Det är väldigt vanligt att folk glömmer bokade tider. Det har säkert hänt oss alla någon gång. Folk gör det inte medvetet men under en hektisk dag, är det ganska lätt att glömma att man hade en tidsbokning. Det kan orsaka verksamheterna ett problem, för när en kund glömmer sin tid är den tiden ofta bortkastad. Det kan till och med vara så att man inte kunde ge någon annan kund en tid heller, eftersom tiden redan var bokad.
Påminnelser kan vara till stor fördel för din veterinära verksamhet
Att glömma en bokad tid är förstås jobbigt även för kunden. Man känner sig generad och det är möjligt att man kommer att behöva vänta ett tag för att få en ny tid. Det kan även tillkomma en avgift som kunden får betala för den oanvända tiden. Så man kan lätt säga att det är en negativ upplevelse för både kliniker och kunder när någon glömmer sin tid.
Situationen kan förbättras avsevärt genom en tjänst för SMS-påminnelser. När kunden får en automatisk påminnelse om den kommande tidsbokningen är det mycket mer troligt att kunden kommer ihåg tiden. Dessutom är det också extra bra, om det finns en möjlighet att lägga till mötet i sin kalender direkt från meddelandet med bokningsbekräftelsen.
Det finns många olika automatiserade “påminnelseprogram” som kan användas för att skicka ut påminnelser men det finns även som en integrerad funktion i vissa journalsystem utvecklade för veterinära verksamheter.
Varför är det viktigt att använda påminnelser för din veterinära verksamhet?
- Antalet ”no-shows” på din klinik kan reduceras till närmare noll. Detta innebär att det inte blir någon förlust av intäkter för din verksamhet och att de anställdas tid inte slösas bort.
- Förbättrar kundupplevelsen.Tidiga påminnelser om kommande tidsbokningar ger en positiv upplevelse för kunderna. Kunderna ska kunna lita på att bli påminda om sina tidsbokningar.
- Tider kan bokas långt i förväg. Bokar kunden in en tid flera månader i förväg är det ännu högre risk att kunden glömmer det. Därför är det mycket viktigt att du har automatiska påminnelser för tidsbokningar.
- Kunder är vana vid att få påminnelser.De flesta kunder ser det som något självklart att få påminnelser om bokade tider. Därför kan det vara förvirrande om påminnelserna inte kommer, kunderna kan till och med börja undra om de missuppfattat tiden för bokningen.
Påminnelser och dess arbetsflöden i Provet Cloud
Att hålla både kunden och kliniken uppdaterade om tidsbokningar är till fördel för båda parter: kunderna får besked när till exempel vaccinationer och årliga undersökningar ska göras samtidigt som verksamheten inte förlorar en kund på grund av ett mänskligt men lättundvikligt misstag. För att undvika dessa missöden med att glömma bokade tider och förnyelser av dem ger Provet Cloud användaren möjlighet att skapa personliga inställningar för påminnelser med olika mallar och påminnelseregler som passar varje behandling och kund.
Påminnelsefunktionen är därför användbar när du vill planera framtida tidsbokningar och se till att djuren får nödvändig vård och vid rätt tidpunkt.
Fördelar med att använda Provet Cloud för påminnelser om bokade tider:
- Skapa mallar.Kliniker kan slippa extra arbete genom att ta fram ett antal färdiga mallar som ska passa varje behandlingstyp, och dessutom anpassa varje mall efter kundens påminnelsepreferenser för en bättre kundupplevelse.
- Välj vad som ska utlösa påminnelsen.Se till att dina påminnelser täcker alla möjligheter som önskas. Det går att ställa in både konsultations- och försäljningspåminnelser, vilket innebär att du kan ställa in påminnelser även för receptfri försäljning utöver de vanliga påminnelserna om bokade tider.
- Välj metoder för kommunikation.Att skicka påminnelser via rätt kanal ökar kundnöjdheten. Om kundens preferenser avviker från standarden kan du byta till ett annat alternativ. Du kan använda flera metoder, till exempel genom att skicka e-post några dagar före den bokade tiden och ett SMS dagen innan den bokade tiden för att säkerställa att påminnelsen når kunden. Det här alternativet ger även de mest upptagna kunderna en chans att boka om sin tid, vilket leder till färre tomma luckor i klinikens schema.
- Anpassa förutsättningar. Olika kliniker har skapat sina egna sätt att ställa in påminnelser. I Provet Cloud tillgodoses detta behov av det tidigare nämnda automatiserade systemet, som gör det möjligt att anpassa påminnelser enligt dina egna preferenser. Till exempel som hjälp att justera tidsintervall och utforma påminnelser efter kundens individuella behov.
- Förbättra kundupplevelsen.För att kliniken ska slippa extra arbete och samtidigt förbättra sin kundupplevelse erbjuder Provet Cloud ytterligare inställningar för påminnelser, till exempel. att kombinera olika påminnelser och ta bort befintliga påminnelser för de aktiva kunder som har bokat en tid i förväg. Effektiv påminnelsehantering hjälper kliniker att upprätthålla kundnöjdheten och engagemanget på lång sikt.
Påminnelser är ett sätt att automatisera din veterinärkliniks arbetsflöde och du börjar se fördelarna omedelbart.
