Asianmukainen kirjanpito on eläinklinikoilla, kuten kaikissa muissakin yrityksissä, ehdottoman tärkeää. Joitakin asiakirjoja täytyy säilyttää tietty aika määräysten takia, ja toiset kannattaa säilyttää, koska niiden sisältämät tiedot auttavat tehostamaan yrityksen toimintaa. Mitkä ovat asianmukaisen kirjanpidon menetelmät ja hyödyt yrityksellesi?
Kirjanpidon tärkeyden ymmärtäminen on elintärkeää jokaiselle eläinklinikalle. Klinikalla voidaan tuottaa valtava määrä asiakirjoja joka kuukausi – sopimuksia, laskuja, erikoistarjousten ehtoja, raportteja jne. Useimmat niistä sisältävät arkaluonteisia tai yrityksen menestymisen kannalta olennaisia tai hyödyllisiä tietoja. Näistä syistä kirjanpito on todella tärkeää kaikenlaisessa liiketoiminnassa. Miten sinun sitten pitäisi suhtautua tähän tehtävään tehokasta asiakirjanhallintaa varten?
Yritysasiakirjojen merkitys eläinklinikalla
On monia syitä, joiden vuoksi yrityksesi täytyy säilyttää tiettyjä asiakirjoja määrätyn ajan. On tärkeää ja monissa tapauksissa välttämätöntäkin säilyttää yrityksen asiakirjat. Varmista, että tiedät, millaisia asiakirjoja sinun on säilytettävä ja kuinka kauan, missä muodossa ja miten.
Esimerkiksi sopimusten ja laskujen kaltaisten asiakirjojen lisäksi, joiden säilytysaika on säädetty virallisesti kyseisessä maassa, voi olla hyvä säilyttää myös yritykselle lisäarvoa tuottavat tiedot. Useimmat yrityksiä pyörittävät ymmärtävät varsin hyvin, miten tärkeää on huolehtia organisaation kirjanpidosta. Kysymys ei ole siitä, miksi meidän tulee huolehtia kirjanpidosta, vaan siitä, miten se on parasta tehdä.
Yrityksen kirjanpito: miten sen voisi hoitaa?
Vaikka useimmat yrittäjät tietävät, että heidän on säilytettävä asiakirjoja, kaikki eivät ole tietoisia tarkan kirjanpidon tärkeydestä. Muutama vuosikymmen sitten kaikki yritykset säilyttivät asiakirjojaan ja tietojaan perinteisessä paperimuodossa. Nykyään on olemassa vaihtoehto. Asiakirjat voidaan arkistoida digitaalisessa muodossa. Omaa arkistoa ei tarvita lainkaan.
Asiakirjanhallintapalvelut
Monet markkinoilla toimivat yritykset muistuttavat yritysten omistajia kirjanpidon tärkeydestä ja tarjoavat asiakirjanhallintapalveluja. Jos päätät hallinnoida asiakirjoja tällä tavalla, sinun ei tarvitse huolehtia yritystietojen käsittelystä ja tallentamisesta arkistoon, vaan voit yksinkertaisesti maksaa kolmannelle osapuolelle sen tekemisestä puolestasi.
Sisäinen asiakirjanhallinta
Jos huolehdit asiakirjoista yrityksen sisällä, pystyt hallitsemaan tietoja paremmin ja säästät rahaa hallinnoiduissa palveluissa. Eläinklinikan tietoja voidaan hallinnoida yrityksen sisällä kahdella tavalla. Ensimmäinen on vanhanaikainen tapa, jossa perinteiset asiakirjat pidetään tallessa. Toinen tapa on innovatiivinen ja älykäs pilvipohjainen eläinklinikan hallintajärjestelmä, jonka avulla työntekijät voivat luoda asiakirjoja verkossa muutamassa sekunnissa.
Edut sisäisestä kirjanpidosta digitaalisessa muodossa
Provet Cloud -hallintajärjestelmä eläinklinikoille helpottaa työtä käytännössä kaikilla tasoilla. Seuraavaksi on muutamia asianmukaisen kirjanpidon etuja.
Yritystietojen suojaus
Paperisena säilytettävät asiakirjat voivat tuhoutua (tulipalossa, tulvassa jne.) tai ne voidaan varastaa. Asiakirjojen säilytys verkossa ja pilvessä on paljon parempi vaihtoehto. Pilviratkaisujen tarjoajilla on tarvittavat resurssit yritystietojesi suojauksen varmistamiseksi.
Nopea pääsy asiakirjoihin
Teetkö päivän etätöitä kotoa käsin? Digitaalinen sisäinen kirjanpito tukee etätyötä. Voit käyttää yritystietoja, luoda uusia asiakirjoja tai allekirjoittaa asiakirjoja sähköisesti yhdellä napsautuksella eläinklinikan hallintajärjestelmässä, olinpaikastasi ja ajankohdasta riippumatta.
Parempi liiketoimintatiedon hallinta
Joissakin klinikkasi hallussa olevissa asiakirjoissa on tietoja, joiden avulla yrityksesi pystyy tekemään entistä perustellumpia päätöksiä. Jos valitset Provet Cloudin, saat hyvin suojatun tietovarasto-ohjelmiston, joka voidaan integroida liiketoimintatiedon hallintatyökaluihin. Kaikkia sähköisessä muodossa tallennettuja tietoja on helppo käsitellä, jolloin niistä voidaan tehdä hyödyllisiä johtopäätöksiä.
Tehokas asiakirjojen kierto
Hyvin toimiva tietojen kierto tehostaa koko eläinklinikan toimintaa. Monissa tapauksissa asiakirjat voidaan käsitellä automaattisesti. Tällöin sinä ja henkilöstösi pystytte keskittymään tärkeimpään eli eläinpotilaidesi hoitoon.
Sisäinen kirjanpito voi olla helppoa. Ota meihin yhteyttä ja pyydä ohjelmistomme esittely, jolloin näet, miten se voi helpottaa päivittäistä työtäsi.
