Monista tekijöistä voidaan päätellä, että on aika vaihtaa klinikan hallintajärjestelmä. Kun eläinlääketiede kehittyy, saatat huomata, ettei nykyinen järjestelmäsi ole pysynyt ajan tasalla. Vanhentunut, kallis ja joustamaton järjestelmä voi olla syynä tehottomuuteen, turhautumiseen ja suoritusongelmiin.
Et voi jatkaa järjestelmällä, joka ei kasva ja kehity kanssasi. Sinun on siis etsittävä ratkaisu, jonka avulla pystyt suorittamaan tehtävät entistä nopeammin ja tehokkaammin, joka on yhteensopiva muiden käyttämiesi tekniikoiden ja laitteiden kanssa, joka vähentää virheitä ja joka ei ole kovin kallis tai hankala ylläpitää... Lista on loputon.
Haluat ratkaisun, jolla olet valmis eläinlääketieteen tulevaisuuteen ja joka tekee muutakin kuin vain digitalisoi manuaaliset prosessit. Sen on myös parannettava klinikan työnkulkuja todistettavasti ja helpotettava henkilöstön painetta. Haluat ohjelmiston helpottavan elämää.
Hyvä uutinen on se, että valittavana on monia eläinklinikan toiminnanohjausratkaisuja. Ongelmanakin on se, että valittavana on monia klinikan toiminnanohjausratkaisuja.
Mistä etsintä siis pitäisi aloittaa? Mitä ominaisuuksia uudella klinikan hallintajärjestelmällä pitäisi olla? Entä millaisia kysymyksiä sinun tulisi esittää?
Seuraavassa on tärkeitä ja tuttuja kysymyksiä sekä parhaat mahdolliset vastauksemme avuksi tähän merkittävään päätökseen.
Peruskysymyksiä klinikan toiminnanohjausratkaisusta:
- Pitäisikö valita palvelin- vai pilvipohjainen ohjelmisto?
- Mitkä tehtävät voi automatisoida eläinlääkäriohjelmistolla?
- Mitkä integroinnit ovat saatavilla eläinlääkäriohjelmistoja varten?
- Voinko määrittää eläinlääkäriohjelmiston klinikkani tarpeiden mukaan?
- Millainen käyttöönotto ja tuki eläinlääkäriohjelmistolle on tarjolla?
1- Pitäisikö valita palvelin- vai pilvipohjainen ohjelmisto?
Kaikki klinikan toiminnanohjausjärjestelmät ovat joko palvelinpohjaisia tai pilvipohjaisia. Kummallakin on etunsa ja haittansa, joita joudut punnitsemaan harkitessasi, mitä ominaisuuksia klinikkasi tarvitsee menestyäkseen.
Palvelinpohjainen klinikan hallintajärjestelmä edellyttää yleensä ohjelmiston latausta paikalliseksi klinikan tietokoneverkkoon. Lisäksi kaikki ohjelmiston keräämät tiedot tallentuvat palvelimiin, jotka omistat ja joita säilytät toimipaikassasi. Joillekin tämän tasoinen ohjelmistojen ja laitteiden hallinta on ihanteellista, mutta siinä on otettava huomioon tiettyjä seikkoja.
Ensinnäkin palvelimien omistaminen ja ylläpito on kallista. Uusi palvelin voi maksaa jopa 30 000 euroa, ja se on yleensä vaihdettava 3–5 vuoden välein. Joudut myös maksamaan IT-ammattilaisten tuesta tarpeellisen ylläpidon ja korjausten yhteydessä sekä silloin, jos tietoja menetetään.
Palvelinpohjainen klinikan hallintajärjestelmä edellyttää myös tietojen päivittäistä varmuuskopiointia, joka suoritetaan usein manuaalisesti. Vastuullasi on niin ikään varmistaa, että palvelimesi täyttävät kaikki tietosuojavaatimukset.
Lopuksi palvelinpohjainen ohjelmisto vaatii säännöllistä päivitystä, joka voi kestää tunteja – jos työskentelet ympärivuorokautisella klinikalla, toiminta pysähtyy tällöin kokonaan.
Pilvipohjainen klinikan hallintajärjestelmä on monella tapaa paikallisuuden vastakohta. Pilvipohjainen ohjelmisto toimii ja sitä käytetään verkkoselaimessa. Ohjelmistoja ei tarvitse ladata, eikä tietojen tallennukseen tarvita palvelimia. Kaikki asiakas-/potilastiedot varmuuskopioidaan automaattisesti ja tallennetaan vahvasti salattuihin verkkopalvelimiin.
Pilvipohjainen järjestelmä poistaa ylimääräisen (ja kalliin) IT-tuen tarpeen. Ohjelmistopäivitykset suoritetaan lisäksi yleensä automaattisesti, jolloin toimintaa ei tarvitse keskeyttää.
Kun ei ole palvelimien suuria yleiskustannuksia, hitaita ohjelmistopäivityksiä ja päivittäistä tietojen varmuuskopiointia, saat järjestelmän, jonka avulla pystyt hallinnoimaan klinikkaa ketterämmin.
Pilvipohjaista ohjelmistoa voidaan käyttää mobiililaitteilla, mikä on ihanteellista liikkuville klinikoille ja kenttätyöntekijöille. Lisäksi ohjelmisto yhdistyy helposti päivittäin käyttämiisi kolmansien osapuolten työkaluihin ja laitteisiin, myös diagnostiikkaan, asiakasviestintään, maksuihin ja lemmikinomistajien sovelluksiin.
Kaiken kaikkiaan tilauspohjaisena palveluna käytettävä pilvipohjainen klinikan hallintajärjestelmä on usein paljon kustannustehokkaampi kuin paikan päällä käytettävä ratkaisu.
Olipa kyseessä sitten paikallinen tai pilvipohjainen ratkaisu, kannattaa valita klinikan hallintajärjestelmä, joka on sinun ja henkilöstösi kannalta mahdollisimman joustava (tarvitaanko etä-/mobiilikäyttöä?). Sen pitäisi myös päivittyä helposti ja usein sekä integroitua hyvin muihin päivittäin käyttämiisi tärkeisiin työkaluihin. Tämä säästää lopulta aikaa, rahaa ja hermoja.
2 - Mitkä tehtävät voi automatisoida eläinlääkäriohjelmistolla?
Rutiinitehtävien ja -toimintojen automatisointi on avain ajan säästöön. Mitä enemmän pystyt klinikan hallintajärjestelmän avulla ”ajoittamaan ja unohtamaan” tai suorittamaan tehtäviä mahdollisimman vähäisin toimin (tai napsautuksin), sitä enemmän aikaa ja huomiota voit antaa potilaille. Lisäksi automaatiolla vähennetään manuaalista tietojen syöttöä, joten virheitä ja muita epätäydellisyyksiä tulee vähemmän.
Klinikan toiminnanohjausjärjestelmässä kannattaa kiinnittää huomiota sisäänrakennettuihin automaatiotyökaluihin, joiden avulla voit sujuvoittaa kaikkea toimintaa tapaamismuistutuksista ja hoitokaavioista laskutukseen ja maksuihin. Tällaisia automaattisia toimintoja ovat seuraavat:
- Automaattiset muistutukset – aseta sähköposti- tai tekstiviestimuistutuksia asiakkaille, jotta he muistavat varata uusia aikoja, muistuta heitä tulevista käynneistä tai ilmoita heille, että on aika uusia lemmikin lääkitys.
- Mallit nopeaa kaavioiden luontia varten – piirrä valmiista malleista sekä syötä helposti asiakashuomautuksia, hoitotoimenpiteitä, kotiutusohjeita ja yleisiä hoitomuistutuksia.
- Laboratoriokokeiden integrointi –tuo klinikalla tai sen ulkopuolella saadut laboratoriotulokset automaattisesti ja liitä ne potilaan neuvontasivulle.
- Laskutus ja maksut – tallenna kulut kunkin hoitotoimenpiteen osalta automaattisesti, luo klinikan brändillä varustettu lasku ja lähetä laskusumma suoraan maksupäätteeseen.
- Varastonhallinta – määritä varaston kynnysarvoja, seuraa varastosaldoa ja luo uusintatilauksia automaattisesti, kun määrä laskee vähimmäistason alapuolelle.
Kun tutkit automaatio-ominaisuuksia, kerää henkilöstöltäsi tietoja eniten aikaa vievistä, tehottomista tai asiakaskokemusta huonontavista tehtävistä. Kun esimerkiksi tiedät, kuinka monta minuuttia käytetään päivittäin varastosaldon manuaaliseen päivitykseen, pystyt määrittämään, mitä hyötyä automaatiotyökalusta on.
3 - Mitkä integroinnit ovat saatavilla eläinlääkäriohjelmistoja varten?
Klinikan hallintajärjestelmän vaihdon jälkeen ei pidä joutua aloittamaan nollasta kaikkien työkalujen ja laitteiden kanssa. Ihannetilanteessa valittu ohjelmisto varmistaa integroinnin lähes kaikkiin tai kaikkiin muihin sovelluksiin, ympäristöihin ja järjestelmiin, joita klinikkasi jo käyttää ja haluaa käyttää myös vastaisuudessa.
Seuraavassa klinikan hallintajärjestelmässäsi tulisi olla integrointi seuraaviin:
- Diagnostiikka-/laboratoriolaitteisto
- Asiakasviestintä
- Varaston toimittajat
- Maksut
- Vakuutusyhtiöt
- Lemmikinomistajien sovellukset
Et ehkä pysty siirtämään kaikkia haluamiasi työkaluja uuteen klinikan hallintajärjestelmään. Selvitä siinä tapauksessa, onko ohjelmistossa avoin API. Silloin kolmansien osapuolten työkalujen kehittäjät voisivat luoda tarvittavat integroinnit työnkulkusi tehokkuuden optimointia varten. Jos näin ei ole, kysy vastaavia vaihtoehtoja suosikkityökaluillesi ja kysy, maksavatko integroinnit niitä enemmän.
4 - Voinko määrittää eläinlääkäriohjelmiston klinikkani tarpeiden mukaan?
Ole varuillasi, kun klinikan hallintajärjestelmien mainostetaan olevan ”yhden koon” ratkaisuja. Samalla tavalla kuin hoitosuunnitelmat laaditaan yksilöllisesti kullekin asiakkaalle, tarvitaan ohjelmisto, joka voidaan räätälöidä klinikkasi ainutlaatuisiin asetuksiin sopivaksi.
Vaikka ratkaisusi vastaisi tämänhetkisiä tarpeitasi, pohdi kuitenkin, miten sen ydintoiminnot voivat nopeuttaa päivittäisten tehtävien suorittamista. Vastaako ratkaisu toisin sanoen todellista tilannettasi, ja voiko se auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi tehokkaammin?
Edellä kuvatut automatisoinnit ja integroinnit ovat tärkeitä ominaisuuksia, mutta et ehkä tarvitse niitä kaikkia, ainakaan heti. Tutki, miten modulaarinen seuraava klinikan hallintajärjestelmäsi on. Selvitä myös, voiko joitakin toimintoja poistaa käytöstä (vaikka väliaikaisesti), koska ne ovat tarpeettomia työnkulkujen kannalta ja huonontavat käyttökokemusta.
Älä murehdi, jos et ole vielä kartoittanut ihanteellista klinikan hallintajärjestelmää. Se on prosessi, jossa havainnoidaan ja testataan! Kun olet päätynyt ratkaisuun, kyseisestä prosessista tulee tärkeä osa käyttöönottokokemusta. Siitä puheen ollen…
5 - Millainen käyttöönotto ja tuki eläinlääkäriohjelmistolle on tarjolla?
Jotta henkilöstö voi ottaa käyttöön uuden klinikan hallintajärjestelmän, se vaatii huolellista suunnittelua, perusteellista koulutusta ja sen ymmärtämistä, että ottaa aikansa, ennen kuin kaikki ovat tottuneet siihen täysin. Käyttäjäystävällisinkin pilvipohjainen ohjelmisto edellyttää tiettyä uusien asioiden opettelua koko klinikassa.
Itse ohjelmistoa enemmän on kyse sen taustalla olevasta yrityksestä (ja sen hengestä). Etsi klinikan toiminnanohjausjärjestelmää, jota varten on saatavilla tukihenkilöitä (ei pelkästään chattibotteja) ostoprosessin alusta käyttöönottoon ja koulutukseen asti sekä myöhemmin optimoidessasi ohjelman päivittäistä käyttöä.
Henkilökohtainen palvelu ja opastus, jota ratkaisussa pystytään antamaan, on olennainen erottava tekijä. Haluavatko he opettaa sen, miten työkalut toimivat, mutta myös sen, miksi ne toimivat niin? Ovatko he oppimisprosessissa empaattinen kumppani, joka tunnistaa stressitekijät ja ymmärtää niitä sekä näyttää, miten ohjelmisto voi auttaa ratkaisemaan nämä haasteet?
Tärkeitä kysymyksiä käyttöönotosta ja koulutuksesta:
- Voinko valita käyttöönoton etänä tai paikan päällä?
- Sisältyykö käyttöönotto ohjelmiston hintaan, vai tuleeko siitä lisämaksuja?
- Onko käyttöönottotiimissä henkilöitä, jotka ovat aiemmin työskennelleet klinikalla?
- Kuinka pitkään (päivinä tai viikkoina) tyypillinen käyttöönotto kestää?
- Miten klinikkani tiedot siirretään turvallisesti uuteen järjestelmään?
- Keskeytyykö toimintamme uuden järjestelmän käynnistyspäivänä?
- Onko saatavilla itseopiskelutyökaluja ja/tai lisäkoulutusta palkkaamilleni uusille työntekijöille?
Tärkeitä kysymyksiä asiakastuesta:
- Onko paikallista asiakastukea saatavilla maksutta?
- Saanko yhteyden omaan asiakkuuspäällikköön?
- Otatteko vastaan palautetta ohjelmistosta ja ehdotuksia tulevia parannuksia varten?
- Kuinka pitkään asiakkaiden tukipyyntöjen ratkaisu yleensä kestää?
Ratkaiseva kysymys: Helpottaako eläinklinikan hallintajärjestelmä elämääsi?
Yksi hyvän klinikan hallintajärjestelmän salaisuuksista on se, että se ei ole esteenä rakastamallesi työlle eli eläinten hoitamiselle ja asiakkaiden kohtaamiselle.
Hyvin todennäköisesti et saa uuden ohjelmiston hienouksia haltuun vielä ensimmäisenä päivänä. Kärsivällisyyden, tiimityön ja tarvittavan tuen avulla uuden klinikan hallintajärjestelmän pitäisi kuitenkin toimia rinnakkain klinikkasi työnkulkujen kanssa. Samalla se säästää aikaa, automatisoi rutiinitehtävät, parantaa asiakaskokemusta ja tuottaa syvempiä näkemyksiä liiketoimintasi tilanteesta.
Jos nykyinen järjestelmäsi on tuskastuttavan hidas, monimutkainen ja vailla tarpeellisia toimintoja ja riittävää tukea (ja kuulet asiasta henkilöstöltä ja asiakkailta), voi olla aika vaihtaa uuteen.
Haluatko kuulla lisää? Jätä yhteystietosi, niin olemme yhteydessä.
