Det er mange faktorer som kan få deg til å konkludere med at det er på tide å bytte ut administrasjonssystemet. Etter hvert som veterinærvirksomheten utvikler seg, vil du kanskje innse at dagens system ikke holder tritt med endringene. Et system som er utdatert, kostbart og lite fleksibelt, kan resultere i ineffektivitet, frustrasjon og sviktende ytelse.
Du vet at du ikke kan fortsette å bruke et system som ikke vokser i takt med deg – så du begynner å se etter en løsning som lar deg fullføre oppgaver raskere og mer effektivt, som er kompatibel med andre teknologier og utstyr som du bruker, som reduserer feil og som ikke er så kostbar eller vanskelig å vedlikeholde, og så videre.
Du ønsker en programvareløsning som gjør veterinærpraksisen klar for fremtiden – en som ikke bare digitaliserer de manuelle prosessene, men som også målbart forbedrer arbeidsflyten og avlaster personalet. Du ønsker en løsning som gjør livet enklere.
Den gode nyheten er at du har mange administrasjonssystemer å velge mellom. Den dårlige er at du har mange administrasjonssystemer å velge mellom.
Så, hvordan går du frem? Hvilke egenskaper bør du se etter i et nytt administrasjonssystem? Og hvilke spørsmål bør du stille?
Her finner du spørsmålene vi hører oftest samt våre beste svar for å hjelpe deg med denne viktige beslutningen.
Spørsmålene du bør stille når du skal skaffe et administrasjonssystem:
- Bør jeg velge serverbasert eller skybasert programvare?
- Hvilke oppgaver kan jeg automatisere med veterinærprogramvare?
- Hvilke integrasjoner er tilgjengelige for veterinærprogramvare?
- Kan jeg konfigurere veterinærprogramvaren etter praksisens behov?
- Hvilken implementering og support tilbyr veterinærprogramvaren?
1 – Bør jeg velge serverbasert eller skybasert administrasjonssystem?
Alle administrasjonssystemer faller inn under en av to kategorier: serverbasert eller skybasert. Det er fordeler og ulemper med begge, som du bør avveie opp mot funksjonene praksisen trenger for å vokse.
Et serverbasert administrasjonssystem krever vanligvis at du laster ned en programvare som kjøres lokalt i praksisens datanettverk. Alle dataene som programvaren samler inn, lagres da på servere som du eier og har stående i egne lokaler. Noen liker å ha denne kontrollen over systemets programvare og maskinvare, men da bør man være klar over hva det innebærer.
For det første er det kostbart å eie og drifte servere. En ny server kan koste så mye som 300 000 kr og må vanligvis skiftes ut etter 3 – 5 år. Du må også betale for vedlikehold og reparasjon av IT-utstyr, samt for tiltak hvis data skulle gå tapt.
Et serverbasert administrasjonssystem krever dessuten daglige sikkerhetskopieringer, som ofte utføres manuelt, og du står ansvarlig for å sikre at serverne overholder alle regler knyttet til personvern.
Serverbasert programvare må også oppdateres regelmessig, noe som kan ta flere timer – og hvis du driver en døgnåpen klinikk, vil det sette en effektiv stopper for driften.
Et skybasert administrasjonssystem gjør at du slipper mye av den fysiske håndteringen. En skybasert programvare åpnes og brukes i nettleseren. Du trenger ikke laste ned noen programvare, og du trenger heller ikke servere til å lagre dataene. All klient-/pasientinformasjon sikkerhetskopieres automatisk og lagres trygt på krypterte Internett-servere.
Uten høye serverkostnader, trege programvareoppdateringer og daglige sikkerhetskopieringer får du et system som lar deg administrere praksisen på en enklere måte.
Skybasert programvare kan også brukes på mobile enheter – noe som er ideelt for mobile klinikker og de som jobber ute i felten – og den er designet for enkel integrasjon med andre tredjepartsverktøy og -utstyr som du bruker hver dag, inkludert diagnostikk, klientkommunikasjon, betaling og apper for kjæledyreiere.
Skybaserte administrasjonssystemer er abonnementsbaserte og derfor ofte mye rimeligere enn egne systemer i egne lokaler.
Enten du går for serverbasert eller skybasert, bør du velge et administrasjonssystem som gir deg og personalet størst fleksibilitet (trenger du f.eks. ekstern/mobil tilgang?), som holder seg oppdatert og som enkelt kan integreres med verktøyene du bruker hver dag. Dette vil til syvende og sist spare deg for tid, penger og frustrasjon.
2 – Hvilke oppgaver kan jeg automatisere med veterinærprogramvare?
Automatisering av rutinemessige oppgaver og funksjoner er avgjørende for å kunne spare tid. Jo mer et administrasjonssystem lar deg automatisere prosedyrer eller utføre dem med så få trinn (eller klikk) som mulig, desto mer tid kan du bruke på pasientene. Og fordi automatiseringer krever mindre manuell inntasting av data, vil du se en reduksjon i antall feil og unøyaktigheter.
I jakten på et administrasjonssystem bør du se etter integrerte automasjonsverktøy som hjelper deg med å strømlinjeforme alt fra avtalepåminnelser og behandlingsopplegg til fakturering og betaling. Noen av disse automatiseringene kan være:
- Automatiserte påminnelser – Planlegg e-post- eller SMS-påminnelser til klienter for å sette opp nye avtaler, minne dem på timer eller informere dem om at de må bestille nye medisiner til kjæledyret.
- Maler for rask kartlegging –Bruk ferdige maler til å legge inn klientnotater, behandlingspunkter, oppfølgingsinstrukser og vanlige behandlingspåminnelser.
- Integrasjon av laboratorietester – Importer laboratorietester automatisk – både interne og eksterne – og legg ved pasientens konsultasjonsside.
- Fakturering og betaling –Få automatisk opp prisene for hvert behandlingspunkt, generer en faktura og send fakturabeløpet direkte til betalingsterminalen.
- Lagerstyring – Angi terskelverdier for lagerbeholdning, få oversikt over beholdningen, og opprett automatisk nye ordrer når beholdningen faller under minimumsnivåene.
Når du undersøker automasjonsmuligheter, bør du forhøre deg med personalet om hvilke oppgaver som er mest tidkrevende, ineffektive eller forstyrrende for klientopplevelsen. Hvis du for eksempel vet hvor mange minutter som går med hver dag til manuell lagertelling, vil det hjelpe deg med å kvantifisere fordelene med et automasjonsverktøy.
3 – Hvilke integrasjoner er tilgjengelige for veterinærprogramvare?
Når du bytter administrasjonssystem, skal du ikke måtte starte forfra igjen med alt av verktøy og utstyr. Det bør helst være slik at systemet du velger, lar deg integrere – om ikke alle – så i hvert fall de fleste av appene, plattformene og systemene som praksisen allerede bruker og ønsker å fortsette å bruke.
Den neste administrasjonsløsningen bør inkludere følgende integrasjoner:
- Diagnose-/laboratorieutstyr
- Klientkommunikasjon
- Lagerforsyning
- Betalinger
- Forsikringstilbydere
- Apper for kjæledyreiere
Det er imidlertid ikke sikkert at du kan migrere alle foretrukne verktøy til det nye administrasjonssystemet. Da bør du finne ut om programvaren har åpen API, noe som vil gi tredjepartsutviklere mulighet til å lage integrasjonene du trenger for å optimalisere effektiviteten. Du bør uansett kartlegge sammenlignbare alternativer til de foretrukne verktøyene og om disse integrasjonene vil koste mer.
4 – Kan jeg konfigurere veterinærprogramvaren etter praksisens behov?
Vær på vakt mot administrasjonssystemer som selger seg inn som «universalløsninger». På samme måte som man utarbeider unike behandlingsplaner for hver pasient, trenger du en løsning som kan skreddersys til din unike praksis.
Men selv om løsningen dekker dine etablerte behov, må du tenke på hvordan kjernefunksjonaliteten kan hjelpe deg med å utføre hverdagsoppgavene på en mer effektiv måte. Med andre ord: Møter løsningen deg der du er, og kan den hjelpe deg dit du skal på en mer effektiv måte?
Automatiseringer og integrasjoner, som beskrevet ovenfor, er viktige egenskaper å se etter, men det er ikke sikkert at du trenger alle – i hvert fall ikke med en gang. Undersøk hvor modulært det neste administrasjonssystemet skal være, og finn ut om det lar deg undertrykke bestemte funksjoner (om enn bare midlertidig) som du ikke trenger i arbeidsflyten og som ellers vil gi en dårligere brukeropplevelse.
Hvis du ennå ikke har funnet ut hvordan det ideelle administrasjonssystemet skal konfigureres, er det ingen grunn til bekymring – det er en oppdagelsesprosess! Og når du har bestemt deg for en løsning, vil denne prosessen være en viktig del av implementeringsopplevelsen. Apropos det …
5 – Hvilken implementering og support tilbyr veterinærprogramvaren?
Når du skal introdusere et nytt administrasjonssystem for personalet, krever det nøye planlegging, grundig opplæring og en forståelse av at det vil ta tid før alle har akklimatisert seg helt. Selv den mest brukervennlige skybaserte programvaren krever en viss grad av kollektiv tilvenning.
Det handler mer om selskapet (og deres etos) enn om selve programvaren. Du bør kunne forvente at administrasjonsløsningen inkluderer mennesker (ikke bare chatbots) som er tilgjengelige for deg helt fra starten av kjøpsprosessen, gjennom implementering og opplæring, og til du har begynt å optimalisere den daglige bruken av programvaren.
Nivået av personlig brukerveiledning som løsningen kan tilby, er svært viktig for hvilken løsning man bør velge. Er de villige til å lære deg ikke bare hvordan verktøyet fungerer, men også hvorfor? Og vil de være en empatisk samarbeidspartner i læringsprosessen, der de identifiserer og forstår stressfaktorene og viser hvordan programvaren kan hjelpe deg med å løse disse utfordringene?
Viktige spørsmål å stille rundt implementering og opplæring:
- Kan jeg velge om jeg vil utføre implementeringen eksternt eller internt?
- Er implementeringen inkludert i prisen på løsningen, eller tas det ekstra betalt for dette?
- Inkluderer implementeringsteamet folk som tidligere har jobbet for veterinærpraksiser?
- Hvor lenge (dager eller uker) varer en typisk implementering?
- Hvordan vil klinikkens data migreres trygt til det nye systemet?
- Vil det bli avbrudd i driften i forbindelse med implementeringen av det nye systemet?
- Finnes det selvhjelpsverktøy og/eller ytterligere opplæring for nye medarbeidere jeg ansetter?
Viktige spørsmål å stille om kundesupport:
- Tilbys det gratis support på vårt språk?
- Vil jeg ha tilgang til en dedikert kundebehandler?
- Er dere mottakelige for feedback på programvaren og forslag til fremtidige forbedringer?
- Hvor lang tid tar det vanligvis å løse kundesupportsaker?
Konklusjon: Gjør administrasjonssystemet hverdagen enklere?
Det som definerer et godt administrasjonssystem, er at det ikke kommer i veien for det du liker å gjøre: behandle dyr og omgås klienter.
Du vil trolig ikke få teken på alle funksjonene i den nye løsningen den første dagen. Men med en porsjon tålmodighet, teamwork og support vil den nye administrasjonsløsningen etter hvert smelte inn i arbeidsflyten – og spare deg for tid, automatisere rutinemessige oppgaver, forbedre klientopplevelsen og gi deg inngående kunnskap om virksomheten.
Hvis dagens system er frustrerende tregt, komplisert, begrenset i funksjonalitet og support – og du hører det fra personalet og klientene – kan det være på tide å bytte.
Vil du vite mer? Bestill et møte med oss nå.
