5 domande per scegliere il gestionale veterinario migliore

Molti fattori possono portare alla conclusione che è giunto il momento di cambiare il tuo gestionale veterinario. Con l'evoluzione della professione veterinaria, potresti accorgerti che il tuo programma attuale non ha tenuto il passo con i cambiamenti. Obsoleto, costoso e poco flessibile, quel programma potrebbe essere alla base di tante inefficienze, frustrazioni e prestazioni carenti.

Non puoi continuare a utilizzare un gestionale che non cresce e non migliora insieme a te, quindi inizi a cercare una soluzione che ti permetta di completare le attività in modo più rapido ed efficiente, che sia compatibile con le altre tecnologie e apparecchiature utilizzate, che riduca gli errori, che non sia così costosa o difficile da mantenere... e l'elenco continua.

Desideri un software veterinario moderno, che non si limiti a digitalizzare i processi manuali, ma che migliori in modo misurabile i flussi di lavoro dello studio e alleggerisca la pressione sul personale. Insomma, vuoi un gestionale che ti semplifichi la vita.

La buona notizia è che la scelta non manca. Il problema è che ci sono molti gestionali veterinari tra cui scegliere.

Come iniziare la ricerca? Quali sono le qualità da ricercare in un nuovo programma veterinario? E quali domande dovresti porti?

Ecco alcune delle domande più frequenti e le nostre migliori risposte per aiutarti a prendere questa importante decisione.

Domande fondamentali da chiedersi per la scelta di un gestionale veterinario:

1 - Meglio scegliere un gestionale veterinario basato su server oppure su cloud?

2 - Quali compiti si possono automatizzare con un gestionale veterinario?

3 - Quali integrazioni sono disponibili per un gestionale veterinario?

4 - Posso configurare il gestionale veterinario in base alle esigenze del mio studio?

5 - Quale implementazione e assistenza offre il gestionale veterinario?

1.Meglio scegliere un gestionale veterinario basato su server oppure su cloud?

Tutti i gestionali veterinari rientrano in una di queste due categorie: basati su server o basati su cloud. Ognuno di essi presenta vantaggi e svantaggi da valutare attentamente.

Un programma gestionale basato su server richiede in genere di scaricare un programma che risiede localmente nel computer dello studio veterinario. Inoltre, tutti i dati raccolti dal programma vengono archiviati sul server di proprietà dello studio e conservati in loco. Per alcuni, questo livello di controllo sul software e sull'hardware del sistema è l'ideale, ma questa preferenza presenta una serie di considerazioni particolari.

Innanzitutto, possedere e mantenere i server è costoso. Un nuovo server può raggiungere i 30.000 dollari e in genere deve essere sostituito ogni 3-5 anni. Si deve inoltre pagare il supporto di professionisti informatici per la manutenzione e le riparazioni necessarie, nonché per intervenire in caso di perdita di dati.

A proposito di dati, un sistema gestionale su server richiede un backup quotidiano dei dati, spesso eseguito manualmente. I costi di assistenza mensile o annuale dei fornitori di backup dei dati si aggirano in genere sulle migliaia di dollari all'anno.

Infine, un programma su server deve essere aggiornato regolarmente, il che può richiedere ore e, se si tratta di una clinica aperta 24 ore su 24, blocca di fatto le operazioni.

Un gestionale basato sul cloud è, per molti versi, un antidoto a quello su server. Il programma basato sul cloud significa che vive e opera all'interno del vostro browser di navigazione. Non è necessario scaricare alcun software, né sono necessari server per archiviare i dati. Tutte le informazioni sui clienti/pazienti vengono automaticamente salvate e protette su server su Internet altamente criptati.

Un sistema basato sul cloud elimina la necessità (e il costo) di un'assistenza informatica aggiuntiva e gli aggiornamenti del software avvengono in genere automaticamente, evitando tempi di inattività. Senza i costi di mantenimento dei server, aggiornamenti software lenti e backup giornalieri dei dati, avrete un sistema che vi permetterà di gestire il vostro studio in modo più agile.

Il software gestionale veterinario basato su cloud è accessibile anche su dispositivi mobili, ideale per le cliniche mobili e per chi è sul campo, ed è progettato per integrarsi facilmente con altri strumenti e apparecchiature di terze parti utilizzati quotidianamente, tra cui diagnostica, comunicazioni con i clienti, pagamenti e app per i proprietari degli animali.

Infine, in quanto servizio in abbonamento, il gestionale basato sul cloud è spesso molto più conveniente di una soluzione su server.

Che sia basato su server su cloud, scegli un gestionale che offra a te e al tuo staff la massima flessibilità, che si aggiorni facilmente e spesso e che si integri bene con gli altri strumenti essenziali che utilizzate quotidianamente. Questo, alla fine, vi farà risparmiare tempo, denaro e frustrazione.

2. Quali compiti si possono automatizzare con un gestionale veterinario?

L'automazione delle attività e delle funzioni di routine è la chiave per risparmiare tempo. Quanto più un sistema di gestione dello studio consente di "impostare e dimenticare" o di eseguire le operazioni nel minor numero possibile di passaggi (o click), tanto più tempo e attenzione si possono dedicare ai pazienti. Inoltre, poiché le automazioni richiedono una minore immissione manuale di dati, si assisterà a una riduzione degli errori e di altre incongruenze.

Nella ricerca di un software veterinario, prendi in considerazione strumenti di automazione integrati che aiutino a semplificare tutto, dai promemoria per gli appuntamenti e le cartelle cliniche alla fatturazione e al pagamento. Alcune di queste automazioni includono:

• Promemoria automatici - Per programmare e-mail o SMS di promemoria per i clienti per prenotare nuovi appuntamenti, ricordare loro le prossime visite o informarli che è arrivato il momento di comprare nuovi farmaci per il loro animale domestico.
• Modelli per l'inserimento rapido dei dati: attingete a modelli già pronti per inserire facilmente le note del cliente, gli elementi del trattamento, le istruzioni per la dimissione e i promemoria per i trattamenti più comuni.
• Integrazione dei test di laboratorio - Importazione automatica dei risultati di laboratorio, sia in clinica che esterni, e allegazione alla pagina di consultazione del paziente.
• Fatturazione e pagamenti -Per ogni voce di trattamento, è possibile acquisire automaticamente gli addebiti, generare una fattura con il marchio dello studio e inviare l'importo della fattura direttamente al terminale di pagamento.
• Gestione dell'inventario -Impostare soglie di inventario, tenere traccia delle scorte disponibili e generare automaticamente riordini quando si scende sotto i livelli minimi.

Mentre esplori le funzionalità di automazione, raccogli informazioni dal tuo personale sulle attività che richiedono più tempo, che sono inefficienti o che ostacolano l'esperienza del cliente. Ad esempio, sapere quanti minuti al giorno vengono spesi per aggiornare manualmente il conteggio dell'inventario vi aiuterà a quantificare i vantaggi di uno strumento di automazione.

3. Quali integrazioni sono disponibili per un gestionale veterinario?

Cambiare sistema gestionale non deve significare dover ricominciare da zero con tutti gli strumenti e le attrezzature. L'ideale sarebbe che il programma scelto permettesse di integrare la maggior parte, se non tutte, delle altre applicazioni, piattaforme e sistemi che lo studio già utilizza e che preferisce continuare a utilizzare.

• Diagnostica/apparecchiature di laboratorio
• Comunicazione con i clienti
• Fornitori (Inventario)
• Pagamenti
• Compagnie assicurative
• App per proprietari di animali domestici

Non sempre è possibile trasferire tutti gli strumenti preferiti su un nuovo software veterinario. In tal caso, informati se il software dispone di un'API aperta, che offre l'accesso a sviluppatori di strumenti di terze parti per creare le integrazioni necessarie a ottimizzare l'efficienza del flusso di lavoro. In ogni caso, chiedi quali sono le alternative comparabili agli strumenti preferiti e se queste integrazioni costano di più.

4. Posso configurare il gestionale veterinario in base alle esigenze del mio studio?

Diffida di un gestionale presentato come una soluzione "unica". Allo stesso modo in cui i piani di trattamento sono progettati in modo unico per ogni paziente, avrai bisogno di un software veterinario che possa essere adattato alla configurazione unica del vostro studio.

Le automazioni e le integrazioni, come descritto in precedenza, sono caratteristiche importanti da ricercare, ma non è detto che servano tutte, almeno non subito. Cerca di capire quanto sia modulare il tuo prossimo gestionale e scopri se permette di disattivare alcune funzioni (anche se temporaneamente) che non sono necessarie per i vostri flussi di lavoro unici e che altrimenti altererebbero l'esperienza dell'utente.

Non preoccuparti se non hai ancora chiara la configurazione del tuo software veterinario ideale: si tratta di un processo di scoperta! E quando avrai scelto una soluzione, questo processo sarà una parte importante della tua esperienza di implementazione. A proposito...

5. Quale implementazione e assistenza offre il gestionale veterinario?

L'introduzione di un nuovo gestionale al proprio personale richiede un'attenta pianificazione, una formazione approfondita e la consapevolezza che ci vorrà del tempo prima che tutti si ambientino completamente. Anche il gestionale veterinario basato sul cloud più facile da usare richiede comunque una certa quantità di apprendimento collettivo.

Più che il software in sé, è l'azienda (e la sua etica) che vi sta dietro che conta. Un gestionale deve includere persone (non solo chatbot) che siano a vostra disposizione fin dall'inizio del processo di acquisto, attraverso l'implementazione e la formazione, e mentre continuate a ottimizzare l'uso quotidiano del programma.

Il livello di attenzione e guida personalizzata che il gestionale è in grado di fornire è un fattore chiave di differenziazione. Sono disposti a insegnarvi non solo come funzionano i loro strumenti, ma anche perché? E saranno un partner empatico nel processo di apprendimento, dall'identificazione e comprensione dei vostri fattori di stress alla dimostrazione di come il software potrebbe aiutarvi a risolvere tali problemi?

Domande fondamentali da porre su implementazione e formazione:

• C'è la possibilità di effettuare l'implementazione in remoto o in loco?
• L'implementazione è inclusa nel costo del gestionale o ha un costo aggiuntivo?
• Il vostro team di implementazione include persone che hanno lavorato in uno studio veterinario?
• In genere quanto tempo (giorni o settimane) richiede un'implementazione?
• Come verranno trasferiti in modo sicuro i dati della mia clinica nel nuovo sistema?
• Il giorno del lancio del nostro nuovo sistema, ci sarà un'interruzione delle nostre attività?
• Esistono strumenti di supporto e/o formazione aggiuntiva per il nuovo personale che assumo?

Domande fondamentali da porre sull'assistenza clienti:

• L'assistenza clienti in italiano è disponibile gratuitamente?
• Avrò a un account manager dedicato?
• Siete disposti a ricevere feedback sul gestionale e suggerimenti per migliorare le funzionalità?
• In quanto tempo in genere l'assistenza clienti risolve i problemi?

In conclusione: Il tuo gestionale veterinario ti semplifica la vita o no?

Il segreto di un buon gestionale è che non intralci il lavoro che amate fare: prendervi cura dei vostri pazienti e impegnarvi con i clienti.

Con ogni probabilità, non riuscirete a perfezionare i ritmi del vostro nuovo software il primo giorno. Ma con pazienza, lavoro di squadra e il supporto necessario, il nuovo software veterinario dovrebbe funzionare in parallelo con il flusso del vostro studio, facendovi risparmiare tempo, automatizzando le attività di routine, migliorando l'esperienza dei clienti e fornendovi informazioni più approfondite sullo stato di salute della vostra attività.

Se il vostro sistema attuale è terribilmente lento, complicato, limitato nelle funzionalità e nell'assistenza - e lo sentite dire dal personale e dai clienti - allora potrebbe essere il momento di cambiare.