Det finns många faktorer som kan få dig att dra slutsatsen att det är dags att byta ut journalsystemet på din klinik. I takt med att veterinärbranschen utvecklas kan du upptäcka att ditt nuvarande system inte har lyckats hålla jämna steg med förändringarna. Systemet kanske är föråldrat, dyrt eller saknar flexibilitet och kan ligga till grund för mycket ineffektivitet, frustration och prestandabrister.
Du har kommit fram till att du inte kan fortsätta använda ett system som inte utvecklas och förbättras, så du börjar leta efter en lösning som är mer effektiv, är kompatibelt med andra tekniska lösningar och utrustning du använder, minskar fel, inte är så dyrt eller svårt att underhålla... listan bara fortsätter.
Du vill ha en systemlösning som sätter dig i position att möta veterinärbranschens framtid – en lösning som gör mer än att bara digitalisera dina manuella processer, det ska också märkbart förbättra klinikens arbetsflöden och minska påfrestningen på personalen. Du vill ha ett journalsystem som gör ditt liv enklare.
Den goda nyheten är att det finns många lösningar och journalsystem att välja mellan. Och problemet är att det finns många lösningar och journalsystem att välja mellan.
Så hur ska du börja söka? Vilka egenskaper i ett nytt journalsystem ska du leta efter? Och vilka frågor bör du ställa?
Nedan följer några av de stora frågorna vi ofta hör, tillsammans med våra bästa svar för att hjälpa dig fatta detta viktiga beslut.
Grundläggande frågor att ställa om en journalsystem:
- Bör jag välja serverbaserat eller molnbaserat journalystem?
- Vilka uppgifter kan jag automatisera med journalsystemet?
- Vilka integreringar finns tillgängliga för journalsystem?
- Kan jag konfigurera journalsystemet för min veterinära verksamhets behov?
- Implementering och support - hur fungerar det?
1 - Bör jag välja ett serverbaserat eller molnbaserat journalsystem?
Alla journalsystem tillhör en av två kategorier: serverbaserade eller molnbaserade. De har båda sina fördelar och nackdelar att väga mot varandra när du överväger vilka funktioner din klinik behöver.
Ett serverbaserat journalsystem kräver vanligtvis att du hämtar ett program som ligger lokalt i klinikens datornätverk. Dessutom lagras all data som journalsystemet registrerar på servrar som du äger och som finns på kliniken. För vissa är den här nivån av kontroll över systemets programvara och maskinvara idealisk, men det skapar också en hel del andra saker som bör tas i beaktning.
För det första är det dyrt att äga och underhålla servrar. En ny server kan kosta flera hundra tusen kronor och behöver vanligen bytas ut vart tredje till femte år. Du behöver också betala för IT-support för nödvändigt underhåll och reparationer, och som kan ingripa vid dataförluster.
På tal om data måste data i ett serverbaserat journalsystem säkerhetskopieras dagligen, oftast manuellt, och du är ansvarig för att se till att dina servrar uppfyller alla datasekretesskrav.
Till sist måste programvaran till ett serverbaserat journalsystem uppdateras regelbundet, något som kan ta flera timmar – och om ni är en klinik med 24-timmarsjour stannar verksamheten på kliniken.
Ett molnbaserat journalsystem löser många av problemen med system på plats. Molnbaserat journalsystem betyder att du kommer åt det i webbläsaren. Du behöver inte hämta någon programvara, och inte heller servrar för att lagra dina data. All kund-/patientinformation säkerhetskopieras automatiskt och säkras på molnbaserade servrar med stark kryptering.
Ett molnbaserat system tar bort behovet av och utgifterna för extra IT-support, och programuppdateringar görs typiskt sett automatiskt, vilket inte ger något avbrott i verksamheten.
Utan stora extrakostnader för servrar, långsamma programuppdateringar och daglig säkerhetskopiering av data, får du ett system som gör det möjligt att administrera din klinik på ett smidigare sätt.
Molnbaserade journalsystem är tillgängliga på mobila enheter – perfekt för mobila kliniker och besök hos patienter – de är också skapade för att enkelt integreras med andra tredjepartsverktyg och utrustning du använder dagligen, inklusive diagnostik, kundkommunikation, betalningar och appar för djurägare.
Sist men inte minst: som en prenumerationsbaserad tjänst är molnbaserat journalsystem för klinikadministration ofta en mycket mer kostnadseffektiv lösning en ett serverbaserat på plats..
Du bör välja det journalsystem som ger dig och din personal störst fördelar i form av flexibilitet (dvs. behöver du fjärråtkomst), uppdateras enkelt och ofta och går bra att integrera med andra nödvändiga verktyg du använder varje dag. I slutändan sparar det tid, pengar och frustration.
2 - Vilka uppgifter kan jag automatisera med ett journalsystem?
Nyckeln till att spara tid är att automatisera rutinuppgifter. Ju mer ett journalsystem gör det möjligt att uträtta saker med så få steg (eller klick) som möjligt, desto mer tid och uppmärksamhet kan du ägna åt patienterna. Och eftersom automatisering kräver mindre manuell datainmatning, minskar fel och andra avvikelser.
När du letar efter ett journalsystem bör du titta efter inbyggda automatiseringsverktyg som hjälper dig automatisera allt från påminnelser om bokade tider, journalskrivnin och behandlingar till fakturering och betalning. Några av automatiseringarna är:
- Automatiserade påminnelser -Schemalägg påminnelser via e-post eller SMS till kunderna för att boka nya tider, påminna om kommande besök eller tala om att det är dags att boka den årliga vaccinationen etc.
- Mallar för snabb journalskrivning - Dra nytta av färdiga mallar för att enkelt skriva in anteckningar, paketpriser, hemgångsråd och påminnelser för vanliga behandlingar.
- Integrering av laboratorietester -Importera labbresultat automatiskt – såväl interna som externa – och bifoga dem på patientens konsultationssida.
- Fakturering och betalning -Registrera avgifter automatiskt, skapa en faktura med klinikens logga och skicka fakturabeloppet direkt till betalterminalen för varje behandlingspaket.
- Lagerhantering - Ställ in miniminivå på lagersaldon, sökfunktion i tillgängliga lager och generera automatiskt nybeställningar när någon artikel går under miniminivån.
När du utforskar möjligheterna med automatisering, bör du samla in information från personalen om vilka uppgifter som är mest tidskrävande, ineffektiva eller störande för kundupplevelsen. Om du t.ex. vet hur många minuter om dagen som går till att uppdatera lagersaldot manuellt hjälper det dig fastställa fördelarna med att använda ett automatiseringsverktyg.
3 - Vilka integreringar finns tillgängliga för journalsystem?
Att byta journalsystem behöver inte betyda att du måste börja om från början med alla verktyg och all utrustning. Idealiskt tillåter det journalsystem du väljer att du kan integrera appar, plattformar och system som kliniken redan använder, och helst vill fortsätta använda.
De integreringar som finns tillgängliga med ditt nästa journalsystem bör omfatta:
- Diagnostik-/laboratorieutrustning
- Kundkommunikation
- Leverantörer
- Betalningar
- Försäkringsgivare
- Appar för djurägare
Du kanske inte kan migrera alla verktyg du föredrar till ett nytt journalsystem. Ta i så fall reda på om programvaran har en öppen API, som ger utvecklare av tredjepartsverktyg åtkomst att skapa de integreringar du behöver för att optimera arbetsflödets effektivitet. Om det inte är möjligt bör du fråga om jämförbara alternativ till de verktyg du föredrar och om de integreringarna kostar mer.
4 - Kan jag konfigurera journalsystemet för min veterinära verksamhets behov?
Var försiktig med ett journalsystem som marknadsför sig med att det är en lösning som passar alla. På samma sätt som behandlingsplaner är unikt anpassade för varje patient, behöver ditt journalsystem skräddarsys så att det passar de unika förhållandena på din klinik.
Även om lösningen verkar vara anpassad efter dina behov, kan du tänka på hur de centrala funktionerna kan leda dig mot snabbare vägar att uträtta vardagliga arbetsuppgifter. Med andra ord: möter lösningen dig där du är, och kan den också hjälpa dig komma dit du ska på ett mer effektivt sätt?
Automatiseringar och integreringar, som beskrivs ovan, är viktiga funktioner att titta efter, men du kanske inte behöver allihop – åtminstone inte just nu. Undersök hur modulärt ditt nästa journalsystem är, och ta reda på om det tillåter att du stänger av vissa funktioner (även om det bara är tillfälligt) som är onödiga för dina specifika arbetsflöden och annars bara skulle göra användarupplevelsen rörig.
Oroa dig inte om du inte redan har kartlagt hur ditt perfekta journalsystem ska konfigureras – det är en upptäcktsprocess! Och när du har bestämt dig för en lösning blir den processen en viktig del av implementeringsupplevelsen. På tal om det...
5 - Implementering och support - hur fungerar det?
Att införa ett nytt journalsystem på din klinik kräver noggrann planering, grundlig utbildning och en förståelse för att det tar tid innan alla har vant sig helt. Även det mest användarvänliga molnbaserade journalsystem kräver att klinikens kollektiva hjärna ”programmerar om sig”.
Det är inte bara själva journalsystemet utan företaget bakom den och deras grundsyn. Vänta dig att en lösning för journalsystem har människor (inte bara chattbotar) som finns tillgängliga för dig från början av inköpsprocessen, genom implementering och utbildning, och medan du fortsätter optimera den dagliga användningen av journalsystemet.
Den nivå av individuell uppmärksamhet och vägledning som lösningen kan ge är en viktig utmärkande faktor. Är de beredda att lära dig inte bara hur deras verktyg fungerar utan också varför? Och kommer de att vara en medkännande partner i inlärningsprocessen, från att identifiera och förstå dina stressmoment till att visa hur journalsystemet kan hjälpa dig bemöta de utmaningarna?
Viktiga frågor om implementering och utbildning:
- Har jag möjlighet att utföra implementeringen via fjärranslutning eller på plats?
- Ingår implementeringen i kostnaden för journalsystemet, eller tillkommer det avgifter?
- Består implementeringsteamet av personer som tidigare arbetat i klinikmiljö?
- Hur länge (dagar eller veckor) tar en vanlig implementering?
- Hur migreras klinikdata säkert till vårt nya system?
- Blir det något avbrott i vår verksamhet den dag vi tar det nya systemet i bruk?
- Finns det självhjälpsverktyg och/eller extra utbildning för nyanställd personal?
Viktiga frågor om kundsupport:
- Finns det lokal kundsupport utan kostnad?
- Har jag tillgång till en dedikerad kundansvarig?
- Tar ni emot feedback om journalsystemet och förslag om förbättrade funktioner?
- Hur lång tid i allmänhet tar kundsupport-problem att lösa?
Kärnpunkten: Gör journalsystemet ditt liv enklare i arbetet?
Ett recept för hemligheten bakom ett bra journalsystem är att det inte kommer ivägen för arbetet du älskar att göra: att ta hand om djuren.
Du kommer säkert inte att lära dig allt om det nya journalsystemet den första dagen. Men med tålamod, teamwork och nödvändig support ska ditt nya journalsystem fungera parallellt med flödet på din klinik – samtidigt som det sparar tid, automatiserar rutinuppgifter, förbättrar kundupplevelsen och ger djupare insikter om hur ditt företag mår.
Om ditt nuvarande journalsystem är frustrerande långsamt, komplicerat, har begränsade funktioner och support – och du hör det från personal och kunder – kan det vara dags att byta.
Vill du veta mer? Boka ett möte med oss nu.
