigtig del af din implementeringsoplevelse. Når vi nu taler om det ...
Hvilken implementering og support tilbyder praksissoftwaren?
Introduktion af et nyt praksisadministrationssystem over for dine medarbejdere kræver omhyggelig planlægning, grundig uddannelse og forståelse for, at det vil tage tid for alle at vænne sig til det. Selv den mest brugervenlige cloudbaserede software kræver en vis portion "omstrukturering" af den kollektive hjerne i din praksis.
Det handler ikke kun om selve softwaren, men også om virksomheden (og dens værdier) bag den. Du skal forvente, at der bag en praksisadministrationsløsning findes rigtige mennesker (ikke kun chatbots), som står til rådighed for dig fra starten af købsprocessen, igennem implementerings- og uddannelsesfasen, og efterfølgende også støtter dig i din løbende optimering af den daglige brug af softwaren.
Graden af individuel opmærksomhed og vejledning, som en løsning kan tilbyde, er en vigtig differentierende faktor. Er de villige til at lære dig ikke bare, hvordan deres værktøjer fungerer, men også hvorfor de fungerer, som de gør? Og vil de være en empatisk partner i læringsprocessen, lige fra at identificere og forstå dine stressfaktorer til at vise, hvordan softwaren kan hjælpe dig med at løse disse udfordringer?
Vigtige spørgsmål om implementering og uddannelse:
- Har jeg mulighed for at foretage en fjernimplementering eller sker det lokalt?
- Er implementeringen inkluderet i prisen for softwaren, eller er der ekstra omkostninger?
- Er dit implementeringsteam sammensat af personer med erfaring fra et praksismiljø?
- Hvor lang tid (dage eller uger) tager en typisk implementering?
- Hvordan konverteres mine klinikdata til det nye system på en sikker måde?
- Vil der være driftsafbrydelser på dagen for indførelsen af vores nye system?
- Er der selvhjælpsværktøjer og/eller ekstra uddannelse til nye medarbejdere?
Vigtige spørgsmål til kundeservice:
- Er der gratis lokal kundesupport til rådighed?
- Får jeg tildelt en dedikeret account manager?
- Er I modtagelige over for feedback på softwaren og forslag til forbedring af funktioner?
- Hvor lang tid tager det generelt at løse kundesupportproblemer?
Nederste linje: Gør administrationssoftware til din praksis dit liv lettere?
En af hemmelighederne bag et godt praksisadministrationssystem er, at det ikke kommer i vejen for det arbejde, du elsker: at hjælpe dyr og have kontakt med kunderne.
Du vil højst sandsynligt ikke have perfektioneret din nye software fra første dag. Men med tålmodighed, teamwork og den nødvendige støtte bør din nye praksisadministrationsløsning fungere problemfrit og parallelt med din praksis - alt imens den sparer dig tid, automatiserer rutineopgaver, forbedrer kundeoplevelsen og giver dig en dybere indsigt i din virksomheds tilstand.
Hvis dit nuværende system er frustrerende langsomt, kompliceret, begrænset i funktionalitet og support - og du hører det fra både medarbejdere og kunder - så er det måske på tide at skifte.
Vil du vide mere? Book et møde med os nu.
