Hautaudutko säännöllisesti perinteisen paperikirjavuoren alle? Paperin aikakausi on mennyt jo kauan sitten ja nykyaikaiset yritykset valitsevat digitaalisten asiakirjojen luonnin ja hallinnan. Niiden luonti, säilytys ja suojaus on helpompaa kuin perinteisten paperiasiakirjojen. Lue artikkelistamme, miksi eläinklinikkasi kannattaisi siirtyä digitaalisten asiakirjojen käyttöön.
Juuri painetun paperin ihana tuoksu, sivujen kääntämisen ääni… Kaikki tämä on mukavaa, kun luet kirjaa. Kun on kyse yrityksen pyörittämisestä ja eläinklinikan asiakirjojen hallinnasta, kannattaa valita käytännöllisempiä menetelmiä liike- ja lääketieteellisten asiakirjojen hallintaan. On aika harkita digitaalisten asiakirjojen käyttöä sen sijaan, että laittaisit lisää paperilomakkeita keräämään pölyä arkistossa.
Mitä digitaaliset asiakirjat ovat?
Digitaalinen asiakirja on vaihtoehto tutulle, perinteiselle paperiasiakirjalle. Se on yksinkertaisesti asiakirja, jolla ei ole fyysistä olomuotoa, vaan joka on luotu digitaalisessa toiminnanohjausjärjestelmässä sähköisenä tiedostona. Digitaaliseen dokumentointiin liittyy monia etuja:
- se on helpompi jakaa – voit lähettää sen asiakkaalle, työtovereille tai kolmansille osapuolille tulostamatta sitä (esimerkiksi sähköpostitse),
- se lisää asiakirjojen turvallisuutta – tällaiset asiakirjat voidaan tallentaa sähköisessä muodossa, ja voit luoda varmuuskopioita, jotta ne eivät katoa tai tuhoudu,
- se tehostaa yhteistyötä – sähköinen dokumentaatio voidaan jakaa ja sitä voi käsitellä useampi henkilö samanaikaisesti.
Sähköisiin asiakirjoihin liittyvien etujen ohella digitalisointi voi myös tehdä eläinklinikastasi ympäristöystävällisemmän.
Asiakirjojen digitalisointi eläinklinikkaa varten
Voit siirtyä paperiasiakirjoista digitaaliseen dokumentointiin käymällä läpi asiakirjojen digitalisointiprosessin. Jos olet luonut aiemmin paperiasiakirjoja, ne voidaan muuntaa sähköisiksi ja lisätä digitaalisiin arkistoihisi. Tämä auttaa suojaamaan kaikenlaiset olemassa olevat asiakirjasi (potilastiedot, työntekijöiden ja kolmansien osapuolten sopimukset jne.) sekä siirtymään sujuvasti nykyaikaiseen yritysasiakirjojen luontiin ja hallintaan.
Digitaaliset asiakirjaratkaisut
Saatavilla on erilaisia liiketoimintajärjestelmiä, joiden avulla voit hyödyntää digitaalista dokumentointia, mutta mikä niistä sinun kannattaisi valita? Asiakirjojen digitalisointi on yksi digitalisaatioksi kutsutun laajemman prosessin vaiheista. Tavoitteena on lisätä organisaation kypsyyttä ja joustavuutta tarjoamalla sille entistä parempia ratkaisuja, luotettavia liiketoimintamalleja ja huippulaatuisia teknologisia työkaluja.
Harkitse eläinklinikkasi vanhan, tehottoman toiminnanohjausjärjestelmän korvaamista tehokkaalla Provet Cloud -järjestelmällä. Tämän pilvipohjaisen eläinklinikan hallintajärjestelmän avulla voit muun muassa luoda sähköisiä lomakkeita ja tallentaa digitaalisia asiakirjoja.
Digitaalinen asiakirjanhallinta Provet Cloud -ratkaisussa
Eläinklinikkaohjelmistomme erityispiirteet helpottavat yrityksesi digitaalista asiakirjanhallintaa merkittävästi. Tuomme käyttöösi useita hyödyllisiä toimintoja.
Digitaalisten lomakkeiden luonti
Provet Cloudin avulla voit luoda omia digitaalisia suostumuslomakkeita. Sinun tarvitsee vain suunnitella lomakkeet yksilöllisesti yrityksesi tarpeisiin sekä luoda ne. Eläinpotilaidesi omistajat voivat täyttää lomakkeita helposti mobiililaitteillaan. Sekä työntekijät että asiakkaat voivat allekirjoittaa digitaalisia asiakirjoja sähköisesti.
Sähköisten asiakirjojen tallennus
Asiakirjojen tallennustila ei lopu koskaan kesken. Pilven avulla voit lisätä tallennuskapasiteettia joustavasti aina tarvittaessa. Digitaaliset asiakirjasi pysyvät turvassa ja voit myös digitalisoida asiakirjoja, jotka sait alun perin paperisena.
Digitaalisen dokumentaation jakaminen
Hyvä eläinklinikkaohjelmisto voi parantaa asiakirjojen kiertoa yrityksessäsi merkittävästi. Provet Cloud takaa myös sujuvan integroinnin muihin ulkoisiin järjestelmiin, esimerkiksi laboratorioihin tai muihin klinikoihin, mikä helpottaa sähköisten asiakirjojen vaihtoa ja parantaa yhteistyötä.
Kannattaisiko sinun hyödyntää asiakirjojen digitointipalveluja eläinklinikallasi?
Ainoa oikea vastaus on ”kyllä”. Kun luot eläinklinikkasi nykyisistä asiakirjoista sähköiset kopiot, ne pysyvät turvassa ja voit jakaa niitä tarvittaessa asiakkaiden ja kolmansien osapuolten kanssa. Kehittyneiden, pilvipohjaisten eläinklinikkaohjelmistojen avulla voit hallita asiakirjojasi entistä tehokkaammin ja älykkäämmin tulevaisuudessa.
Ota meihin yhteyttä, niin saat lisätietoja ratkaisuistamme.
