Det er meget almindeligt, at folk glemmer aftaler. Det er nok sket for os alle på et tidspunkt. Man gør det ikke med vilje, men i løbet af en travl hverdag er det nemt at glemme, at man havde bestilt en tid. Det kan være et stort irritationsmoment for virksomheden. Når en kunde glemmer deres aftale, er den tid spildt. Det kan være, at de ikke var i stand til at give en tid til en anden, fordi tiden allerede var booket.
Påmindelser om aftaler kan være til stor gavn for din veterinærklinik.
At glemme en aftale er naturligvis også irriterende for kunden. Du bliver flov, og det er muligt, at du bliver nødt til at vente et stykke tid på at få en ny aftale. Der kan også være et gebyr, som kunden skal betale for den ubrugte tid. Så man kan roligt sige, at det er en negativ oplevelse for både virksomhedsejere og kunder, når nogen glemmer deres aftale.
Det kan gøres nemmere at huske aftaler ved at bruge en SMS-påmindelsestjeneste. Når kunden modtager en automatisk påmindelse om den kommende aftale, er det meget mere sandsynligt, at han eller hun husker aftalen. Derudover er det også meget praktisk, hvis der er mulighed for at tilføje aftalen i sin kalender fra en reservationsbekræftelse.
Der findes mange forskellige typer automatiseret påmindelsessoftware, der kan bruges til at håndtere afsendelse af påmindelser, men der er også systemer til administration af veterinærpraksis, der giver mulighed for at sende automatiske påmindelser.
Hvorfor er det vigtigt at bruge påmindelser i din klinik?
Brug af automatiske påmindelser er en fantastisk måde at reducere antallet af udeblivelser, og det forbedrer også kundeoplevelsen. Det er en win-win-situation. Der er ingen indtægtstab for dyrlægeklinikken, og kunden behøver ikke at bekymre sig om, hvordan de skal huske aftalen.
- Antallet af udeblivelser i din klinik kan reduceres til næsten nul. Det betyder, at der ikke er noget indtægtstab for din klinik, og medarbejdernes tid er ikke spildt.
- Gør kundeoplevelsen bedre. Rettidig påmindelse om kommende aftaler giver en god oplevelse for kunderne. Kunder bør kunne stole på at blive mindet om deres aftaler.
- Aftaler kan arrangeres ret lang tid i forvejen. Planlægger du en kontrolaftale flere måneder i forvejen, er det endnu mere sandsynligt, at kunden glemmer det. Derfor er det meget vigtigt, at du har automatiske påmindelser.
- Folk er vant til at modtage påmindelser. At modtage påmindelser om aftaler er noget, som de fleste anser for indlysende. Derfor kan det skabe forvirring, hvis kunderne ikke modtager dem. De kan begynde at spekulere på, om de kan huske tidspunktet for aftalen.
Påmindelser og arbejdsgange for påmindelser i Provet Cloud
At holde både kunden og klinikken opdateret på behandlingsaftaler er fordelagtigt for begge parter: Kunderne får besked om f.eks. vaccinationer og årlige undersøgelser, og klinikkerne mister ikke en kunde på grund af en menneskelig fejl, der nemt kan undgås. For at undgå disse uheld med at glemme behandlingsaftaler og fornyelser af dem, giver Provet Cloud veterinærsoftware brugerne mulighed for at oprette en personlig påmindelsesopsætning med forskellige skabeloner og påmindelsesregler, der passer til enhver behandling og kunde. Samlet set er påmindelsesværktøjet nyttigt til at holde kontakten om kommende aftaler og sammen med påmindelser sikre, at kæledyr får den rigtige behandling til tiden.
Fordele ved at bruge Provet Cloud-påmindelser til din veterinærpraksis:
- Opret skabeloner. Klinikker kan slippe for det ekstra arbejde ved at producere et antal skabeloner, der passer til hver behandlingstype, udover at tilpasse hver skabelon til deres kundes meddelelsespræferencer for at forbedre kundetilfredshe
- Vælg påmindelsesudløsere. Sørg for, at dine påmindelser dækker alle forhold. Både konsultations- og salgspåmindelser kan indstille som påmindelser, hvilket betyder, at du kan oprette påmindelser selv for håndkøbssalg oven i de sædvanlige aftalepåmindelser.
- Vælg kommunikationsmetoder. At sende påmindelser på den rigtige kanal reducerer kundernes utilfredshed. Hvis kundernes præferencer afviger fra standarden, kan du altid skifte til en anden mulighed. Men du kan bruge flere metoder, for eksempel ved at sende en e-mail nogle dage før en SMS for at sikre, at påmindelsen når frem til kunden. Denne mulighed giver selv de travleste kunder tid til at tilpasse deres tidsplan, hvilket fører en bedre udnyttelse af din kliniks tidsplan.
- Tilpas forudsætninger. Forskellige klinikker har etableret deres egen måde at opsætte påmindelser på. I Provet Cloud bliver dette behov opfyldt af det tidligere nævnte automatiserede system, som giver dig mulighed for at tilpasse påmindelser, så de opfylder dine præferencer. For at hjælpe med at justere tidsintervaller dækker tilpasningsmulighederne alt fra patientens alder til varer.
- Gør kundeoplevelsen bedre. For at spare arbejde i din praksis og samtidig forbedre CRM, tilbyder Provet Cloud yderligere påmindelsesindstillinger. De omfatter kombination af påmindelser og fjernelse af eksisterende påmindelser for aktive kunder, der har lavet en aftale før tid. Håndtering af effektive påmindelser hjælper klinikkerne med at opretholde kundeengagement i det lange løb.
Påmindelser er bare én måde at automatisere din veterinærkliniks arbejdsgang på og begynde at se fordelene med det samme.
