Dopo una visita alla clinica veterinaria, che potrebbe essere stata impegnativa e stressante, l'ultima cosa che un proprietario di animali desidera è un processo di pagamento complicato. Idealmente, saldare una fattura dovrebbe richiedere solo pochi secondi, senza nemmeno dover estrarre una carta di credito. Troppo spesso, però, un sistema di pagamento obsoleto causa ritardi e frustrazione.
Per “obsoleto” si intende un sistema di pagamenti non integrato. Ciò significa che la funzione di elaborazione dei pagamenti di una clinica opera separatamente dai sistemi di prenotazione degli appuntamenti, di gestione delle cartelle cliniche e di gestione dell'inventario, richiedendo al personale di inserire manualmente e riconciliare le informazioni su tutte le piattaforme.
Purtroppo per il cliente, questo inserimento di dati tra piattaforme richiede tempo. E se l'importo sulla fattura viene inserito erroneamente nel terminale di pagamento, addebitando al cliente più del dovuto? Quando il cliente scopre l'errore, il processo deve essere annullato e ricominciato da capo.
I consumatori richiedono transazioni rapide e senza intoppi in tutti gli acquisti, e la clinica veterinaria non fa eccezione. E poiché le cliniche sono sempre più occupate e cercano modi per lavorare in modo più efficiente, ci sono tutte le ragioni per considerare l'antidoto a questo scenario: una soluzione di pagamento completamente integrata.
Cos'è un sistema di pagamenti integrati per le cliniche veterinarie?
Un sistema di pagamenti integrati collega direttamente i terminali di pagamento al software gestionale della tua clinica. In questo modo, invece di richiedere l'inserimento manuale dei dati da un sistema all'altro, puoi trasferire gli importi delle fatture immediatamente al terminale di pagamento con un semplice clic.
Quando il pagamento viene effettuato – ad esempio, utilizzando la carta memorizzata in modo sicuro del cliente – le informazioni della transazione vengono automaticamente aggiornate nella cartella clinica del paziente. E se sono necessari rimborsi o correzioni, tali modifiche sono sincronizzate e riflesse nel software gestionale.
In breve, un sistema di pagamenti integrati lavora in tandem con il tuo software gestionale, eliminando molti dei passaggi dispendiosi in termini di tempo e soggetti a errori nel processo di pagamento e riconciliazione.
Quali sono i principali vantaggi di un sistema di pagamenti integrati per le cliniche veterinarie?
Operazioni semplificate
I pagamenti integrati rendono obsolete molte delle frustrazioni inutili legate ai pagamenti e alla riconciliazione finanziaria. Quando i pagamenti vengono elaborati tramite il software gestionale collegato, il personale non deve più inserire manualmente i dettagli di pagamento in sistemi separati per la fatturazione e la gestione delle cartelle cliniche, riducendo il tempo impiegato in questi compiti e minimizzando il rischio di errori umani. Questo non solo offre ai tuoi clienti una transazione più veloce dopo l'appuntamento, ma consente un flusso di lavoro più efficiente e libera tempo per concentrarsi su attività più critiche.
Maggiore precisione e meno errori
Ogni volta che è richiesta l'immissione manuale, si apre la porta agli errori. E quando si tratta di informazioni di pagamento inserite erroneamente, può costare non solo tempo ma anche denaro alla clinica o al cliente. Un sistema di pagamento integrato aggiorna automaticamente tutti i record pertinenti, garantendo precisione e coerenza. Quando si commettono meno errori, i registri finanziari della clinica sono molto più affidabili.
Aumento dei ricavi grazie a una maggiore efficienza
È molto semplice: più efficiente è la gestione della tua clinica, maggiori sono i ricavi.. Risparmiare anche solo 10 secondi per transazione si somma rapidamente. Supponiamo che la tua clinica elabori 20.000 transazioni all'anno. Utilizzando una soluzione di pagamenti integrati, risparmieresti oltre 55 ore che puoi dedicare ad altre parti del tuo business. Questo include meno tempo dedicato a correggere errori derivanti dall'elaborazione manuale dei pagamenti e più tempo per prendersi cura dei pazienti.
Anche i vostri clienti apprezzeranno la comodità e la flessibilità di un sistema di pagamenti integrato, che li fidelizzerà al vostro studio. E quando i pagamenti sono in ritardo o in sospeso, strumenti come i promemoria automatici possono aiutarvi a risolvere i debiti molto più rapidamente.
Esperienza del cliente migliorata
I clienti si aspettano convenienza ed efficienza. Un sistema di pagamento integrato può offrire molteplici opzioni di pagamento (ad esempio, carte di credito/debito, portafogli digitali e pagamenti online), fornendo la flessibilità di scegliere il metodo di pagamento preferito. Il risultato: una transazione molto più fluida, veloce e conveniente.
Report finanziari in tempo reale
Un sistema di pagamento integrato consente l'accesso immediato ai dati finanziari, facilitando la gestione del flusso di cassa e la pianificazione finanziaria. I report in tempo reale aiutano a identificare tendenze, monitorare i flussi di entrate e tenere traccia dei pagamenti in sospeso. Questo livello di trasparenza e controllo finanziario è fondamentale per monitorare la salute finanziaria della clinica e migliorare i processi decisionali.
Maggiore sicurezza e conformità
La sicurezza delle informazioni dei clienti dovrebbe essere una preoccupazione fondamentale per la clinica. I sistemi di pagamento integrati sono progettati con funzionalità di sicurezza avanzate per proteggere i dati sensibili – inclusi crittografia, tokenizzazione e conformità agli standard del settore.
Gestione migliorata dell'inventario e delle forniture
Mantenere un inventario accurato di farmaci, vaccini e altre forniture è cruciale per fornire cure adeguate. Un sistema di pagamenti integrati può aggiornare automaticamente i livelli di inventario in base alle vendite e all'uso, riducendo il rischio di esaurimento delle scorte. Con il monitoraggio automatico dell'inventario, puoi mantenere livelli di stock ottimali per essere sempre preparato a soddisfare le esigenze dei pazienti.
Fatturazione e gestione delle fatture semplificate
La fatturazione può essere complessa. Con un sistema di pagamento integrato, puoi consolidare tutte le attività di fatturazione in una piattaforma unica per garantire che le fatture siano accurate, inviate prontamente e facili da comprendere per i clienti. Questo ti aiuta anche ad automatizzare la gestione dei pagamenti ricorrenti e dei piani di pagamento, facilitando ai clienti la gestione delle spese veterinarie.
Provet Pay, la soluzione di pagamenti integrati di Provet Cloud
Il giusto sistema di pagamento integrato può fare meraviglie per il modo in cui gestisci la tua clinica, affrontando immediatamente alcune delle inefficienze più persistenti. Con una soluzione completa come Provet Pay, che funziona come un'estensione nativa di Provet Cloud, puoi offrire ai tuoi clienti molteplici modalità di pagamento convenienti, eliminare l'inserimento manuale dei dati e la riconciliazione delle fatture, ridurre i pagamenti in sospeso, migliorare il flusso di cassa e molto altro.
Scopri di più su Provet Pay.
