L'efficienza è il nuovo mantra nella medicina veterinaria. Come abbiamo imparato durante la pandemia di COVID-19, una scarsa efficienza può rapidamente portare a clienti insoddisfatti e team esausti. Sebbene la pandemia sia stata una situazione estrema e insolita, ha evidenziato quanto velocemente la carenza di personale, i cambiamenti nei protocolli e le inefficienze possano influire sulle operazioni.
Le inefficienze portano a sprechi di tempo e a una ridotta produttività. Identificare e correggere i principali sprechi di tempo in una clinica veterinaria può aiutare i team a fare di più in meno tempo, migliorando le prestazioni della clinica, la soddisfazione dei clienti e il benessere dei dipendenti.
Ecco i principali fattori che compromettono l’efficienza e come la tecnologia può aiutarti a superarli.
1. Compiti amministrativi manuali
Gestire manualmente le informazioni nei software della clinica può essere noioso e ripetitivo. Tra i maggiori sprechi di tempo ci sono l’aggiornamento dei dati di pazienti e clienti, la gestione delle richieste di assicurazione, l’invio di documenti clinici e l’elaborazione dei pagamenti. Inoltre, l'inserimento manuale è soggetto a errori, che richiedono ulteriori correzioni e quindi ulteriore tempo.
I gestionali veterinari basati su cloud possono semplificare questi processi. Funzionalità come la fatturazione integrata con un solo clic eliminano l'inserimento manuale e riducono i tempi di creazione delle fatture. Inoltre, la registrazione online e i moduli di pre-accettazione riducono il tempo speso durante il check-in, mentre le funzioni di gestione assicurativa automatizzano l'invio delle richieste.
2. Programmazione degli appuntamenti
I team di front desk dedicano molto tempo alla gestione del calendario, tra telefonate, pianificazione e riprogrammazione manuale, gestione degli appuntamenti mancati e blocchi di tempo per urgenze. Una pianificazione inefficiente può compromettere il flusso di lavoro dell’intera giornata.
Nonostante alcune cliniche siano ancora riluttanti a implementare la prenotazione online, i moderni sistemi di prenotazione hanno fatto passi da gigante. Con un software basato su cloud, è possibile impostare regole di pianificazione che automatizzano il processo e consentono al personale di concentrarsi sulla revisione quotidiana del calendario.
Strumenti avanzati con intelligenza artificiale possono gestire calendari complessi, come quelli di cliniche multi-sede e le cliniche mobili, e inviare promemoria automatici, comunicazioni post-visita e raccolta depositi per ridurre al minimo i no-show.
3. Telefonate
Le comunicazioni telefoniche, pur quanto utili, spesso consumano tempo che potrebbe essere risparmiato con alternative digitali. Grazie alla tecnologia, molte interazioni quotidiane possono essere automatizzate o gestite digitalmente, riservando le telefonate per conversazioni veramente importanti.
I software basati su cloud offrono strumenti di comunicazione integrati e supportano l'integrazione con applicazioni esterne. Promemoria automatici e messaggi di follow-up via email o SMS consentono di mantenere una comunicazione costante con i clienti senza intaccare il tempo operativo. Applicazioni per i clienti permettono inoltre di inviare richieste e messaggi, che il team può gestire in momenti dedicati.
4. Gestione dell'inventario
Molte cliniche veterinarie si affidano ancora a metodi manuali per gestire l'inventario. Ciò comporta ordini frequenti e interventi improvvisi per risolvere problemi di scorte. Questo approccio può generare disagi operativi.
I sistemi di inventario integrati nei software veterinari consentono di tracciare automaticamente le scorte e di effettuare ordini direttamente dai fornitori preferiti. Inoltre, le funzioni di reportistica forniscono dati sull'andamento degli acquisti e sull'utilizzo dei prodotti, migliorando la comprensione delle esigenze della clinica.
5. Cartelle cliniche
La compilazione delle cartelle cliniche richiede una quantità significativa di tempo ogni giorno. Spesso, i membri del team rimangono oltre l’orario di lavoro per completare le registrazioni, sacrificando il proprio tempo personale.
I gestionali veterinari basati su cloud possono utilizzare l’intelligenza artificiale per generare automaticamente istruzioni di dimissione, materiali educativi e raccomandazioni di follow-up. Ulteriori strumenti di trascrizione possono ascoltare le visite e creare automaticamente note, eliminando la necessità di ricordare dettagli alla fine della giornata.
6. Gestione dei software
Con la crescente varietà di tecnologie disponibili, il personale spesso deve destreggiarsi tra più programmi e finestre, rallentando le operazioni. L'adozione di software basati su cloud elimina questa frammentazione, integrando molte funzionalità in un unico programma.
Questi software si evolvono con la tecnologia, evitando la necessità di aggiornamenti costosi, licenze aggiuntive o server potenziati. Con un sistema centralizzato e scalabile, è possibile ottimizzare sia il flusso di lavoro che l’esperienza dei clienti.
Punti chiave
- Le inefficienze nei flussi di lavoro delle cliniche veterinarie portano a perdite di tempo e riduzione della produttività.
- Identificare i principali sprechi e adottare tecnologie moderne, come i software veterinari basati su cloud, aiuta a risolvere queste criticità, migliorando l'efficienza e il benessere del team.
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