Debbie Boone, BS, CVPM
www.debbieboonecvpm.com
Mi primera compra de un software veterinario fue en un viaje a una conferencia. Era finales de los 80 y, afortunadamente, mis opciones estaban limitadas a unas cinco posibilidades. Los registros médicos digitales eran aún muy nuevos en el mercado, y estas ofertas de software eran más como cajas registradoras computarizadas comparadas con los sofisticados sistemas de hoy en día.
Afortunadamente, los compradores de software de hoy tienen muchas opciones, pero esto también hace que sea más difícil decidir cuál es la mejor. Como consultora, tengo familiaridad con muchas de las ofertas actuales y he realizado demostraciones de casi todas ellas. Los sistemas de gestión de clínicas basados en servidores ahora compiten con sistemas más nuevos basados en la nube.
Si estás en una zona sin un servicio de internet estable y confiable, el software basado en la nube puede no ser la mejor opción. De lo contrario, el software basado en la nube es el camino a seguir. ¡Una decisión menos, muchas más por tomar! Aquí comienzan las demostraciones, y todas empiezan a mezclarse en una gran maraña abrumadora de características muy similares.
Después de años investigando en softwares veterinarios, descubrí que no son las funciones principales las que hacen que un software de gestión de prácticas sea bueno, sino más bien las pequeñas cosas que pueden convertirse en irritaciones diarias, como cien pequeños cortes de papel.
Aquí te dejo seis consejos de compra para evitar estos pequeños cortes, y para elegir el Software Veterinario ideal para ti y tu Clínica.
1. Planifica tus necesidades de migración
Primero, asegúrate de entender el compromiso de tiempo que necesitarás al pasar de los servidores físicos a la nube digital o al migrar datos actuales a tu nuevo sistema. Si actualmente usas solo registros en papel, pregunta qué códigos de servicio vienen pre-cargados en el nuevo software. Desafortunadamente, a diferencia de la medicina humana, la medicina veterinaria no tiene códigos médicos y de diagnóstico estándar. Puede que necesites agregar, eliminar o editar códigos preestablecidos junto con la adición de precios, recuentos de inventario, y agregar márgenes de ganancia.
Si ya tienes software existente, estos códigos deberían migrar, pero puede que aún necesites mapearlos y hacer algo de limpieza, como eliminar códigos de servicio o medicamentos antiguos no utilizados. Incluso más importante, pregunta qué se migrará y qué no.
Hace años, descubrí por las malas que las facturas no se migraron, sólo los saldos. Esto hizo imposible retroceder y ver los detalles de la factura si un cliente tenía una pregunta. Podíamos ver todo el historial médico, pero no los precios. Así que recomiendo a cualquiera que pase de un sistema basado en servidor a la nube que mantenga su antiguo software activo en el servidor antiguo durante al menos un año para tener esa base de referencia si es necesario.
2. Adáptate a la curva de aprendizaje del nuevo software
Generalmente, la búsqueda y la decisión final de compra involucran al gerente y/o al propietario de la clínica, pero es importante que más personas clave se involucren en la compra y en la formación. Si el gerente se marcha de la clínica a mitad de la transición, por ejemplo, debería haber varias otras personas en el centro que hayan estado evaluando el software y entrenadas en el sistema.
Idealmente, el software está diseñado para ser intuitivo, pero puede haber una lucha para superar la "memoria muscular" de las teclas involucradas en el trabajo con el sistema antiguo versus cómo realizar tareas en el nuevo. A menudo he visto a miembros del personal realizar una tarea pero con mucho más esfuerzo del necesario. Por esta razón, siempre sugiero presupuestar una segunda visita del implementador aproximadamente seis meses después de la fecha de go-live.
Para entonces, todo el personal debería estar familiarizado con el nuevo software de gestión y también saber qué encuentran incómodo o frustrante. Estos problemas pueden ser abordados y resueltos por el implementador. El resultado: todos son más felices y tu gran compra se vuelve más efectiva y valiosa.
3. Pide más del Soporte y de los Recursos para Usuarios
Pregunta cómo podrás acceder al Soporte al cliente. Cuando trabajo con clínicas, me sorprendo cuando pregunto sobre su relación con el equipo de Soporte del proveedor y me contestan que, una vez llamado, tiene 48 horas para devolver la llamada. El Soporte debería ser una llamada rápida. Cuando necesites ayuda, deberías recibirla rápidamente.
Antes, el manual de soporte típico de un software solía tener alrededor de 5 centímetros de grosor. Ahora todos los manuales están online. Esto es bueno siempre y cuando puedas averiguar lo que necesitas encontrar y cómo se llama. Por ejemplo: cada software con el que he trabajado llama a sus informes por un nombre ligeramente diferente y contienen datos ligeramente diferentes. Deberías tener tutoriales fáciles de usar sobre cómo realizar tareas, y deberían ser lo suficientemente sencillos para los no expertos en tecnología de tu equipo.
4. La Personalización es clave
Las prácticas eficaces siempre están creciendo y cambiando para satisfacer las necesidades de sus clientes, lo que hace que la posibilidad de personalización de un software sea una de las prioridades.
Por ejemplo, ¿puede el equipo de Soporte del software ayudar a construir informes y consultas según tus necesidades? ¿Qué pasaría si decidieras agregar cuidados de veterinaria móvil? ¿O servicios de cuidado de animales de grandes dimensiones? ¿Podrías agregar una clínica satélite y escalar? ¿Cuántas licencias y puestos vienen con tu compra original? ¿Tienes que comprar paquetes cerrados o puedes comprar licencias según la necesidad?
5. Haz preguntas, obtén respuestas
¡No tengas miedo de hacer preguntas a tu proveedor o a tus compañeros! Estás haciendo una inversión importante en el éxito de tu clínica y quieres que sea la elección correcta. Además, tienes otras fuentes de información, como las redes sociales, los grupos de usuarios de software a los que puedes pedir unirte, foros con discusiones sobre problemas comunes.
Pero sé directo con el vendedor. Se trata de elegir bien, así que no dejes que se deslicen al responder preguntas importantes y desafiantes. Pregúntales sobre las capacidades de integración también. Si usas herramientas existentes como aplicaciones, programadores en línea, laboratorios externos, etc., asegúrate de que tu nuevo software permita integrarlas. Algunas compañías se niegan a integrarse, obligándote a comprar sus herramientas en lugar de usar las que ya conoces y prefieres.
6. No te olvides del Hardware
Algo tan simple como una impresora de etiquetas puede ser increíblemente frustrante cuando se rompe y el reemplazo sólo está disponible a través de tu proveedor de software en lugar de ir simplemente a una tienda cualquiera. Descubre si puedes usar impresoras, monitores e incluso tabletas fácilmente disponibles para evitar estar atado a modelos y marcas muy específicos.
Considera tu equipo de diagnóstico. ¿Querrás que tu equipo de monitoreo, equipo de imágenes y resultados de laboratorio se integren sin problemas con tu software de gestión de clínicas? ¿Cómo de complicado es implementar las integraciones? También considera cualquier compra digital que planees en el futuro y confirma que también se integrarán fácilmente.
Conclusiones
El software adecuado es la columna vertebral de tu clínica, así que elige con atención. A veces es más fácil visualizar tu mejor opción creando una simple hoja Excel con características e integraciones. Usa las preguntas que he planteado para crear tus columnas y marcar las casillas que consideres obligatorias.
Haz tu investigación, pero no caigas en el agujero de la indecisión. Al ser metódico y hacer las mismas preguntas en cada demostración y a cada vendedor, deberías poder hacer una comparación precisa y una decisión acertada.
Ten en cuenta que el coste es un factor sólo en ausencia de valor. Asegúrate de que el proveedor no te cueste en ineficiencia, dificultad de uso y frustración porque no se integra con tus otras herramientas digitales. El software es una inversión donde tu decisión determina cómo tu equipo usará su tiempo durante muchos años en el futuro.
