Come mi disse una volta uno dei miei ex datori di lavoro, "la medicina veterinaria non è un lavoro dalle 9.00 alle 17.00". Questo è certamente vero e ci saranno sempre emergenze nel tardo pomeriggio che occasionalmente ci costringeranno a lavorare fino a tardi. Tuttavia, rimanere al lavoro oltre l'orario di chiusura dovrebbe essere l'eccezione, non la regola.
Che tu abbia una famiglia che ti aspetta a casa o che ad aspettarti a casa siano il divano e Netflix, meriti di poter lasciare il lavoro in orario più spesso. Gli orari imprevedibili rendono impossibile programmare gli eventi serali, incidendo negativamente sull'equilibrio tra lavoro e vita privata e rendendoti più incline al burnout.
Come si può aumentare la probabilità di lasciare il lavoro in orario? Di seguito, alcuni consigli su come gestire al meglio il tuo orario di lavoro.
1. Pianifica del tempo per la comunicazione con i clienti.
I veterinari più impegnati ricevono diverse telefonate al giorno, ognuna delle quali richiede l'attenzione del medico. È probabile che dobbiate anche esaminare i risultati di laboratorio, contattando i clienti per discutere i risultati e formulare raccomandazioni sul trattamento. Le telefonate dei clienti sono un aspetto prevedibile della medicina veterinaria, quindi è necessario riservare del tempo per gestire questo aspetto del lavoro.
Ogni due ore, riservate dieci o venti minuti alla "comunicazione con i clienti". In questo modo potrete distribuire le comunicazioni con i clienti nell'arco della giornata, senza doverle affrontare appena prima di uscire. La presenza di più momenti dedicati alla comunicazione con i clienti migliorerà anche il servizio ai clienti e l'assistenza ai pazienti, aumentando la probabilità che le questioni urgenti vengano affrontate rapidamente.
2. Lascia appuntamenti liberi per le visite urgenti della giornata.
Se il tuo studio è al completo, come molti in questo momento, ricevere una telefonata da un cliente con un problema urgente può creare un certo scompiglio. Prenotare il cliente per il prossimo appuntamento disponibile, che potrebbe essere a distanza di giorni o addirittura settimane? Indirizzarlo all'ambulatorio di emergenza, che potrebbe essere già sovraccarico? Oppure invitare il cliente a portare il suo animale domestico, prenotando un doppio appuntamento e riducendo sia l'appuntamento esistente che la visita urgente? Nessuna di queste opzioni è l’ideale per i clienti, per i pazienti né per il tuo team.
Probabilmente il tuo studio riceve ogni giorno diverse richieste di visite urgenti. Tienine conto quando crei il tuo piano di appuntamenti e lascia almeno tre slot per le visite urgenti nell'agenda di ciascun medico ogni giorno. Riserva questi appuntamenti agli animali malati che hanno davvero bisogno di cure urgenti, per ridurre la tentazione di prenotare due volte.
3. Lascia libero l'ultimo appuntamento della giornata.
Quando esci dalla sala visite dopo l'ultimo appuntamento, sei in grado di prendere immediatamente le chiavi, uscire dalla porta della clinica e tornare a casa? Probabilmente no. Dopo aver terminato l'ultimo appuntamento, probabilmente hai ancora qualche telefonata da fare, qualche e-mail che richiede una risposta, qualche paziente in pensione o ricoverato che ha bisogno di un breve esame e qualche piano di trattamento da creare o aggiornare prima di lasciare il lavoro per la giornata.
Se il tuo studio chiude alle 18:00, non prendere l'ultimo appuntamento alle 17:40. Concediti uno o due blocchi di appuntamenti liberi proprio alla fine della giornata, in modo da poter terminare i tuoi compiti di cura dei pazienti entro la chiusura dello studio.
4. Migliora l'efficienza delle cartelle cliniche.
L'uso di modelli per le cartelle cliniche computerizzate può ridurre il tempo dedicato alla digitazione delle cartelle dopo ogni paziente. Cerca di completare la cartella clinica di ogni paziente subito dopo la visita (mentre il tecnico sta preparando la stanza successiva), per evitare di finire la giornata con una montagna di cartelle cliniche che richiedono tutta la tua attenzione.
Con un software basato su cloud, è possibile inserire le cartelle cliniche anche da casa. Questa può essere un'opzione preziosa per le giornate particolarmente frenetiche, oppure si può scegliere di renderla parte della propria routine quotidiana. Esci dal lavoro, goditi la serata e poi finisci le poche cartelle cliniche rimaste prima di andare a letto (o la mattina presto). L'inserimento delle cartelle cliniche è spesso più agevole quando si è tranquilli a casa, invece che nella frenesia di una clinica veterinaria dove ci sono sempre distrazioni.
5. Semplifica l'istruzione dei clienti.
La maggior parte dei veterinari dedica una parte significativa della propria giornata all'istruzione dei clienti. Sebbene questa sia certamente una parte importante del lavoro, è possibile fornire informazioni di qualità ai clienti in modo più efficiente, riducendo al minimo la perdita di tempo?
I tecnici veterinari e gli assistenti possono essere addestrati a fornire la maggior parte delle informazioni ai clienti durante le visite ai nuovi cuccioli e ai gattini. Le dispense scritte possono integrare le spiegazioni verbali, fornendo ai clienti materiale da rivedere a casa.
Anche spiegare una nuova condizione medica complessa può essere più facile se si utilizza il personale di supporto e le dispense scritte. Lascia che sia il tuo tecnico veterinario a fornire una panoramica generale della patologia e le raccomandazioni terapeutiche di base, quindi dai al cliente il tempo di esaminare il materiale didattico scritto fornito dall'ospedale. Una volta che il cliente ha ricevuto questa panoramica generale, potrai concentrarti sulle raccomandazioni specifiche per il paziente e rispondere alle sue domande.
6. Delegare, delegare, delegare.
In molti ambulatori, i veterinari si occupano di compiti che potrebbero essere svolti da un tecnico veterinario o da un assistente veterinario ben addestrato. Individua le occasioni per delegare nel corso della giornata.
Tra i compiti che si possono considerare tra quelli delegabili ci sono:
- Chiamare i clienti con i risultati degli esami di laboratorio, soprattutto in caso di risultati normali o leggermente anormali.
- rispondere a semplici domande mediche che non richiedono l'intervento del veterinario
- Effettuare chiamate di controllo su animali malati, coinvolgendo il veterinario solo se necessario.
- Inserire le cartelle cliniche in sala visite, mentre si dettano i risultati dell'esame.
Utilizzare il personale di supporto al massimo delle sue capacità non solo renderà la vostra vita più facile, ma aumenterà anche la soddisfazione lavorativa dei tecnici veterinari. Molti tecnici veterinari si sentono sottoutilizzati nel loro ruolo e voi potete porre rimedio a questa frustrazione delegando efficacemente i compiti.
Bisogna impegnarsi
Uscire dal lavoro in orario richiede una pianificazione e uno sforzo consapevoli. È probabile che dobbiate apportare modifiche alla programmazione e all'organizzazione del vostro studio, modificando anche il vostro modo di affrontare la giornata lavorativa. Per uscire in orario, dovrete tenere a mente questo obiettivo fin dal momento in cui entrate nella porta, concentrandovi sull'efficienza per tutto il giorno. Anche se all'inizio questi cambiamenti possono sembrare impegnativi, presto diventeranno una seconda natura e potrete raccogliere i frutti di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e di una riduzione del rischio di burnout.
