Indipendentemente dalle dimensioni di una clinica veterinaria, quando un dipendente di valore se ne va, può essere un incubo per il team rimanente.
Sia che si tratti di un manager, un receptionist di lunga data o un tecnico veterinario altamente qualificato, c'è sempre quella persona che tiene tutto sotto controllo.
Il rischio sorge quando gran parte del successo della clinica dipende da quell'individuo. I flussi di lavoro sono trasmessi a voce; le informazioni di contatto per il fornitore chiave potrebbero essere un nome e un numero di telefono scarabocchiati su un post-it; e quando un cliente chiama e dice, "Lei saprà di cosa si tratta," lei davvero lo sa. Quando quella persona lascia la clinica, tutto quel sapere se ne va con lei.
Il Ruolo del Software Gestionale Veterinario
Uno dei motivi per cui può essere così difficile è che, anche nel 2024, molte cliniche veterinarie non hanno ancora fatto la transizione digitale, con tutto, dai registri dei pazienti alla gestione dell'inventario, ancora principalmente basato sulla carta.
Il software gestionale veterinario basato su cloud può aiutarti a evitare questo scenario da incubo. L'uscita di un dipendente di valore influenzerà inevitabilmente sia il personale rimanente che i clienti, ma non deve necessariamente portare al caos. La soluzione migliore è trasferire le informazioni critiche della pratica dai post-it e dalle menti dei dipendenti al software gestionale della tua clinica.
Come il Software Gestionale How veterinary software può mantenere la tua clinica in funzione
Ci sono molti modi in cui il software gestionale per le cliniche veterinarie (PMS) può mantenere la tua clinica operativa con minime interruzioni, anche se il dipendente che se ne va non dà molto preavviso:
- Prossimi appuntamenti:
Tutti i membri del personale possono vedere quali pazienti stanno per arrivare e per quali motivi. - Registri dei pazienti:
Con il software basato su cloud, tutti i registri dei pazienti sono catturati in un formato digitale standardizzato. Qualsiasi membro del personale può accedere ai registri dei pazienti programmati per rivedere le loro informazioni importanti. - Tariffe standardizzate e aumento dei ricavi:
Il PMS può assegnare a ciascuna procedura o trattamento una tariffa standardizzata, permettendo a veterinari e tecnici di spuntare tutto ciò che fanno durante una visita affinché il cliente possa essere fatturato correttamente. - Gestione dell'inventario:
Non conoscere chi sono i tuoi fornitori o come funziona il processo di ordinazione può essere un grande problema. Un'integrazione per la gestione dell'inventario può fornire tutte quelle informazioni a colpo d'occhio, facendoti sapere quante unità hai di ciascun articolo, quando è il momento di fare un nuovo ordine e persino il nome di una persona di contatto presso quel fornitore. - Lavagna Digitale:
Piuttosto che affidarsi a uno o pochi membri del personale per gestire la lavagna cancellabile della clinica, l'intero team può accedere a una lavagna digitale per tracciare i pazienti in arrivo, visualizzare e dare priorità ai casi di triage attivi e gestire le schede di trattamento per i farmaci e altro.
Cosa fare se non hai un Software Gestionale?
Se non hai ancora adottato un gestionale, non sei solo.
Molte cliniche veterinarie non hanno ancora fatto la transizione digitale. Tuttavia, questo è qualcosa che dovrai fare prima o poi se vuoi tenere il passo con la concorrenza, senza contare le normative sulla sicurezza dei dati e delle sostanze controllate.
Ti consigliamo di non rimandare troppo l'adozione di un PMS. È più facile implementarne uno quando le cose stanno andando bene. In effetti, il processo di implementazione è un ottimo modo per catturare quella conoscenza critica, e insegnare al personale come usare il software è una grande opportunità per fare un po' di formazione incrociata.
Nel frattempo, ci sono alcune cose che puoi fare ora per proteggere la tua clinica veterinaria da una partenza improvvisa:
- Usi ancora registri cartacei? Scopri come gestirli al meglio.
Che i registri dei pazienti siano su carta, in un foglio di calcolo o organizzati in qualche altro modo, scopri come vengono gestiti. Se sono disposti alfabeticamente, è per nome del paziente o del cliente? O sono archiviati cronologicamente, dal paziente più vecchio al più nuovo? E tutto è archiviato in un unico posto o elementi come le immagini a raggi X sono conservati altrove? - Impara i dettagli della pianificazione.
Scopri tutto ciò che puoi su come il tuo manager o receptionist programma le visite. Il tuo receptionist potrebbe programmare un tempo di appuntamento più lungo per una nuova visita di cuccioli, ad esempio. Oltre a completare un esame fisico per assicurarsi che il cucciolo sia sano, probabilmente somministrerai alcune vaccinazioni e risponderai a molte domande da parte di nuovi proprietari di cuccioli nervosi. I receptionist che lavorano nella tua clinica da un po' di tempo probabilmente sanno anche programmare più tempo per le visite per malattia rispetto ai controlli di benessere e agli aggiornamenti dei vaccini per gli animali maturi. Se quel sistema funziona bene, documenta quanto tempo viene assegnato a ciascun tipo di visita. Se non funziona, cogli l'occasione per apportare le modifiche necessarie. - Identifica i contatti chiave nei laboratori e nei fornitori.
Una persona fa tutti gli ordini? O tutti ordinano gli articoli rilevanti per le loro posizioni, con il receptionist che ordina le forniture per ufficio e i tecnici veterinari che ordinano articoli relativi alla cura del paziente? Metodi diversi possono funzionare meglio per cliniche diverse. Ma indipendentemente dal metodo che decidi di utilizzare, documenta cose importanti come il nome del fornitore, il nome del tuo contatto, con quale frequenza vengono ordinate le forniture e se è su un programma regolare o secondo necessità, ecc. Infine, scopri come vengono pagati i fornitori. Ti inviano fatture, le paghi online, ecc.? - Rivedi la tua struttura delle tariffe e l'acquisizione delle entrate.
Siediti con la persona che fattura ai clienti e assicurati di capire come funziona il processo. Ad esempio, riassumi tutto dopo una visita e qualcuno lo inserisce in un programma di fatturazione? O lavori da una lista di controllo? Indipendentemente da come lo fai, questo è un buon momento per rivedere la tua struttura delle tariffe. È competitiva o stai lasciando soldi sul tavolo? Alcune cliniche si posizionano intenzionalmente come opzioni a basso costo per comunità svantaggiate, ma questa dovrebbe essere una scelta deliberata piuttosto che qualcosa che accade perché non sai cosa stanno addebitando le altre cliniche. È anche un buon momento per decidere se stai perdendo entrate non addebitando per procedure semplici che, nel complesso, sommano molto denaro. - Programma una giornata di affiancamento per tutto il tuo team.
Un giorno potrebbe non essere sufficiente per imparare tutto su come funziona la clinica, ma tutta l'esposizione aiuta. E più dipendenti vedono come funziona tutto, più preziosa sarà quella conoscenza combinata. - Chiedi al tuo manager o receptionist di documentare tutto ciò che fanno.
Le attività quotidiane saranno facili da documentare, ma incoraggiali anche a scrivere compiti meno comuni, come preparare copie dei registri medici di un animale per un cliente che si sta trasferendo fuori dall'area della tua clinica. - Ottieni le password e i login per tutti gli account.
Che si tratti della tua piattaforma di fatturazione o degli account finanziari della clinica, assicurati di avere le informazioni di accesso e password. Chiedi al tuo receptionist o manager di informarti ogni volta che devono reimpostare la password. Se applicabile, assicurati di avere accesso amministrativo a tutti gli account.
Nota aggiuntiva: assicurati di cambiare le informazioni di accesso, inclusi gli accessi alle app, ogni volta che un dipendente se ne va. La tua clinica potrebbe essere responsabile se un ex dipendente ruba informazioni personali dei tuoi clienti, specialmente informazioni di pagamento.
Per quanto importanti siano questi passaggi, sono solo una soluzione temporanea. Se la tua clinica non ha ancora un software gestionale veterinario basato su cloud, contattaci oggi stesso per ottenere un preventivo o per programmare una demo in modo da poter mostrarti come può essere personalizzato per soddisfare le tue esigenze specifiche.
