Después de una visita desafiante y estresante a la clínica veterinaria, lo último que un propietario de mascotas desea es un proceso de pago engorroso. Idealmente, pagar una factura debería tomar solo unos segundos y, en algunos casos, ni siquiera requerir sacar una tarjeta de crédito. Sin embargo, con demasiada frecuencia, un sistema de pagos desactualizado en la clínica causa retrasos y frustración.
¿Qué significa tener un sistema de pagos desactualizado?
Nos referimos a un sistema de pagos no integrado. Esto significa que la función de procesamiento de pagos de la clínica opera de manera separada de sus sistemas de programación de citas, registro médico y gestión de inventarios. Requiere que el personal ingrese y concilie manualmente la información en todas las plataformas. Desafortunadamente, esta entrada de datos cruzada toma tiempo, y si la cantidad en la factura se introduce incorrectamente en el terminal de pago, cobrando al cliente más de lo debido, el proceso debe anularse y comenzar de nuevo.
Los consumidores demandan transacciones rápidas y sin problemas en todo lo que compran, y la clínica veterinaria no es una excepción. A medida que las clínicas se vuelven más ocupadas y buscan formas de hacer su trabajo de manera más eficiente, hay todas las razones para considerar una solución de pago completamente integrada.
¿Qué es un sistema de pagos integrados en una clínica veterinaria?
Con un sistema de pagos integrados, los terminales de punto de venta están directamente vinculados con el software de gestión de la clínica. Esto significa que, en lugar de requerir una entrada de datos manual de un sistema a otro, puedes hacer clic en un botón en tu software de gestión para transferir los montos de las facturas inmediatamente al terminal de pago.
Cuando se realiza el pago, por ejemplo, utilizando la tarjeta almacenada de manera segura del cliente, esa información de la transacción se actualiza automáticamente en el registro médico del paciente. Y si se necesitan reembolsos o correcciones, esos cambios se sincronizan y reflejan en el software de gestión de la clínica.
En resumen, un sistema de pagos integrados funciona en conjunto con tu software de gestión de la clínica, eliminando muchos de los pasos que consumen tiempo y son propensos a errores en el proceso de pago y reconciliación.
Los 8 mayores beneficios de un sistema de pagos integrados en clínicas veterinarias?
Operaciones simplificadas
Los pagos integrados eliminan muchos de los aspectos frustrantes e innecesarios de los pagos y la reconciliación financiera. Cuando los pagos se procesan a través de tu software de gestión conectado, el personal ya no necesita ingresar manualmente los detalles de pago en sistemas separados para la facturación y el registro, reduciendo el tiempo dedicado a estas tareas y minimizando el riesgo de errores humanos. Esto no solo proporciona a tus clientes una transacción más rápida después de su cita, sino que también permite un flujo de trabajo más eficiente y libera tiempo para enfocarse en tareas más críticas.
Mayor precisión y menos errores
Cada vez que se requiere una entrada manual, se abre la puerta a errores. Y cuando se trata de información de pago mal ingresada, puede costar al cliente o a la clínica no solo tiempo sino dinero. Un sistema de pagos integrados actualiza automáticamente todos los registros relevantes, asegurando precisión y consistencia en todos los ámbitos. En última instancia, cuando se cometen menos errores, los registros financieros de una clínica son mucho más fiables.
Aumento de ingresos gracias a una mayor eficiencia
Es simple: cuanto más eficientemente manejes tu clínica, más ingresos generarás. Ahorrar incluso 10 segundos por transacción se acumula rápidamente. Supongamos que tu clínica procesa 20,000 transacciones al año. Con una solución de pagos integrados, multiplicas esas 20,000 transacciones por 10 segundos ahorrados por transacción, y eso son más de 55 horas que puedes asignar a otras partes de tu negocio.
Vuestros clientes también disfrutarán de la comodidad y flexibilidad de un sistema de pagos integrado, lo que inspirará su fidelidad a vuestra clínica. Y cuando los pagos estén atrasados o pendientes, herramientas como los recordatorios automáticos pueden ayudar a resolver esas deudas mucho más rápidamente.
Mejora de la experiencia del cliente
Los clientes esperan conveniencia y eficiencia. Un sistema de pagos integrados puede ofrecer múltiples opciones de pago (tarjetas de crédito/débito, billeteras digitales y pagos en línea), proporcionando la flexibilidad para elegir su método de pago preferido. El resultado: una transacción mucho más fluida, rápida y conveniente.
Informes financieros en tiempo real
Un sistema de pagos integrados permite el acceso inmediato a los datos financieros, lo que facilita la gestión del flujo de caja y la planificación financiera. Los informes en tiempo real ayudan a identificar tendencias, monitorear flujos de ingresos y rastrear pagos pendientes. Este nivel de transparencia y control financiero es clave para monitorear la salud financiera de la clínica y mejorar los procesos de toma de decisiones.
Mayor seguridad y conformidad
La seguridad de la información del cliente debe ser una preocupación primordial para la clínica. Los sistemas de pagos integrados están diseñados con características de seguridad avanzadas para proteger los datos sensibles, incluyendo cifrado, tokenización y cumplimiento con estándares de la industria.
Mejor gestión de inventarios y suministros
Mantener un stock preciso de medicamentos, vacunas y otros suministros es crucial para brindar atención. Un sistema de pagos integrados puede actualizar automáticamente los niveles de inventario basándose en las ventas y el uso, reduciendo el riesgo de quedarse sin stock. Con el seguimiento automático de inventarios, puedes mantener niveles óptimos de stock y estar siempre bien preparado para atender las necesidades de los pacientes.
Facturación simplificada
Con un sistema de pagos integrados, puedes consolidar todas las actividades de facturación en una plataforma para asegurar que las facturas sean precisas, se envíen puntualmente y sean fáciles de entender para los clientes. También te ayuda a automatizar la gestión de pagos recurrentes y planes de pago, facilitando a los clientes el control de sus gastos veterinarios.
Provet Pay, la solución de pagos integrados de Provet Cloud
El sistema de pagos integrados adecuado puede hacer maravillas en la manera en que manejas tu clínica, abordando inmediatamente algunas de tus ineficiencias más persistentes. Con una solución integral como Provet Pay, que funciona como una extensión nativa de Provet Cloud, ofrece a tus clientes múltiples modos de pago convenientes, elimina la entrada de datos de software a terminal y la reconciliación manual de facturas, reduce los pagos pendientes, mejora el flujo de caja y más.
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