Korrekt journalföring på veterinärkliniker (eller något annat företag, för den delen) är helt avgörande. Vissa dokument måste helt enkelt lagras under en viss tid på grund av regelverk och vissa behålls eftersom de är fyllda med information som kan hjälpa dig att effektivisera din verksamhet. Vilka är metoderna och fördelarna med att föra register på ett korrekt sätt i din verksamhet?
Att förstå vikten av att föra register är avgörande för varje veterinärklinik. En klinik kan producera ett överflöd av dokument varje månad – kontrakt, fakturor, villkor för specialerbjudanden, rapporter osv. De flesta av dem innehåller känsliga uppgifter eller information som är viktig eller helt enkelt användbar för verksamhetens framgång. Det är kort sagt därför journalföring är så viktig i alla typer av veterinärverksamheter. Men hur ska man ta sig an denna uppgift för att hantera dokumentationen effektivt?
Vikten av dokumenthantering på en veterinärklinik
Det finns många anledningar till varför du behöver lagra vissa dokument i din verksamhet under en viss tidsperiod. Det är inte bara viktigt att föra register, i många situationer är det en nödvändighet. Se till att du vet vilken typ av dokument du måste lagra, hur länge, i vilken form och hur.
Förutom dokument som kontrakt och fakturor vars lagringstid definieras av myndigheter, bör du också överväga att lagra dokument som ger ditt företag mervärde. De flesta som driver företag förstår ganska väl vikten av registerföring i en verksamhet. Frågan är inte: ”varför ska vi föra register”, utan ”hur”?
Journalföring i företag: vilka tillvägagångssätt kan du följa?
Även om de flesta verksamhetsägare vet att de måste lagra dokument är inte alla medvetna om vikten av korrekt journalföring. För några decennier sedan lagrade alla företag sina dokument och information i traditionell pappersform. Numera finns det ett alternativ. Du kan arkivera din dokumentation i digital form. Du behöver inte ens ha ett eget arkiv.
Tjänster för dokumentationshantering
Det finns många företag på marknaden som påminner verksamheter om varför det är viktigt att föra register och erbjuder tjänster för dokumentationshantering. Om du bestämmer dig för att välja det här tillvägagångssättet för att hantera dokument behöver du inte oroa dig för att bearbeta och lagra dokument i dina arkiv. Du behöver bara betala en tredjepart för att göra det åt dig.
Intern dokumenthantering
Att ta hand om dokument internt ger dig mer kontroll över dina uppgifter och gör att du kan spara in pengar på externa tjänster. Det finns två sätt att hantera dokumenthantering internt. Det första är det gammalmodiga sättet, vilket betyder att lagra dokument på det traditionella viset. Det andra sättet är mycket mer innovativt och smartare – en molnbaserad programvara för hantering av veterinärkliniker som gör det möjligt för dina anställda att skapa digitala dokument på några sekunder.
Fördelar med att föra register internt i digital form
Provet Cloud journalsystem förenklar ditt arbete på praktiskt taget alla nivåer. Här är några av fördelarna med korrekt journalföring.
Säkerhet för dokumentationen
Dokument som lagras i pappersform i ett arkiv kan förstöras (vid brand, vid översvämning osv.) eller till och med stjälas. Att ha dokumenten i digital form, i en molnlösning, är ett mycket bättre alternativ. Leverantörer av molnlösningar har lämpliga resurser för att säkerställa att dina dokument är säkra.
Snabb tillgång till dokumentation
Behöver du jobba hemifrån under dagen? Att föra register i digital form gör distansarbete lättare. Du kan till exempel komma åt dina journalanteckningar, skapa nya dokument eller signera några med en e-signatur med bara ett klick, var som helst och när som helst via fjärråtkomsten av journalsystemet.
Bättre affärsintelligens
En del dokument hos din klinik innehåller information som kan göra det möjligt för ditt företag att fatta mer beslut baserade på faktisk data. Om du väljer Provet Cloud får du tillgång till datalagerprogramvara med gott skydd som kan integreras med business intelligence-verktyg. Alla data som lagras i elektronisk form blir lätta att bearbeta för att skapa användbara affärsinsikter.
Effektiv dokumentcirkulation
Effektiv journalcirkulation påverkar effektiviteten på hela veterinärkliniken positivt. I många fall tas dina dokument om hand automatiskt. Det gör att du och din personal kan fokusera på det som är viktigt – att ta hand om patienterna.
Journalföring kan vara enkelt. Kontakta oss och fråga om en demo av vår programvara för att ta reda på hur den kan förenkla ditt dagliga arbete.
