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Cómo utilizar tu software de gestión para mitigar la escasez de personal veterinario

Cómo utilizar tu software de gestión para mitigar la escasez de personal veterinario

No es sorpresa para los veterinarios que la industria enfrenta una escasez de personal. Esta situación puede generar varios problemas, como:

  • Clientes insatisfechos debido a la dificultad para conseguir citas para sus mascotas.
  • Nuevos clientes potenciales que eligen otras clínicas con menores tiempos de espera.
  • Impacto negativo en el bienestar del equipo, con miembros del personal agotados por turnos prolongados y la necesidad de desempeñar múltiples roles en la clínica.

Todos estos factores, además, provocan una disminución en los ingresos y un aumento del estrés. 


Las razones de la escasez de personal veterinario

La actual escasez de personal es el resultado de varios factores que convergen para crear una crisis para los veterinarios, todo el personal y los clientes.

Más mascotas, menos veterinarios

La crisis del personal veterinario es, en parte, una simple cuestión de oferta y demanda. El número de hogares con mascotas ha aumentado drásticamente desde los años 80, y con ello, la demanda de cuidados. Gracias a los avances en investigación y tecnología, las mascotas que habrían sido sacrificadas hace una década ahora pueden ser tratadas. Estos dos factores han llevado a un aumento general de la demanda de servicios veterinarios.

Sin embargo, la cantidad de veterinarios y técnicos veterinarios no ha crecido al mismo ritmo. Esto se debe, en parte, a la falta de plazas disponibles en las instituciones educativas. Aunque cada vez más universidades están ofreciendo programas veterinarios y ampliando las plazas existentes, llevará tiempo cerrar la brecha. Se estima que, incluso con el aumento en el número de plazas disponibles, habrá una escasez de más de 17.000 veterinarios para 2032.

Falta de retorno de inversión (ROI)

Muchos veterinarios se encuentran con que, a pesar de haber invertido años en su formación, sus salarios son insuficientes para mantener un nivel de vida adecuado. Esta situación hace que algunos abandonen la práctica clínica en busca de trabajos más rentables en otros campos relacionados. Los técnicos y auxiliares veterinarios enfrentan un dilema similar: sus salarios pueden ser tan bajos que a menudo necesitan buscar un segundo empleo para llegar a fin de mes. Por esta razón, muchos deciden cambiar a carreras más rentables.

Condiciones de trabajo estresantes

La escasez de personal veterinario significa más trabajo para todos. Intentar acomodar a todas las mascotas que necesitan atención crea un ambiente frenético donde los miembros del personal a veces tienen que realizar tareas fuera de su descripción de trabajo – los técnicos veterinarios pueden encontrarse respondiendo llamadas telefónicas y programando citas, por ejemplo. Y los recepcionistas pueden tener que lidiar con clientes que esperan que respondan preguntas para las que no están capacitados.

Horas largas

La falta de personal significa más horas de trabajo para quienes se quedan. Es fácil decir que el equilibrio entre la vida laboral y personal es importante, pero es muy diferente dejar una sala de espera llena de pacientes o marcharse sabiendo que un dueño está de camino a la clínica con su perro atropellado.

Este es el mismo dilema que enfrentan los médicos: no es tan sencillo alejarse de los pacientes. Pedir al personal veterinario que se adhiera estrictamente a sus turnos programados es pedirles que apaguen la empatía que los llevó a esta profesión en primer lugar. Necesitan saber que alguien más tomará el relevo cuando terminen su turno.

Clientes insatisfechos

Nadie quiere escuchar que su mascota enferma no puede ser atendida durante una semana porque la clínica está completamente reservada. Además, pasar mucho tiempo en la sala de espera puede llevar a que incluso los clientes más amables se quejen. La mayoría del personal entiende las quejas de los clientes, pero simplemente no pueden hacer nada al respecto. La falta de control en el lugar de trabajo genera un desgaste psicológico significativo, sumando otra razón más a la escasez de personal veterinario.

Momentos desgarradores

La triste realidad es que las mascotas no viven tanto como sus familias humanas. Eso significa que el personal veterinario a menudo tiene que dar malas noticias sobre mascotas que son amadas como miembros de la familia. Tienen que ayudar a los dueños de mascotas a navegar decisiones difíciles como qué hacer si su mascota necesita un tratamiento que no pueden pagar o, por el contrario, cuánto tiempo deben mantener a una mascota sin calidad de vida. Estos pacientes pueden tener un impacto severo en la salud mental de los veterinarios y empujar a los miembros del personal ya estresados al límite.


 

No puedes solucionar todas las causas de estrés en una clínica.

Cosas como luchar para sujetar a un perro enorme que está asustado y tratando de escapar, o sentarse con una familia mientras su mascota está siendo sacrificada – siempre serán estresantes. Y aunque el pipeline educativo veterinario se está expandiendo, pasarán varios años antes de que esos estudiantes estén listos para ocupar sus lugares en las clínicas veterinarias.

Esos son grandes problemas sin soluciones fáciles. Pero afrontar problemas que pueden ser resueltos ahora disminuye el estrés del personal veterinario, aumenta la salud mental de los empleados y mejora la atención al paciente. Una forma de hacer esto es organizar los flujos de trabajo y crear eficiencias a través de tu software veterinario, permitiéndote a ti y a los miembros del personal volver a hacer lo que aman.ES - General Practice

Cómo un software veterinario puede aliviar el estrés de la escasez de personal veterinario?

Nadie va a la escuela de técnicos veterinarios para responder teléfonos o buscar en carpetas tratando de encontrar los registros de un paciente. Y ningún veterinario abre una clínica con la intención de agotar a los miembros del personal.

Pero esto es lo que a menudo sucede: una pequeña clínica veterinaria ofrece una excelente atención y cultiva relaciones cercanas con los clientes. Como resultado, la clínica crece. Y eso es algo bueno – excepto que el crecimiento ocurre tan gradualmente que la clínica sigue armando parches improvisados que funcionan. 

Hasta que no lo hacen. Entonces, la falta de organización convierte lo que deberían ser tareas rutinarias de gestión en un desastre estresante donde los miembros del personal siempre sienten que están tratando de ponerse al día. Añade la escasez de personal veterinario a la mezcla, y no es de extrañar que la gente huya en busca de trabajos en otros campos.

Afortunadamente, un buen sistema de gestión de clínica basado en la nube puede agilizar y automatizar muchas de las tareas que, aunque importantes, no solo son poco satisfactorias, sino que añaden mucho estrés al día de un miembro del personal.

Algunas de las características que las clínicas veterinarias valoran más incluyen:

  • Recordatorios automatizados de citas y recarga de medicación: los miembros del personal veterinario pasan mucho tiempo al teléfono, recordando a los pacientes cuándo su mascota necesita una revisión o un refuerzo de vacuna, confirmando citas programadas o avisándoles cuando los medicamentos de su mascota necesitan ser recargados. Automatizar estas tareas a través del software veterinario (vía correo electrónico o mensajes de texto) libera a los miembros del personal para realizar otras tareas.

  • Programación de citas en línea:  la programación en línea es tan popular entre los clientes como lo es para el personal veterinario. Hace las cosas más fáciles para todos.

  • Acceso rápido y sencillo a los historiales de los pacientes: cuando un cliente llama a la consulta, tener acceso inmediato a los registros del paciente ayuda a los miembros del personal a tomar decisiones sobre cómo responder basándose en el historial médico, ya sean condiciones continuas, cirugías recientes, etc.

  • Scripts para ayudar a los recepcionistas a identificar y clasificar situaciones: proveer a los recepcionistas con guiones de preguntas predeterminadas no solo les facilita decidir la urgencia de atender a un paciente, sino que también permite que añadan las respuestas directamente en el registro de la llamada. De esta forma, el veterinario o técnico veterinario estarán mejor preparados para la consulta, asegurando una atención más eficiente y precisa.

  • Instrucciones para conversaciones importantes: en cualquier punto de contacto (una llamada telefónica, el registro en la clínica, el pago, etc.), el software veterinario puede presentar una indicación – preguntando si el cliente necesita más medicamentos para la filariosis, por ejemplo. Además, si los registros muestran que un cliente no tiene seguro para mascotas, el software podría pedirle al miembro del personal que inicie esa conversación. Esto no solo ahorra tiempo; animar a los clientes a comprar un seguro para mascotas puede ayudar a eliminar esas situaciones desgarradoras cuando las mascotas necesitan tratamiento que los dueños de mascotas no pueden pagar.

  • Facturación más sencilla: el veterinario o el gerente de la clínica pueden asignar una tarifa a cada servicio que ofrece la clínica. Una vez hecho esto, es simplemente una cuestión de marcar la casilla junto a los servicios proporcionados en esa cita.

  • Telemedicina o aplicaciones de chat: no todas las preocupaciones de los clientes requieren una visita en persona (aunque ellos piensen que sí). Las aplicaciones de chat pueden ser una excelente manera para que los dueños de mascotas obtengan respuestas a preguntas sobre el cuidado postquirúrgico, mientras que la telemedicina permite a los veterinarios evaluar erupciones o lesiones sin necesidad de acudir a la clínica.

Además, los graduados de las escuelas de veterinaria de hoy en día han crecido con la tecnología y la esperan en cualquier clínica a la que se unan. No contar con sistemas automatizados puede ser un gran inconveniente a la hora de atraer personal veterinario cualificado.

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