En Provet Cloud sabemos que embarcarse en un proceso de transformación digital es un proyecto ambicioso.
Nuestros clientes también reconocen la necesidad urgente de evolucionar, aunque a menudo se sienten abrumados por la complejidad que conlleva esta transformación.
Un aspecto que se repite, especialmente cuando trabajamos con grandes grupos veterinarios, es la necesidad de gestionar bien el cambio. Por ello, en Provet Cloud hemos desarrollado, tras años de experiencia en proyectos a gran escala, un marco específico para acompañar a las organizaciones en este proceso.
Creemos que lo más importante al implantar nuestro software es que el equipo se sienta implicado y entusiasmado con el cambio. Por eso hemos creado un conjunto de procesos centrados en el cliente que representan parte del valor añadido que ofrecemos, y que también pueden ayudarte a evaluar el nivel de acompañamiento que deberías exigir a tu proveedor tecnológico.
Nuestro Marco de Cambio se basa en cinco pilares fundamentales:
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Obtener el compromiso de las personas clave y mantener su implicación
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Evaluar y comprender el impacto del cambio
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Comunicar de forma adaptada según la audiencia
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Diseñar un Roadmap estructurada
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Elaborar un plan de formación basado en las necesidades reales del equipo
1. Obtener el compromiso de las personas clave y mantener su implicación
Aunque el equipo directivo esté plenamente comprometido con este proyecto estratégico, es fundamental que el resto de la organización también se sienta parte del proceso. Involucrar a representantes de todas las áreas garantiza que los beneficios se comprendan y que todos estén informados sobre los avances.
Para lograrlo, nuestro equipo de Implementación trabaja con grupos de referencia internos, formados por personas con capacidad de representación de los equipos clínicos y operativos. Este enfoque es esencial durante nuestra fase de descubrimiento, donde colaboramos estrechamente para entender cómo optimizar los flujos de trabajo clínicos siguiendo buenas prácticas.
Una herramienta muy útil en este proceso son los “mapas de experiencia” que creamos para cada perfil (veterinarios, gestores de centro, auxiliares, equipo de atención al cliente). Estos mapas nos ayudan a detectar los cambios que más impacto tendrán y a diseñar una comunicación clara sobre los beneficios que Provet Cloud aportará, como el ahorro de tiempo o la mejora en la coordinación.
2. Evaluar y comprender el impacto del cambio
Un nuevo sistema de gestión afectará a toda la organización, por lo que es importante analizar cuidadosamente cómo influirá en las tareas diarias y los procesos habituales. El objetivo es facilitar una transición ordenada y natural hacia la nueva forma de trabajar.
Durante las visitas a las clínicas, realizamos un análisis del impacto del cambio observando directamente cómo trabajan los distintos perfiles. Esta información se documenta en un “registro de impacto”, que revisamos junto con los grupos de dirección para que el programa de formación responda de forma concreta a las necesidades y funciones de cada rol.
3. Comunicar de forma adaptada según la audiencia
Sabemos que una de las principales causas de resistencia al cambio es la falta de comunicación. Por eso, nuestro marco contempla una estrategia de mensajes adaptados, con una frecuencia clara, para mantener al equipo informado y comprometido.
También apoyamos a los llamados “agentes del cambio”: personas dentro del equipo que están abiertas a las nuevas formas de trabajar y pueden actuar como referentes para sus compañeros. Su actitud positiva es clave para generar confianza y aceptación en el resto del equipo.
Junto a ellos y a los responsables de cada clínica, compartimos los primeros logros y avances (los llamados quick wins) que sirven para contar historias de éxito. Lo hacemos a través de Newsletter internas, vídeos, casos prácticos, entrevistas a usuarios, sesiones informativas abiertas, etc.
4. Diseñar una hoja de ruta clara para el cambio
De la mano de la estrategia de comunicación, trabajamos contigo para diseñar una hoja de ruta estructurada que marque las etapas del proceso. Esta planificación conjunta nos permite definir hitos, medir el progreso y alinear expectativas.
Dependiendo del público, esta hoja de ruta puede adoptar la forma de un documento formal o bien un resumen visual que actúe como brújula del proyecto, con los tiempos y objetivos claros para cada fase.
Además, detallamos las tareas clave para cada grupo de personas implicadas, de forma que todos sepan cuál será su papel dentro del proceso.
5. Elaborar un plan de formación adaptado a cada equipo
La formación y la adopción del nuevo sistema son elementos críticos para el éxito a largo plazo. Recomendamos un enfoque mixto (online y presencial) para adaptarnos a los distintos estilos de aprendizaje y evitar interrumpir en exceso la actividad diaria de la clínica.
Con acceso a nuestra academia de formación online, Provet Cloud ofrece contenidos a demanda diseñados por nuestros expertos en producto, para que el equipo aprenda a su ritmo y gane confianza en el nuevo sistema. Aunque es posible realizar una Implementación totalmente en remoto, consideramos que la presencialidad sigue siendo fundamental en el sector veterinario, sobre todo en momentos clave como el arranque de la nueva herramienta en la práctica diaria.
Cada plan de formación es personalizado según el grupo veterinario, y tiene como objetivo que el equipo interno gane autonomía. Para ello, promovemos la creación de un equipo de “superusuarios” y embajadores internos del nuevo sistema, que participan activamente en la configuración y adquieren el conocimiento necesario para seguir evolucionando el software una vez finalizado el proyecto.
Conclusiones clave
- Una transformación digital sólida requiere una buena gestión del cambio. Contar con el compromiso del equipo es clave para el éxito de un nuevo sistema de gestión veterinaria.
- Involucrar a las personas clave desde el principio es esencial. Esto ayuda a mejorar los procesos, resolver retos de forma anticipada y mantener la cohesión del proyecto.
- Analizar el impacto del cambio y comunicarlo bien reduce la resistencia. Cuando el equipo entiende cómo le afecta el cambio y por qué es positivo, la adopción es mucho más fluida.
- Una hoja de ruta clara orienta todo el proceso. Establecer hitos y métricas permite evaluar el éxito y mantener el rumbo.
- La formación adecuada garantiza un uso eficaz del nuevo sistema. Combinando formación online, sesiones prácticas y superusuarios se facilita la implantación y el uso eficiente de la herramienta.
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