"Som en stor organisation, der bruger det samme praksisstyringssystem, kan vi spore kvalitetssikring på virksomhedsniveau, og det er helt sikkert gavnligt."
IVC Evidensia, en af verdens førende dyrlægekæder, var meget ivrige efter at få de danske klinikker til at overgå til et cloudbaseret journalsystem. Provet Cloud skilte sig ud med sin vilje til et tæt samarbejde med IVC Evidensia for at udvikle funktioner, som ville gøre en forskel på alle niveauer af organisationen - sammen med softwareløsningens forpligtelse til kontinuerlig forbedring.
Evidensias mission er at være verdens bedste dyrlægekæde. Hvad der begyndte i 2011 som en lille gruppe klinikker i storbrittanien, har nu vokset sig til et netværk af klinikker og hospitaler i 19 lande, med over 28.000 medarbejdere. Herunder 8.100 dyrlæger, som tager sig af mere end 6,5 millioner dyr.
En stor del af det, der driver IVC Evidensias stræben efter klinisk ekspertise, er forpligtelsen til menneskerne i organisationen. Gruppens internationale dyrlægefaglige bestyrelse støtter hvert lands bestyrelse og hjælper med at forene processer og kvalitetsstandarder på tværs af organisationen - og det giver hver praksis mere tid til at dedikere opmærksomheden til patienterne og kunderne.
Ifølge Anette Spohr (DVM, PhD), Country Medical Director i Danmark, er en kultur af teamwork nøglen til IVC Evidensias evne til at innovere og føre dyrlægeprofessionen fremad. "Jeg elsker, at jeg kan få adgang til et stort netværk af meget erfarne kolleger, der deler deres viden og støtter forskning i vores organisation," siger hun.
Anette fører et generelt tilsyn med koncernens 11 klinikker og hospitaler i Danmark. Hun ledede derfor også overgangen til det nye journalsystem og tog de vigtige skridt mod bedre innovation og vedvarende løsninger.
En software, der "kan gøre vores dagligdag meget bedre."
Partnerskabet mellem IVC Evidensia og Provet Cloud går helt tilbage til 2017, hvor organisationens svenske klinikker påbegyndte overgangen til det cloudbaserede system. Det blev da aftalt, at koncernen ønskede at skifte til Provet Cloud i alle de nordiske lande inden for de efterfølgende år.
Efter at have hørt fra hendes kolleger i Sverige, at Provet Cloud leverede gode resultater, blev Anette ivrig efter at bringe den samme løsning til Danmark hurtigt.
På det tidspunkt brugte Evidensia i Danmark et serverbaseret system, som desværre ikke var i stand til at udvikle sig sammen med IVC Evidensias vækst og derfor behov. Leverandøren havde skåret markant ned på produktudviklingen, hvilket førte til ydeevneproblemer.
I forlængelse hertil siger Anette: "Det var attraktivt at have et stort udviklingsteam bag Provet Cloud - så hvis vi kommer op med gode ideer til forbedringer, er der en reel chance for, at det vil resultere i en ny funktionalitet."
En softwareleverandør, der er forpligtet til kontinuerlig forbedring, viser forståelse for, hvordan dyrlægeindustrien udvikler sig, siger hun. "Vores dagligdag ændrer sig hele tiden i vores fag, og jeg synes, det er vigtigt, at Provet Clouds udviklingsteam forstår, at de kan gøre vores dag meget bedre."
Planlægningsprocessen før lanceringen: "Vi blev alle klogere."
Da IVC Evidensia Danmark underskrev med Provet Cloud i begyndelsen af 2023, begyndte måneder med omhyggelig forberedelse op til lanceringen af alle 11 lokaliteter på den nye software.
Et forhold med grundig og konsekvent kommunikation mellem Anettes ledelsesteam, Provet Cloud-implementeringsteamet og praksislederne sikrede, at det nye system blev konfigureret efter IVC Evidensias specifikke ønsker og behov.
Vi tænkte virkelig over, hvad vi ville have, siger Anette. "For eksempel behandlingsskabeloner - fordi vi bruger behandlingsskabeloner som en tjekliste for at hjælpe os med at taksere korrekt for visse behandlinger. Det var vigtigt at bruge tid på at udarbejde disse skabeloner i Provet Cloud."
Anette siger, at tiden også tillod tests og forbedring af systemets opsætninger. "Jo mere arbejde du gør før driftstartsdagen, jo bedre. Jeg var nødt til at gå tilbage og ændre nogle af skabelonerne, og vi kunne bede udviklerne om hjælp med nogle funktioner, som vi mente kunne optimeres. Vi blev alle klogere i processen."
"Provet Cloud var forpligtet til en succesfuld implementering hver gang."
Gennem en kombination af personlig og virtuel træning blev Provet Cloud programmet implementeret på én klinik / ét hospital ad gangen - Det gavemulighed for at identificere og løse eventuelle problematikker før hver systemovergang.
Hver gang var der færre sten i skoene, siger Anette. "Allerede ved den anden kliniks go-live var alle involverede mere afstemte. Vi klarede os bedre og Provet Cloud klarede sig bedre."
En af de størtste styrker under implementeringsprocessen var at Provet Cloud teamet omfatter Veterinærsygeplejersker og andre branchespecifikke eksperter, som har erfaring fra en hverdag i praksis og hvilke ufordringer det daglige arbejde kan byde på. "Det var en enorm fordel, at de er mennesker, som har været i vores sko" Siger Annette. "Vores medarbejdere satte virkelig pris på at implementeringsteamet intuitivt forstod, hvad vi ønskede at gøre, hvad enten det var at oprette en anæstesiplan eller oprette en ny faktura"
Provet Cloud kan gøre så mange ting.
Ved udgangen af maj 2023 var alle 11 IVC Evidensia klinikker i Danmark live med Provet Cloud. "Vi har indbygget nogle gode funktioner, og der er meget, der fungerer rigtig godt," siger Anette.
For eksempel er det meget lettere at registrere behandlingskomplikationer, hvilket kan gøres direkte i systemet og muliggør hurtig indhentning af den data til rapportering.
På klinikken i Karlslunde er nogle af Provet Clouds nyeste og mest avancerede funktioner på plads, herunder behandlingsplaner for indlagte patienter, henvisningsworkflow og direkte forbindelse til IDEXX VetConnect PLUS og Laboklin. Det døgnåbne beredskabscenter på samme klinik har også testet Provet Clouds Digital Whiteboard - hvilket giver dyrlæger og sygeplejersker mulighed for at overvåge patienter og behandlingsplaner på en stor skærm - og personalets feedback har allerede ført til forbedringer af den nye funktion.
Med alle klinikker, på tværs af landegrænser, samlet under ét praksisstyringssystem, kan IVC Evidensia nu på et organisationsniveau udnytte og udforske data, som vil muliggøre en helt nyt niveay af bedre pleje. "Vi kan spore på tværs af Danmark og sammenligne med Sverige og andre lande f.eks på brugen af medicin" Siger Anette "Vi kan nu kigge på kvalitetssikring på et højere virksomhedsniveau, ikke kun på lande- eller klinikniveau, og det er helt sikkert gavnligt"
Med alle klinikker, på tværs af landegrænser, samlet under ét praksisstyringssystem, kan IVC Evidensia nu på et organisationsniveau udnytte og udforske data, som vil muliggøre en helt nyt niveau af bedre pleje.
"Vi kan spore på tværs af Danmark og sammenligne med Sverige og andre lande f.eks på brugen af medicin" Vi kan nu kigge på kvalitetssikring på et højere virksomhedsniveau, ikke kun på lande- eller klinikniveau, og det er helt sikkert gavnligt".
