Los equipos veterinarios enfrentan una serie de desafíos que consumen tiempo y energía a diario. Estos problemas, que van desde sistemas ineficientes hasta dueños de mascotas difíciles, pueden llevar a jornadas laborales más largas, mayor estrés y, en ocasiones, peores resultados para los pacientes.
En este artículo, exploraremos estos desafíos y ofreceremos soluciones mediante un software de gestión para clínicas veterinarias. Herramientas como automatizaciones integradas e integraciones con terceros pueden desplegarse estratégicamente para abordar muchos de estos problemas, ahorrando tiempo y logrando un equipo más productivo y feliz.
Reto #1: Citas perdidas o retrasadas
Las tasas de ausencias en citas veterinarias han aumentado desde la pandemia de Covid-19.
Un simple cálculo para ilustrar el problema: si tu transacción promedio es de €100 y tu clínica experimenta 400 ausencias al año, eso equivale a €40,000 de ingresos perdidos anualmente.
Solución #1: Recordatorios automáticos de citas
Elige una plataforma de gestión de clínicas que permita enviar recordatorios automáticos de citas por mensaje de texto y correo electrónico, reduciendo la dependencia de recordatorios telefónicos que consumen tiempo.
En el lado del cliente, aplicaciones integradas como Digital Practice o PetsApp permiten a los clientes programar o cambiar citas, solicitar recargas de recetas y ver la información de salud de su mascota, todo desde su teléfono.
Reto #2: Malas experiencias en la clínica o con nuevos pacientes
La mala comunicación o los malentendidos sobre cualquier aspecto de la experiencia del paciente pueden llevar a reseñas negativas. Estudios muestran que el 71% de los dueños de mascotas usan reseñas online para elegir un médico o veterinario.
Las reseñas negativas pueden afectar considerablemente tu negocio: el 27% optará por otro veterinario si ven una alta proporción de reseñas de una sola estrella.
Solución #2: Herramientas de educación para clientes
Las plantillas de educación para clientes son clave para mejorar las visitas en la clínica. Por ejemplo, una plantilla de educación para la visita de un cachorro puede incluir recomendaciones para un calendario de vacunas, dieta nutritiva, reducción de riesgos de enfermedades infecciosas o programación de visitas de bienestar.
Consejo adicional: ahorra tiempo valioso integrando estas plantillas en tu software de gestión, evitando tener que reescribir recomendaciones para cada nuevo paciente. Además, muchas aplicaciones para clientes incluyen funciones de chat de texto para abordar problemas, aceptar nuevos registros de pacientes y proporcionar actualizaciones internas, lo que no solo apoya el crecimiento de los ingresos, sino que también proporciona un medio de comunicación más fluido con los clientes.
Reto #3: Baja moral del equipo y clientes difíciles
Según un estudio de la Universidad de Aberdeen, la brusquedad de los clientes es un factor clave de estrés vinculado al aumento de la ansiedad y el riesgo de agotamiento.
Los clientes maleducados dañan la moral del equipo e incrementan las tasas de absentismo y rotación en tu clínica.
Solución #3: Integraciones de Software Veterinario que promueven la retención del personal y la satisfacción del paciente
Ofrece a los clientes un canal para expresar sus comentarios sobre los servicios de tu clínica. Puede parecer arriesgado, pero usar la herramienta de valoración para clientes de Provet Cloud ha permitido a varios centros veterinarios mejorar la moral del equipo y hacer crecer su clínica.
Reto #4: Cargos perdidos y pérdida de ingresos
¿Todavía procesas pagos manualmente?
Los cargos perdidos representan típicamente un 5-10% de ingresos perdidos. Si tu clínica genera €2 millones al año, los cargos perdidos pueden significar €200,000 menos en ingresos.
Solución #4: Automatizaciones de software veterinario
Utiliza agrupación de artículos al facturar procedimientos comunes para evitar cargos perdidos. Ofrece a los dueños de mascotas más flexibilidad en los pagos, como tarjetas tokenizadas en archivo, para reducir errores y garantizar la recepción de pagos.
Aprovecha las integraciones de software veterinario para rastrear las proporciones de ingresos a gastos. Si tu proporción cae en un período determinado, puede sugerir que los cargos perdidos están afectando tu resultado final.
Reto #5: Flujos de trabajo y sistemas ineficientes
Considera estas estadísticas de servicio al cliente:
- El 33% de los clientes odia tener que repetirse.
- El 59% de los clientes cree que las empresas necesitan ofrecer experiencias digitales de vanguardia para mantener su negocio.
Más del 70% de los consumidores piensa que las empresas deberían coordinarse internamente para evitar que los clientes tengan que repetir la misma información a distintos miembros del personal.
Solución #5: Integraciones y automatizaciones de software de gestión
Optimiza los flujos de trabajo y proporciona servicios personalizados para mantener a los clientes satisfechos:
- Seguros: Provet Cloud se integra con proveedores de seguros para mascotas, facilitando el envío de reclamaciones de seguros en nombre de tus clientes.
- Telemedicina: los dueños de mascotas de la Generación Z y los Millennials son los principales impulsores del aumento de la telemedicina. Los veterinarios están tomando nota: se espera que el mercado global de telemedicina veterinaria crezca a una tasa compuesta anual del 17.7% para 2034. La telemedicina es un servicio clave a considerar si deseas atraer a más clientes de las nuevas generaciones.
- Herramientas digitales de comunicación con clientes permiten a tus clientes reservar citas en línea y completar formularios de nuevos pacientes antes de llegar a tu clínica.
- Integraciones de programación de personal ofrecen optimización de horarios totalmente automatizada, permitiendo alcanzar casi un 100% de precisión en la programación para satisfacer la demanda de los clientes. Analizan miles de puntos de datos para anticipar picos y bajas de trabajo, y permiten el intercambio de turnos, de modo que los miembros de tu equipo puedan aprobar y gestionar solicitudes de intercambio en la aplicación.
Reto #6: Falta de información empresarial
Supongamos que has notado un número creciente de cancelaciones en tu clínica, pero no tienes idea de por qué están ocurriendo.
Hablas con tu personal de recepción. Después de varias conversaciones, sospechas que los tiempos de espera son demasiado largos para algunos tipos de atención. Sin embargo, no estás seguro de cuáles están causando la caída en los números.
Debido a esto, tienes poca idea de si deberías contratar más veterinarios de medicina interna, de atención de emergencias u otro tipo de veterinarios. La falta de información empresarial puede impactar negativamente en el margen de beneficio y la reputación de tu clínica.
Solución #6: Software de gestión con herramientas de Inteligencia Empresarial (BI)
Provet Cloud incluye BI incorporado y también se integra con soluciones populares como Power BI. Con estas herramientas, obtendrás una imagen financiera más sólida y conocimientos sobre productividad, rendimiento de la clínica y asignación de recursos.
Independientemente de la plataforma de BI en la nube que elijas, asegúrate de que ofrezca lo siguiente:
- Informes integrados para informar la toma de decisiones
- Una vista de 360 grados de la salud de la clínica para identificar oportunidades de mejora en la atención, aumentar la satisfacción del paciente, cerrar brechas en la eficiencia y hacer crecer tu clínica
- Herramientas de visualización de datos fáciles de usar para construir paneles desde los cuales puedas obtener información, eliminando la necesidad de analistas de negocios o datos externos.
Es hora de una nueva solución de flujo de trabajo veterinario que funcione
Los equipos veterinarios como el tuyo enfrentan desafíos que consumen tiempo y energía cada día. Estos conducen a jornadas laborales más largas, mayor estrés y peores resultados para los pacientes.
Si estás buscando integraciones y automatizaciones de software veterinario que ofrezcan ahorro de tiempo, mayor productividad, clientes más felices y más ingresos, estás en el lugar correcto, y tu momento no podría ser mejor.
En Provet Cloud, nuestra misión es ayudarte a abordar desafíos logísticos, empoderar a tu personal y asegurar tu éxito.
Con Provet Cloud:
- Eliminas las incertidumbres en la gestión de tu clínica.
- Disfrutas de un potencial de crecimiento significativo con riesgo limitado.
- Dominas los flujos de trabajo veterinarios que resultan en más clientes y mayores ingresos.
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