2 flujos de trabajo veterinarios para gestionar citas estresantes

Los profesionales veterinarios estamos acostumbrados a cierto grado de caos en nuestro día a día.

El simple ruido mantiene todo en un punto de ebullición constante, con el potencial de desbordarse si, por ejemplo, una mascota ansiosa se vuelve agresiva. Los malabares que debemos hacer para mover a los pacientes desde que llegan hasta su salida, de la manera más fluida posible puede resultar de todo menos fácil.

El caos exige orden. Tanto tus clientes como tu equipo se beneficiarían de flujos de trabajo estructurados que mantengan las citas en orden, minimicen la ansiedad entre las mascotas y los tutores, y garanticen la seguridad de todos los involucrados.

Con ese fin, hemos destacado dos escenarios comunes de flujos de trabajo con componentes de alto estrés o altamente sensibles, para mostrar cómo las herramientas integradas de Provet Cloud pueden ser fundamentales para mantener un trabajo en equipo efectivo entre el personal y promover una experiencia positiva para los clientes.

Lo más probable es que estos escenarios de flujo de trabajo te resulten muy familiares. Pero es posible que descubras que algunos pasos en tu flujo de trabajo actual se hayan pasado por alto o no siempre se sigan.

Primero, definamos rápidamente qué es un flujo de trabajo veterinario.

¿Qué es un flujo de trabajo veterinario?

Un flujo de trabajo es una serie de tareas diseñadas para ayudarte a llevar un proyecto, programa o experiencia desde el inicio hasta la finalización.

Los flujos de trabajo veterinarios tienden a centrarse en guiar al cliente y al paciente desde el momento en el que llegan, a través de la propia consulta, hasta el punto en que realizan el pago y salen de la clínica. En algunos casos, un flujo de trabajo comienza antes de la visita, como cuando se le pide al tutor de la mascota que administre medicación calmante unas horas antes de una cita.

Flujo de trabajo para minimizar la ansiedad del paciente

Un entorno extraño, olores desconocidos y ruido: estos son los tres desencadenantes principales de ansiedad en las mascotas cuando llegan a la clínica.

Nunca es solo una mascota la que está nerviosa. El estrés y la ansiedad en un paciente pueden desencadenarlos en otros, creando un efecto bola de nieve. Piensa por ejemplo en el husky en la sala de espera, ‘cantando’ nerviosamente a todo pulmón, haciendo que todos los perros aúllen junto con él.

A su llegada:

• Los olores y sonidos que pueden llevar a un perro a un estado de excitación pueden ser simplemente los que provienen de los gatos. Por lo tanto, siempre que sea posible, crea zonas separadas para gatos y perros en tu sala de espera.
• Ve un paso más allá en la sala para gatos, y equípala con un difusor de feromonas para controlar los olores y ayudar a calmarlos antes de sus consultas.
• Otra opción es animar a los clientes con mascotas excitables a esperar fuera hasta que la sala de consulta esté lista.
• En cualquier caso, independientemente de si puedes separar o no a los gatos y de los perros, el panel de consulta de Provet Cloud te permite identificar rápidamente la mezcla de especies presentes actualmente en la sala de espera. Por ejemplo, puedes ver fácilmente que hay un gato esperando junto a cinco perros, por lo que sabes que debes priorizar encontrar una sala para el gato y su tutor.

En la consulta:

• Pedirle a un cliente con gato que espere en la consulta, aunque sea durante unos minutos, le permite sacar a su mascota del transportín para que se acostumbre al nuevo entorno. Esto también significa que el veterinario o el auxiliar no tengan que sacar a un gato estresado de su transportín.
• Los perros pueden ponerse más nerviosos cuando pasan de la sala de espera a la consulta. Una estrategia tranquilizadora para compartir con los tutores: ignorar al perro durante unos minutos hasta que pueda moderar su propio comportamiento.

En la UCI:

A menudo se pasa por alto tener algún tipo de barrera entre gatos y perros en las unidades de cuidados intensivos, que suelen ser áreas muy pequeñas dentro de una clínica. Incluso si están separados, los pacientes aún serían fáciles de localizar mediante el sistema de ubicación de pacientes integrado en Provet Cloud, que se puede ver de un vistazo desde el panel de control.

Designar un espacio para los pacientes que lloran, presentan dolor o están despertando de la anestesia puede ayudar a mantener un ambiente tranquilo en un entorno extremadamente sensible.

Pago y salida:

• Después de una consulta, el objetivo es completar la transacción de pago y dar las indicaciones posteriores en la menor cantidad de pasos posible.
• Lo ideal sería que el cliente pueda evitar tener que llevar a su mascota de vuelta a la recepción y arriesgarse a aumentar la ansiedad de las mascotas que están esperando.
• Provet Cloud permite realizar pagos desde cualquier dispositivo conectado, ya sea desde una tableta en la consulta o mediante una opción de pago por mensaje de texto que genera una factura enviada al teléfono del cliente.
• De manera similar, a través de Provet Cloud puedes enviar instrucciones detalladas por correo tras dar el alta.
• Si es posible, proporciona una forma de salir de la clínica que no requiera pasar por la sala de espera.

Flujo de trabajo para la eutanasia

Probablemente ninguna otra cita requiera tanta atención y sensibilidad como la eutanasia de un paciente. En el mejor de los escenarios, la cita estará planificada, lo que permite al personal de la clínica prepararse lo mejor posible para la llegada del cliente, comprendiendo, sin embargo, que no siempre será posible.

Antes de la llegada:

• Con Provet Cloud puedes usar la codificación de colores para resaltar la visibilidad de una cita de eutanasia, lo que alerta al personal para poder prepararse.
• Designa una consulta que puedas preparar con una iluminación tranquila y mantas en la mesa de examinación.

A su llegada:

Cuando los clientes llegan para la eutanasia, probablemente han esperado hasta el último minuto posible para llegar a la cita, con el fin de pasar el mayor tiempo posible con su querida mascota. En ese caso, asegúrate de que no se les pida esperar más que unos pocos minutos una vez lleguen.

Tan pronto como estén dentro de la clínica, lleva al cliente y al paciente a la sala designada, un espacio completamente separado de la sala de espera o la recepción.

En la consulta:

• Nuevamente, si es posible, no hagas al cliente esperar.
• Comienza completando todos los formularios de consentimiento y el pago. Estos pasos no deberían tener que hacerse después del procedimiento. Utilizando Provet Cloud, los formularios y el pago se pueden enviar electrónicamente (con firma digital), para que los clientes puedan completarlo directamente desde la sala.
• Una vez que te hayas ocupado del pago, utiliza el panel de consulta de Provet Cloud o el tablero de triaje para comunicar al personal que el paciente debe ser atendido de inmediato. Una forma de indicar la urgencia es actualizar el estado del paciente a "a la espera de eutanasia", lo que notifica al veterinario para que comience el procedimiento.

Después del procedimiento:

• Permite que el cliente tenga un tiempo y privacidad después de despedirse de su mascota.
• En Provet Cloud, coloca el estado del paciente como "esperando el alta" hasta que el personal de recepción vea realmente al cliente salir de la sala y de la clínica. Esto evita cualquier intrusión en la privacidad del cliente y le permite al personal saber que la sala aún está ocupada.
• Ofrece al cliente una ruta de salida que sea lo más directa posible hacia la puerta, sin tener que pasar por la sala de espera.

En resumen: El poder de los flujos de trabajo se multiplica con el software veterinario adecuado

Los flujos de trabajo pueden marcar la diferencia entre el éxito o fracaso de una clínica, y el software de gestión juega un papel fundamental.

Un sistema basado en la nube como Provet Cloud se puede configurar en función de tu forma de trabajo particular, es accesible en toda la clínica y fuera de ella, para que puedas atender a los clientes de la manera más cómoda para ellos y sus mascotas, sin importar cómo y dónde sea.