Un software gratuito per la gestione delle cliniche veterinarie può sembrare musica per le orecchie di un manager o di un proprietario, soprattutto se la clinica è nota per offrire cure a basso costo. Dopotutto, anche i programmi software basici dovrebbero essere in grado di semplificare le operazioni e migliorare l'esperienza del cliente, giusto?
In questo articolo analizziamo perché la realtà è più complessa di così, e come evitare i rischi di affidarti ad un software veterinario che si definisce “economico”.
Otto motivi per cui un software veterinario gratuito rappresenta un rischio per il tuo studio
I motivi per cui non dovresti adottare un sistema gestionale gratuito sono probabilmente familiari a chiunque abbia mai cercato di risparmiare, per poi spendere di più sul lungo termine. Vediamo come questi concetti si applicano al tuo studio veterinario.
Funzionalità limitateLimited functionality
Il tuo software non deve limitarsi soltanto a dare informazioni di base sull'animale. Dagli appuntamenti alla fatturazione, fino alla gestione dell'inventario, il software gratuito spesso non dispone delle funzionalità avanzate necessarie per completare le attività in modo efficiente. Inoltre, molti software gratuiti presentano un certo grado di sovrapposizione o ridondanza nei loro strumenti e app, il che può creare confusione tra il personale su quali utilizzare.
Problemi di sicurezza dei dati
I tuoi clienti dipendono da te per mantenere al sicuro le informazioni finanziarie e personali. Il software gratuito potrebbe non dare priorità alla sicurezza dei dati, il che può portare a fughe di dati o violazioni della sicurezza.
Tieni presente che i criminali sono diventati più abili nell'identificare i programmi più facili da hackerare, rendendo i software gestionali gratuiti il loro bersaglio principale. Inoltre, se lavori con fornitori di terze parti, il software gratuito può inavvertitamente dare loro accesso alle informazioni sbagliate.
Una scarsa sicurezza dei dati non comporta solo il rischio di violazioni della conformità, ma anche una perdita di credibilità che può provocare la chiusura stessa della clinica.
Costi nascosti
Il software potrebbe non costarti nulla, ma se vuoi migliorarlo e mantenerlo, potresti incappare in costi nascosti, ad esempio se volessi aggiungere nuove funzionalità di pagamento al software o se i sistemi si chiudono inaspettatamente.
Queste piccole implementazioni possono pesare notevolmente. A lungo termine, potresti finire per spendere di più rispetto al costo iniziale di un fornitore di software veterinari più affidabile.
Assistenza inaffidabile
I fornitori di software gratuiti offrono diversi livelli di assistenza clienti. Quindi, anche se possono assicurare la loro completa disponibilità ad una clinica in caso di malfunzionamento, in una situazione critica quest'affermazione potrebbe non essere veritiera.
Più un problema si protrae nel tempo, che si tratti di un piccolo intoppo tecnico, di una massiccia violazione di dati o di un evento meteorologico catastrofico, più le tue operazioni quotidiane saranno ostacolate.
Mancanza di aggiornamenti e manutenzione
Il software ha bisogno di essere aggiornato e sottoposto a manutenzione regolarmente per difendersi dai bug e poter ottimizzare la compatibilità con il resto della tecnologia della clinica.
I fornitori di software veterinari gratuiti potrebbero non riuscire ad attenersi a questi programmi di aggiornamento a volte estenuanti, o non riuscire ad eseguirli affatto. Se il tuo software non è a prova di bomba, la tua clinica sarà esposta a rischi di tipo legale.
Stabilità del fornitore
Il software gestionale gratuito è valido quanto il suo fornitore. Se il fornitore non ha lavorato a fondo sul proprio modello di business o non riesce a generare incassi sufficienti, i suoi sforzi possono diventare precari nella migliore delle ipotesi.
Il fornitore potrebbe persino abbandonare il progetto per dedicarsi a un'altra attività, con un conseguente disservizio o addirittura l'assenza del servizio stesso. Se il fornitore del software fallisce del tutto, potresti essere improvvisamente costretto a cambiare sistema. Ciò provoca problemi di migrazione che alla fine comportano la perdita o la compromissione dei dati.
Difficoltà di integrazione
Dal software di contabilità alle apparecchiature di laboratorio, il software veterinario gratuito non può sostituire tutti i software necessari in uno studio.
Se il software veterinario gratuito non è compatibile con gli altri software, puoi ritrovarti a dover affrontare una serie infinita di inconvenienti nelle tue operazioni quotidiane. Ciò può comportare un peggioramento dell'efficienza della clinica rispetto al passato, quando ancora non erano stati introdotti i cosiddetti strumenti di efficienza.
Problemi di scalabilità
Non è detto che le cliniche di piccole dimensioni restino piccole per sempre. Se il numero di pazienti aumenta o se vuoi offrire nuovi servizi (ad esempio chirurgia, esami, ecc.), il software gratuito potrebbe non essere in grado di adeguarsi alle tue esigenze. Ciò può comportare una battuta d'arresto per la tua clinica, soprattutto se il personale dipende troppo dalle funzionalità del software.
Suggerimenti per l'acquisto di un software veterinario
Il software veterinario è il collante che tiene insieme una clinica. Deve essere flessibile, facile da usare e affidabile, con un'assistenza clienti all'altezza. Quando si tratta della propria tecnologia, ogni struttura avrà priorità diverse, dalle integrazioni alla reportistica, fino alle funzionalità personalizzabili.
Come per tutte le nuove decisioni aziendali, devi anche prendere in considerazione l'adattabilità del tuo personale. Non è mai facile cambiare sistema; anche gli studi più efficienti dovranno affrontare intoppi logistici per far sì che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Tieni presente che solo perché un software è pieno zeppo di strumenti personalizzabili, ciò non lo rende necessariamente più facile da usare. Un afflusso di funzionalità a volte può solo confondere e generare frustrazione nel personale, demotivandolo.
