Las 5 preguntas que debes hacerte si buscas cambiar de Software de Gestión para tu Clínica Veterinaria.

¿Crees que ha llegado el momento de cambiar el software de gestión veterinaria con el que trabajas? A medida que nuestro negocio evoluciona, las necesidades van cambiando y son muchos los factores que pueden llevarte a pensar que es hora de hacer un cambio. A veces es porque tu actual herramienta de gestión está obsoleta, ya no sientes que la relación calidad-precio te beneficie o simplemente no se adapta a tu crecimiento como profesional.

La cuestión sería, ¿buscas prepararte para el futuro digital de la medicina veterinaria, aliviar la carga de tu equipo mejorando el flujo de trabajo y en definitiva, que un software te haga la vida más fácil?

La buena noticia es que tienes muchas soluciones de gestión veterinaria a tu alcance, ahora bien, el problema será elegir cual se adapta mejor a tus necesidades.

¿Cómo llegamos a la conclusión? Aquí te echamos una mano con las preguntas más frecuentes que nuestros clientes nos hacen al asistir a la demo personalizada que os ofrecemos.

1. ¿Debo elegir un software veterinario de instalación local o en la nube?
2. ¿Qué tareas puedo automatizar con el software veterinario?
3. ¿Qué integraciones están disponibles para el software veterinario?
4. ¿Puedo configurarlo según las necesidades de mi consulta, centro o clínica veterinaria?
5. ¿Qué implementación y soporte ofrece el software veterinario?

1 - ¿Debo elegir un software veterinario de instalación local o en la nube?

Todos los sistemas de gestión veterinaria entran dentro de estas dos categorías: On-Premise, que consiste en instalar el software en tu propio servidor local u ordenador; y Cloud, que consiste en tener acceso a la nube, un servidor remoto, simplemente con un punto de acceso a internet.

Ambos tienen sus ventajas y desventajas, pero vamos a ver cual se adapta mejor al futuro que quieres para tu negocio:

On-Premise

1. Un software de gestión local requiere la descarga e instalación del software en el servidor local de tu centro veterinario o simplemente en tu ordenador profesional.Los datos almacenados se quedan en el servidor u ordenador donde se procesan los archivos o datos.
2. Si tu clínica tiene cierto tamaño, tendrás que sopesar el elevado coste de los servidores y la interconexión entre los ordenadores del centro.
3. Al precio de la compra de equipo sumarle el mantenimiento y la reparación, ya que necesitarás un técnico especializado y más si tienes peligro de pérdida de datos
4. Equipo y tiempo de mantenimiento para el back-up diario o semanal de los datos almacenados. O contar con un servicio especializado de copias de seguridad de datos.
5. Tendrás que instalar las actualizaciones del software en el servidor local, que te llevará tiempo y recursos.

A demás, ten en cuenta que cuando el software quede obsoleto a los 3 o 5 años, tendrás que sustituirlo y contemplar de nuevo otra inversión en licencias y actualizaciones de servidor.

Cloud-based

1. Un software de gestión en la nube es básicamente todo lo contrario a las instalaciones, equipos externos o servidores locales. Se trata de un software que básicamente vive y funciona en tu navegador web.
2. Toda la información de tus clientes y pacientes se guarda automáticamente y se asegura en servidores de internet altamente encriptados. Con lo que tampoco necesitas realizar copias de seguridad.
3. Elimina la necesidad y el gasto en soporte técnico, informático y de mantenimiento adicional.
4. Las actualizaciones se suelen realizar automáticamente o simplemente con un click. Lo que evita la inactividad operativa, puesto que se realiza en segundo plano a tu actividad diaria.
5. Es accesible desde cualquier dispositivo con acceso a internet, con lo cual puedes trabajar con tu móvil y desde cualquier lugar donde lo necesites, sin depender de tu oficina o centro.
6. Está preparado para integrarse fácilmente con otras herramientas y equipos, listo para gestionar diagnósticos, la comunicación con el cliente, los pagos, el stock…
7. Y evidentemente, suele ser mucho más rentable ya que habitualmente se trata de una suscripción que pagamos regularmente sin gastos desproporcionados, ni inversiones a largo plazo.

Pregúntate si necesitas acceso a tu software mientras trabajas en otras clínicas o centros que no son tu consulta principal. Quizás te ayuda a decidirte el pensar cuánto gastas semanalmente en horas y dinero para cumplir con todas las tareas que requiere tu servidor.

Vamos a por la siguiente pregunta…

2 - ¿Qué tareas puedo automatizar con el software veterinario?

La Automatización es proporcional al ahorro de tiempo. A mayor número de gestiones que se puedan automatizar con nuestro software de gestión, mayor ahorro de tiempo. Al igual que al menor número de acciones o clicks que se requiera para la automatización, más tiempo podrás dedicarle a tus pacientes, a tu negocio y a ti mismo.

También ahorrarás en errores, puesto que al reducir la introducción de datos manuales reducirás posibles despistes y otras incoherencias derivadas de las prisas o de la falta de tiempo.

Cuando busques tu futuro software intenta que tenga integradas automatizaciones que te ayuden a agilizar procesos simples pero productivos como los recordatorios de citas, tratamientos, facturación o pagos:

1. Recordatorios automatizados: programa emails o SMS para recordar a los clientes su próxima cita, visitas anuales o para avisarles de que hay que reponer la medicación o vacunar a su mascota.
2. Plantillas de registro rápido: utilice plantillas para introducir fácilmente notas de clientes, tratamientos, instrucciones de altas y recordatorios de tratamientos habituales.
3. Integración de pruebas de laboratorio: importa automáticamente los resultados de los laboratorios, ya sean internos o externos, y adjúntalos a la página de consulta del paciente.
4. Facturación y pagos: carga los precios en el sistema y pulsa la tecla adecuada, genera una factura con la marca de tu centro y envía directamente el importe total al terminal de pago.
5. Gestión del inventario: establezca umbrales de inventario, realice un seguimiento de las existencias disponibles y genere automáticamente nuevos pedidos cuando estén por debajo de los niveles mínimos.

Plantéatelo, pregunta a tu equipo cuánto tiempo tardan en tareas simples como éstas y verás como el consumo de tiempo es muy alto y poco productivo para tu objetivo como profesional de la veterinaria.

¡Sigamos…!

3 - ¿Qué integraciones están disponibles para el software veterinario?

Cambiar de sistema de gestión de la consulta no debería significar que tengas que empezar de cero al respecto del resto de softwares que usas o de tu propio equipo. Lo ideal es que el software que elijas te permita integrar la gran mayoría o incluso todas las aplicaciones, plataformas y sistemas que tu clínica ya utiliza, y que por una cuestión práctica prefieres seguir utilizando.

Estas son las integraciones que deberías tener en cuenta cuando buscas cambiar de software de gestión veterinaria:

- Diagnóstico y equipo de laboratorio

- Comunicaciones con los clientes

- Proveedores de inventario

- Pagos

- Proveedores de seguros

- Aplicaciones para mascotas

Y sobretodo revisa si tiene una API abierta, ya que en el caso de que una aplicación o software indispensable para ti no pudiera migrarse, esto ofrecería la posibilidad de que terceros puedan crear la integración que necesitas para optimizar la eficiencia de tu flujo de trabajo.

Continúa clarificando tus ideas…

4 - ¿Puedo configurar el software según las necesidades de mi consulta, centro o clínica veterinaria?

Imprescindible que se pueda adaptar a tu centro, a tu crecimiento y a tus expectativas. Evita los softwares que tienen una fórmula única y generalista de funcionar. Puesto que tu negocio es igual de único que cada uno de tus pacientes y necesitas un software a medida.

Por ejemplo, las automatizaciones e integraciones mencionadas en las preguntas anteriores son características importantes, pero quizás son innecesarias ahora mismo para tu clínica. Un sistema modular y flexible puede optimizar tu trabajo y ayudarte a priorizar o silenciar las funciones que son más útiles para ti.

No es necesario que te plantees ahora mismo la configuración de tu software ideal, en muchos casos es un proceso diario que nos hace descubrir que es lo óptimo para nuestra forma de trabajar. Por eso muchos softwares en la nube tienen equipo de implementación…

5 - ¿Qué tipo de implementación y soporte ofrece el software veterinario?

La introducción de un nuevo sistema de gestión para tu equipo requerirá de planificación, formación y comprensión de todos los procesos, hasta que todos los usuarios se aclimaten al completo. Aunque un software basado en la nube sea más fácil e intuitivo para este tipo de procesos, ya que quitamos el factor “cables” de por medio, aún requerirá de cierto grado de adaptación.

Por ello es importante contar con una empresa que tenga servicio de implementación y post-venta integrado por un equipo humano, lejos de automatismos o muchos emails con respuestas de librillo, poco adaptadas. Intenta encontrar el Software que te garantice personas detrás del teléfono, detrás de los emails o incluso del chat en línea de servicio al cliente. Necesitarás tu tiempo y tendrás tus dudas, un respuesta rápida o una solución a tiempo, te ahorrará recursos y quebraderos de cabeza.

Busca atención y orientación individualizada ¿Están dispuestos a enseñarte cómo y por qué funcionan de esa manera? ¿Estarán ahí cuando les necesites con el proceso de aprendizaje, desde la identificación y comprensión de los factores que te estresan en tu gestión diaria hasta la demostración de cómo el software podría ayudarte con ello?

Preguntas clave sobre implementación y formación:

¿Tengo opción de realizar la implementación a distancia o in situ?

¿La implementación está incluida en el coste del software o tiene un coste adicional?

¿Su equipo de implementación incluye personas que hayan trabajado en el entorno veterinario?

¿Cuánto tiempo se requiere para una implementación básica?

¿Cómo se migrarán los datos de mi clínica al nuevo sistema y será de forma segura?

¿Nuestra actividad se tendrá que paralizar el día que se realice el salto al nuevo software?

¿Existen herramientas de ayuda y/o formación adicional para el equipo nuevo que contrate tras la implementación?

Preguntas clave sobre la atención al cliente:

¿Existe un servicio de atención al cliente localizado y gratuito?

¿Tendré acceso a un gestor de cuentas dedicado?

¿Son receptivos a los comentarios, criticas o sugerencias sobre el software y sus funciones?

¿Cuánto tiempo suele tardar el servicio de atención al cliente en resolver mis dudas o problemas?

En conclusión:

¿El software de gestión que usas y quieres usar te hace la vida más fácil?

Uno de los secretos de un buen sistema de gestión veterinaria es que mejore tu capacidad de atención al cliente/paciente, que te permita dedicarte y ejercer tu profesión de la forma que más te gusta.

Si tu software actual es lento, complicado y limitado en cuanto a funciones, recursos y soporte, quizás haya llegado la hora de hacer un cambio. Habla con tu equipo, consulta con todos los que utilizan tu software de gestión a diario y veamos que opinan, que sienten cuando tienen que usarlo y analiza dónde recaen los problemas, retos y desafíos a nivel de gestión.

Si necesitas más asesoría, cuenta con nosotros, puedes empezar pidiendo tu demo personalizada aquí.