La eficiencia es un concepto recientemente rescatado y empleado para casi absolutamente todo lo que tenga que ver con la productividad, el tiempo y el dinero. Pero ser eficientes es una cosa muy precisa, ser eficiente es realizar adecuadamente una función, una actividad.
Diariamente en nuestro negocio generamos una lista larguísima de funciones que tenemos que llevar a cabo, desde que subimos la persiana o nos montamos en el coche para empezar las consultas, hasta que cerramos caja y hacemos balance del día, pasando por crear registros y documentaciones varias para los perfiles de nuestros pacientes, para medicación, pautas…etc.
Estas actividades se pueden realizar de mil maneras y en el orden que uno quiera, pero somos conscientes de que si comenzamos la consulta sin subir la persiana, tendremos un problema de ubicación y no podremos realizar correctamente nuestra visita. Eso es falta de eficiencia.
Tenemos claro que el orden de los factores, en algunos casos si que altera el producto, pero ¿y el modo en el que lo hacemos?
La manera en que hacemos las cosas muchas veces es muy propia, no tiene ningún tipo de truco o misterio, las hacemos porque las aprendimos a hacer así, o nos enseñaron de ese modo. Eso no significa que las hagamos ni bien ni mal, las cosas se hacen y se quedan hechas, que “en el fondo” es lo importante.
Pero aquí viene la pregunta, ¿eso es lo importante? ¿Qué se quede hecho a toda costa? Creo que podemos llegar un poquito más allá y plantearnos si los recursos que empleo en realizar esa tarea me compensan. Y la compensación no tiene porque ser económica, tenemos que grabarnos a fuego que “el tiempo es oro” como ya comentábamos en nuestro anterior artículo Crecimiento y beneficios.
Por eso es interesante analizar de qué recursos dispongo y como los usos. Vamos a ir un poco más al detalle de la cuestión y a refrescarte las ideas:
Tiempo
Mi máximo valor. Sin él no puedo llevar a cabo mi trabajo, pero tampoco puedo disfrutar de mi vida personal, aspirar a cumplir mis sueños, o simplemente tener tiempo para acariciar a mi propio gatito.
Evidentemente no puedo proyectar un crecimiento empresarial de ningún tipo, porque en cuanto me falta ese tiempo, el resto de recursos pierden valor espontáneamente.
Dependiendo del estadio de crecimiento de mi clínica veterinaria requeriré solo de mi tiempo o también el de mis empleados, con lo cual se multiplica el “oro” que poseemos y por lo tanto el cuidado con el que tenemos que tratar ese material sensible. Tengamos en cuenta que es inversamente proporcional a nuestra salud emocional y al estrés al que nos sometemos. A menor disponibilidad de tiempo, mayor es el estrés con el que ejecutamos las tareas.
Y porque no, comentemos el factor exponencial del ERROR: a mayor estrés, mayor número de errores, mayor frustración, caída de la eficiencia, caída del ánimo, problemas emocionales, equipo disfuncional = Pérdida de tiempo.
Por lo tanto es una pescadilla que se muerde la cola. Este posiblemente sea el gran problema de muchas de las empresas que no tienen en cuenta cómo un deficiente uso del tiempo, puede provocar una cascada de problemas mayores que repercuten en el resto de recursos.
El personal y su bienestar
Como ya hemos comentado en el punto anterior, tu y tu personal, son un recurso único y valioso que tenemos que cuidar para que el engranaje de tu empresa sea realmente eficiente. De ti y de ellos dependerá la productividad y de ahí la calidad con la que se llevan a cabo todas las actividades indispensables para que tu clínica funcione correctamente. De ahí dependerá que tus pacientes y clientes, se sientan bien atendidos, en confianza, con seguridad de saber que acuden a los mejores profesionales.
Pero no solo se trata de que uno como profesional sea más eficiente sanando o tratando pacientes, si no de como se lleva a cabo esto: en que estado estamos, como disfrutamos de nuestra profesión, del tiempo que le podemos dedicar a las consultas, de la calidad con la que podemos hacerlo. Y de cómo las labores diarias del veterinario o veterinaria, que no sean pasar consulta o atender a sus pacientes, se vean disminuidas por herramientas o tecnología que propicie su agilización.
Herramientas y tecnología
Lo que está claro es que hay una herramienta que todos los negocios necesitan y que apenas requiere de nuestros recursos para ponerla en marcha, ya que seguro que en nuestra clínica contamos con un ordenador y con conexión a internet. El uso de tecnología para la eficiencia en la gestión administrativa de nuestros centros veterinarios, no debería de ser una novedad, si no un elemento esencial para el buen funcionamiento de todo el engranaje.
Si no dispones de una herramienta de este tipo, deberías seguir leyendo nuestro post sobre “el salto a la gestión digital..." y si ya dispones de un software de gestión, pero dudas de si es el que más se adapta a tu negocio, sigue leyendo “las 5 preguntas que deberías hacerte.…”
Lo importante es comprender que la tecnología y las herramientas de gestión están para facilitarnos la vida, no para sustituirnos, para mejorar nuestra eficiencia y liberar tiempos que están siendo mal invertidos.
Evidentemente según el tamaño de nuestra clínica veterinaria, dispondremos de unos u otros aparatos que nos ayuden a cubrir en mayor o menor medida las necesidades de nuestros pacientes. O tendremos que derivarlos a otros centros u hospitales que dispongan de ese tipo de aparataje como podrían ser Rayos X, quirófanos completos o sala de rehabilitación.
Seguramente este tipo de tecnologías tengan un coste elevado para según qué tipo de centros veterinarios. Por eso dependerán directamente de los recursos dinero y espacio, y repercutirá en el personal que tengamos para gestionar ese tipo de equipos.
Espacio
El espacio tiene una doble vertiente que tenemos que tener en cuenta: es un recurso pero también es un coste. Al igual que el personal con el que trabajamos y que conjuntamente conforman “el tamaño” que tiene nuestra clínica. A excepción de las clínicas móviles o que hacen consultas a domicilio, el resto de centros o las prácticas veterinarias en general, suelen llevarse a cabo en un espacio que nos permitirá mejorar nuestra eficiencia a la hora de pasar consulta, tener una sala de espera o de vender más productos de los que dispongamos, tanto por la disposición del espacio, como por su posibilidad de almacenamiento.
A mayor espacio, mayor coste, pero mayor posibilidad de ampliar los servicios que ofrecemos o del personal que podemos contratar para ampliar horas de consulta o tipo de consultorio. Es importante analizar minuciosamente que el crecimiento espacial equivaldrá al crecimiento empresarial, porque no son proporcionales, a menos que tengas realmente bajo control la eficiencia y la gestión administrativa de tu empresa.
Dinero
Lo ganamos y lo gastamos. Pero hay maneras de hacerlo y hay una correlación entre ellas y ahí vendría el tema de productividad. Este es un gran tema del que hablar, y que posiblemente toquemos en próximas publicaciones, pero en esta sección iremos al punto importante que nos concierne al respecto del dinero como recurso para la eficiencia. Y la clave sería ¿Dónde invertimos el dinero que ganamos a través de las consultas y las posibles ventas de productos u otros servicios de nuestra clínica?
Si el tiempo no se puede comprar, debemos saber como usarlo correctamente. Como exprimirlo conscientemente ayudándonos del resto de recursos que nos pueden hacer ser más eficientes y por ende multiplicar los recursos que tenemos o al menos mantenerlos sanos y activos.
La ganancia de dinero y la posibilidad de inversión es directamente proporcional a la capacidad que tengamos de explotar eficientemente el tiempo y el espacio que tenemos. Y si conseguimos que la rueda funcione correctamente entraremos en la ruta hacia el crecimiento.
Y ahora sí, ¿crees que lo tienes todo bajo control? Si tras analizar todos estos puntos de tu empresa, sientes que algo falla, pide cita con nuestro equipo de veterinarios especializados y te ayudaran a mejorar tu hoja de ruta hacia la eficiencia con #ProvetCloud, nuestros software de gestión veterinaria en la nube.
