Independientemente del tamaño de una clínica veterinaria, cuando un empleado valioso se marcha, puede ser una pesadilla para el equipo restante.
Ya sea un gerente, una recepcionista de larga data o un técnico veterinario altamente capacitado, siempre hay una persona que mantiene todo funcionando correctamente.
El problema surge cuando una gran parte del éxito de la clínica depende de esa persona. Los flujos de trabajo se transmiten de boca en boca; la información de contacto de ese proveedor clave puede que sea solo un nombre y un número de teléfono escritos en una nota adhesiva; y cuando un cliente llama diciendo: "Ella sabrá de qué se trata", realmente lo sabe. Pero cuando ella, o él, se va, todo ese conocimiento se va con ellos.
Una razón por la cual esto puede ser una pesadilla es que, incluso en 2024, muchas clínicas veterinarias aún no han hecho la transición digital, con todo, desde los registros de pacientes hasta la gestión de inventario, permaneciendo principalmente en formato papel.
El software de gestión veterinaria basado en la nube puede ayudarte a evitar ese escenario.
La salida de un empleado valioso inevitablemente afectará tanto al personal restante como a los clientes, pero no tiene que ser un desastre. La mejor manera de lograrlo es trasladar la información crítica de las notas adhesivas y de las cabezas de los empleados a tu software de gestión de clínicas.
Cómo tu Software Veterinario puede mantener tu clínica funcionando perfectamente
Hay muchas formas en que el software de gestión (PMS) puede mantener tu clínica funcionando con una interrupción mínima, incluso si el empleado que se va no da mucho aviso:
- Próximas citas:
Todos los miembros del personal pueden ver qué pacientes están por llegar y por qué motivos. - Registros de pacientes:
Con un software basado en la nube, todos los registros de pacientes se guardan en un formato digital estandarizado. Cualquier persona del equipo puede acceder a los registros de los pacientes programados para revisar su historial en busca de información importante. - Tarifas estandarizadas y captura de ingresos:
El PMS puede asignar a cada procedimiento o tratamiento una tarifa estandarizada, dando a los veterinarios y técnicos la capacidad de marcar todo lo que hacen durante una visita para que el cliente pueda ser facturado correctamente. - Gestión de inventario:
No saber quiénes son tus proveedores o cómo funciona el proceso de pedido puede ser un gran problema. Una integración de gestión de inventario puede proporcionar toda esa información de un vistazo, dejándote saber cuántas unidades tienes de cada artículo, cuándo es el momento de hacer un nuevo pedido e incluso el nombre de una persona de contacto en ese proveedor para contactar si tienes preguntas. - Pizarra digital:
En lugar de depender de uno o unos pocos miembros del personal para mantener la pizarra de la clínica, todo el equipo puede acceder a una pizarra digital para rastrear los pacientes próximos, ver y priorizar casos de triaje activos y gestionar las hojas de tratamiento para medicamentos y más.
¿Qué hacer si no tienes un Software de Gestión?
Primero, no estás solo. Muchas clínicas veterinarias aún no han hecho la transición digital.
Sin embargo, es una transición que necesitarás hacer tarde o temprano para mantenerte al día con la competencia y cumplir con las regulaciones de seguridad de datos y sustancias controladas.
Por eso, te recomendamos no posponer la adopción de un software de gestión. Implementarlo es mucho más sencillo cuando las operaciones están funcionando normalmente. De hecho, el proceso de configuración es una excelente oportunidad para capturar conocimientos críticos y capacitar al personal en el uso del software, facilitando así la formación cruzada.
Mientras tanto, hay cosas que puedes hacer ahora para proteger tu clínica veterinaria de la salida de un miembro valioso del equipo. Y eso se reduce a asegurarte de que siempre haya más de una persona que sepa cómo realizar las tareas críticas de gestión de tu clínica.
Aquí hay algunos pasos que puedes tomar como "seguro":
- ¿Todavía usas registros en papel? Descubre cómo gestionarlos de la mejor forma.
Ya sea que los registros de pacientes estén en papel, en una hoja de cálculo o organizados de alguna otra manera, averigua cómo se gestionan. Si están dispuestos alfabéticamente, ¿es por nombre del paciente o del cliente? ¿O se almacenan cronológicamente, del paciente más antiguo al más nuevo? Y ¿está todo almacenado en un solo lugar, o cosas como imágenes de rayos X se almacenan en otro lugar? - Aprende los detalles de la calendarización.
Aprende todo lo que puedas sobre cómo tu gerente o recepcionista programa las visitas. Tu recepcionista puede programar un tiempo de cita más largo para una nueva visita de cachorros, por ejemplo. Además de completar un examen físico para asegurarse de que el cachorro esté saludable, probablemente estarás administrando algunas vacunas y respondiendo muchas preguntas de nuevos dueños de cachorros nerviosos. Las recepcionistas que han trabajado en tu clínica por un tiempo probablemente también sepan programar más tiempo para visitas por enfermedad que para chequeos de bienestar y actualizaciones de vacunas para mascotas maduras. Si ese sistema está funcionando bien, documenta cuánto tiempo se asigna para cada tipo de visita. Si no está funcionando, aprovecha la oportunidad para hacer los ajustes necesarios. - Identifica los contactos clave en laboratorios y proveedores.
¿Una persona hace todos los pedidos? ¿O todos piden los artículos que son relevantes para sus posiciones, con la recepcionista pidiendo suministros de oficina y los técnicos veterinarios pidiendo artículos relacionados con el cuidado del paciente? Métodos diferentes pueden funcionar mejor para clínicas diferentes. Pero no importa qué método decidas usar, documenta cosas importantes como el nombre del proveedor, el nombre de tu contacto, con qué frecuencia se piden los suministros y si es en un horario regular o según sea necesario, etc. Finalmente, averigua cómo se paga a los proveedores. ¿Te envían facturas, las pagas en línea, etc.? - Revisa tu estructura de tarifas y captura de ingresos.
Siéntate con la persona que factura a los clientes y asegúrate de entender cómo funciona el proceso. Por ejemplo, ¿resumes todo después de una visita y alguien lo ingresa en un programa de facturación? ¿O trabajas desde una lista de verificación? Independientemente de cómo lo hagas, este es un buen momento para revisar tu estructura de tarifas. ¿Es competitiva o estás dejando dinero sobre la mesa? Algunas clínicas se posicionan intencionalmente como opciones de bajo coste para comunidades desfavorecidas, pero eso debería ser una elección deliberada en lugar de algo que sucede porque no sabes lo que otras clínicas están cobrando. También es un buen momento para decidir si estás perdiendo ingresos al no cobrar por procedimientos simples que, en total, suman mucho dinero. - Programa para todo tu equipo un día al lado del gerente o recepcionista.
Un día puede no ser suficiente para aprender todo sobre cómo funciona la clínica, pero toda exposición ayuda. Y cuántos más empleados vean cómo funciona todo, más valioso será ese conocimiento combinado. - Pide a tu gerente o recepcionista que documente todo lo que hacen.
Las tareas diarias serán fáciles, pero anímales a que también escriban tareas menos comunes, como preparar copias de los registros médicos de una mascota para un cliente que se está mudando fuera del área de tu clínica. - Averigua contraseñas e inicios de sesión para todas las cuentas.
Ya sea tu plataforma de facturación o las cuentas financieras de la clínica, asegúrate de tener la información de inicio de sesión y contraseña. Pide a tu recepcionista o gerente que te informe cada vez que necesiten restablecer la contraseña. Si corresponde, asegúrate de tener acceso administrativo a todas las cuentas.
Nota adicional: asegúrate de cambiar la información de inicio de sesión, incluido el acceso a aplicaciones, cada vez que un empleado se vaya. Tu clínica podría ser responsable si un ex empleado roba información personal, especialmente información de pago, de tus clientes.
Tan importantes como son estos pasos, son meramente un parche temporal. Si tu clínica aún no tiene un software veterinario basado en la nube, contáctanos hoy mismo para obtener una cotización o para programar una demostración y así podamos mostrarte cómo puede ser personalizado para satisfacer tus necesidades específicas.
