Il mio primo acquisto di un software avvenne durante una conferenza alla fine degli anni '80. In quel periodo le scelte erano limitate a circa cinque possibilità. I record medici digitali erano appena stati introdotti sul mercato e questi software assomigliavano a semplici casse registratrici computerizzate rispetto ai sistemi sofisticati di oggi.
Fortunatamente, oggi chi acquista un software ha molte opzioni tra cui scegliere, ma questo rende anche più difficile decidere quale sia il migliore. Come consulente, ho familiarità con molte delle offerte attuali e ho partecipato a dimostrazioni di quasi tutti i software disponibili. I sistemi legacy basati su server ora competono con i nuovi sistemi basati su cloud come.
Se ti trovi in un'area con un servizio internet instabile, il cloud potrebbe non essere la scelta migliore. In caso contrario, il software basato su cloud è la soluzione ideale. Bene, una decisione è stata presa. Ora bisogna concentrarsi sulle prossime! Inizieranno le demo e tutti i gestionali cominceranno a mescolarsi in un unico, grande, travolgente groviglio di funzionalità simili.
Dopo anni di esperienza con i software veterinari, ho scoperto che non sono le funzioni principali a fare di un software un buon prodotto, ma piuttosto i dettagli che, altrimenti, potrebbero diventare fonte di quotidiana frustrazione, come piccole ferite da taglio.
Oggi ti porto sei consigli per l’acquisto da considerare per evitare queste piccole frustrazioni:
1. Definisci le tue esigenze di migrazione
Prima di tutto, assicurati di aver compreso l'impegno di tempo che dovrai sostenere per passare dal cartaceo al digitale, o per migrare i dati esistenti al nuovo sistema. Se attualmente utilizzi solo record cartacei, chiedi quali codici di servizio sono pre-caricati nel nuovo software.
A differenza della medicina umana, la medicina veterinaria non ha codici medici e diagnostici standardizzati, quindi potresti dover aggiungere, eliminare o modificare i codici esistenti insieme ai relativi prezzi, conteggi di inventario e margini di markup. Se hai già un software, questi codici dovrebbero migrare, ma potresti comunque doverli mappare e fare un po' di manutenzione, come rimuovere codici di servizio o farmaci vecchi e inutilizzati.
Inoltre, è importante sapere cosa migrerà e cosa no. Anni fa, per esempio, ho imparato a mie spese che le fatture venivano migrate, lasciando disponibili solo i saldi. Questo rendeva impossibile consultare i dettagli delle fatture in caso di domande da parte dei clienti. Pertanto, consiglio a chi passa da sistemi basati su server al cloud di mantenere attivo il vecchio software sul vecchio server per almeno un anno, in modo da avere un riferimento in caso di necessità.
2. Adattati alla Curva di Apprendimento del nuovo Software
Solitamente, la ricerca e la decisione finale di acquisto coinvolgono il manager e/o il proprietario della clinica, ma è importante che più figure chiave partecipino alla decisione d'acquisto e alla formazione. Se il manager dovesse lasciare l'azienda durante la transizione, ad esempio, è essenziale che altri membri del team conoscano il software e siano stati formati sul sistema.
Idealmente, il software dovrebbe essere intuitivo, ma può essere difficile superare il "muscle memory" dei vecchi sistemi. Ho spesso visto membri del personale utilizzare il gestionale con uno sforzo maggiore del necessario. Per questo motivo, consiglio sempre di preventivare un secondo incontro con il formatore in loco circa sei mesi dopo l'implementazione del software. A quel punto, tutto lo staff dovrebbe essere familiare con il nuovo sgestionale e sapere cosa trovano complicato o frustrante. Questi problemi possono essere affrontati e risolti dal formatore. Il risultato: maggiore soddisfazione del personale e un acquisto importante più efficace.
3. Aspettati di più dal Team di Assistenza e dalle Risorse per gli Utenti
Chiedi come puoi accedere al supporto clienti. Quando lavoro con le cliniche, rimango sorpresa quando chiedo riguardo al loro rapporto con il team di Assistenza del fornitore e mi rispondono che, una volta chiamato, ha 48 ore per rispondere. Il supporto dovrebbe essere rapidamente disponibile. Quando hai bisogno di aiuto, dovresti ottenerlo rapidamente.
In passato i manuali di supporto software erano molto voluminosi, mentre ora tutti i manuali sono online. Questo è un bene, a patto che tu sappia come trovare ciò che ti serve e come si chiama. Per esempio, ogni software con cui ho lavorato chiama i propri report con un nome leggermente diverso e contengono dati leggermente diversi. Dovresti avere a disposizione tutorial user-friendly su come eseguire le attività, adatti anche ai membri meno tecnologici del tuo team.
4. La Personalizzazione è fondamentale
Le pratiche intelligenti sono in continua crescita per soddisfare le esigenze dei clienti, rendendo le capacità di personalizzazione del software un'altra priorità.
Ad esempio, il team di supporto del software può aiutare a creare report e query personalizzati? Cosa succederebbe se decidessi di aggiungere cure veterinarie mobili? O servizi di cura per animali di grossa taglia? Potresti aggiungere una clinica satellite e scalare il sistema? Quante licenze e user sono inclusi nell'acquisto originale? Devi acquistare pacchetti o puoi acquistare licenze in base alle tue esigenze?
5. Fai domande, ottieni risposte
Non esitare a fare domande al venditore o ai tuoi colleghi! Stai facendo un investimento importante per il successo della tua clinica e vuoi fare la scelta giusta. Per trovare altre informazioni puoi accedere ad altre risorse, come i social media, che hanno molti gruppi di utenti di software a cui puoi chiedere di unirti e poi vedere le discussioni su problemi comuni.
Ma sii diretto con il venditore. Si tratta di prendere la decisione più giusta per te, quindi non permettere che eviti di rispondere a domande importanti e difficili. Chiedi anche delle capacità di integrazione: se utilizzi strumenti esistenti come app, scheduler online, laboratori esterni, ecc., assicurati che il nuovo software consenta di integrarli. Alcune aziende rifiutano intenzionalmente le integrazioni, obbligandoti a utilizzare i loro strumenti anziché quelli con cui sei già familiare e che preferisci usare.
6. Non dimenticare l'Hardware
Anche qualcosa di semplice come una stampante per etichette può diventare estremamente frustrante quando si rompe e la sostituzione è disponibile solo tramite il fornitore del software, anziché semplicemente andando nel negozio di elettronica più vicino. Scopri se puoi utilizzare stampanti, monitor e anche tablet facilmente disponibili nel mercato per evitare di essere vincolato a modelli e marche specifici.
Considera anche la tua attrezzatura diagnostica. Vorrai che la tua attrezzatura di monitoraggio, l'attrezzatura di imaging e i risultati dei test di laboratorio si integrino perfettamente con il tuo gestionale? Quanto sono complesse queste integrazioni? Considera anche gli acquisti digitali futuri e conferma che anch'essi si integrino facilmente.
Conclusioni
Il software giusto è la colonna portante della tua clinica, quindi scegli con attenzione. A volte è più facile visualizzare la tua migliore opzione creando un semplice foglio Excel con caratteristiche e integrazioni. Usa le domande che ho posto in questo articolo per creare le tue colonne di pro e contro e segnare le caselle che consideri obbligatorie.
Fai la tua ricerca, ma non cadere nel buco nero dell'indecisione. Essere metodici e fare le stesse domande in ogni dimostrazione e a ogni venditore ti permetterà di fare un confronto accurato e una scelta oculata.
Ricorda che il costo è un fattore solo in assenza di valore. Assicurati che il fornitore non ti costi in termini di inefficienza, difficoltà d'uso e frustrazione perché non si integra con gli altri strumenti digitali che utilizzi. Il software è un investimento, e la tua decisione determinerà come il tuo team utilizzerà il suo tempo per molti anni a venire.
