El flujo de trabajo diario en un centro veterinario puede ser abrumador, y no estamos hablando de consultas a pacientes, si no de todo lo demás. Hagamos un recuento de las múltiples horas que pasamos desarrollando el resto de tareas que rodean a la clínica y que poco tienen que ver con las dolencias de nuestros pacientes peludos, si no con la administración de una empresa.
No olvidemos que los centros de salud también tienen costes y se deben obtener beneficios para poder cubrir económicamente todo el engranaje que les envuelve. Tener vocación por la veterinaria no significa que no podamos ganar dinero por nuestro trabajo, nuestro tiempo es valioso y tenemos que saber sacarle el mayor partido. Aquí puedes seguir leyendo sobre ello “Eficiencia empresarial en mi clínica veterinaria”
Por ello vamos a analizar cuales son esas tareas básicas, pero imprescindibles, y cómo podemos gestionarlas, organizándonos mejor o buscando aliados que nos faciliten la vida.
Contabilidad: facturación, pagos, cobros y libros de cuentas
Dependiendo del tamaño de tu clínica dispondrás de un equipo de contabilidad y administración que podrán dedicarse íntegramente a estas tareas que realmente ocupan una gran parte del trabajo diario de una empresa. Pero si no dispones de este tipo de departamento tendrás que hacerte responsable de estas tareas y restarle ese tiempo al horario de consulta. De lo contrario el trabajo empezará a coger presencia en tus horas de descanso o de disfrute personal y poco a poco aumentará tu estado de estrés, afectando a tu ánimo y a tu atención al cliente.
Si este es tu caso, estás de suerte porque hoy en día muchas de estas tareas se han conseguido agilizar mediante la digitalización y uso de aplicaciones comunes. Incluso puedes descargar plantillas gratuitas de excel que pueden adaptarse a tus necesidades de facturación o contabilidad general. Esto hará que tengas muchos menos quebraderos de cabeza, menos uso de la calculadora y una menor acumulación de documentación en papel.
Pero sabemos que a pesar de que excel puede hacer cosas maravillosas, no es santo de devoción para el gran público. Por eso existen aplicaciones que hacen más fácil e intuitivo el manejo de estas tareas, como la aplicación básica de nuestro banco para automatizar pagos, algunas de control de gastos como Expensify o por ejemplo Holded para crear facturas y presupuestos.
Los recursos existen, pero ¿se adaptan a las necesidades de mi centro veterinario? ¿cuanto tiempo pierdo saltando de una aplicación a otra?
Es más, debemos preguntarnos si estas aplicaciones nos permiten integrar toda la contabilidad general y el resto de labores administrativas que quedan pendientes por analizar. Aquí es donde entramos en el mundo de los Softwares de Gestión y en este caso concreto, de Gestión Veterinaria, como puede ser Provet Cloud.
Suministros: control, compra y venta
Al respecto del suministro y control de stock o almacenamiento nos encontramos frente a una situación similar a la anterior. Si trabajamos en una clínica veterinaria donde disponemos de un departamento de logística, compras y ventas, no tendremos que estar al tanto de como gestionar esta parte del negocio.
Pero si no es así, habrá que integrarlo en nuestras labores semanales. Ya sea para controlar el producto necesario para nuestro flujo de trabajo diario como para la venta al detalle en nuestro centro veterinario. Algunas herramientas útiles tanto para ti como para tu equipo podrían ser aplicaciones de control de stock básico como Odoo o Oracle Netsuite, pero en el fondo quizás tu flujo de compra y venta no es tan amplio como para que inviertas en un software dedicado a esta tarea.
Si pensamos en la facilidad con la que podríamos trabajar si integráramos el control de suministros dentro de la aplicación general de gestión, ahorraríamos mucho tiempo y dinero, por ello Provet Cloud podría ser la solución que andas buscando. Sin necesidad de tener que aprender varios softwares, aquí tendrías control de stock, previsión de ventas, previsión de compras y automatización de recordatorios para que puedas hacer tus pedidos a tiempo y nunca crear deficits de producto.
Comunicación e imagen
Hoy en día la imagen que damos hacia el exterior es realmente fundamental. Es muy importante que si no tenemos un departamento al uso o una empresa dedicada a ello, nos hagamos la vida lo más fácil posible. Puesto que esto puede llevarse muchas horas de trabajo y generar mucho estrés por la necesidad de creación constante.
Mantener actualizada a la audiencia sobre las novedades de tu clínica o simplemente atraerles a través de tus publicaciones para que opten por tus servicios y le den una oportunidad a tu centro, puede llegar a ser un trabajo a tiempo completo. Pero aquí vamos a comentar las herramientas indispensables para ello:
Google Business: con ella podrás controlar la información que aparece sobre tu establecimiento y subir fotos y noticias que lo hagan más llamativo. Con la nueva actualización incluso podrás crear una página web que indexe a la perfección con sus algoritmos o simplemente pedir reseñas a tus clientes, para que te hagan crecer en presencia e imagen.
Instagram: sin grandes esfuerzos podrás crear posts con imágenes o hacer uso de Canva para crear publicaciones excepcionales sobre el estado de tu clínica, los productos que vendes y los servicios que cubres. Podrás dar consejos y mantener una atención al cliente más directa y cercana.
A partir de ahí ya puedes aliarte con otras redes sociales para la promoción y el marketing de tu clínica, pero primero de todo asegúrate de que pueden encontrarte fácilmente a través de los buscadores y que la imagen e información que hay, se corresponde con la realidad de tu centro.
Atención al cliente
A parte de hacer nuestro trabajo lo mejor que sabemos como profesionales de la veterinaria, hoy en día la atención al cliente se extiende al mundo virtual y a los servicios y conocimientos extras que podamos ofrecer a nuestros clientes.
Desde publicar novedades sobre nuestro centro o sobre el cuidado de nuestras mascotas, hasta mantenernos actualizados al respecto de nuevos tratamientos médicos, sería tener en cuenta la atención al cliente. Pero atender digitalmente a tus pacientes estaría actualmente a la orden del día, no para causas mayores, pero si quizás para consultas nutricionales, preguntas rápidas, etc. Como ya comentamos en otros posts anteriores, evidentemente puedes hacer uso de Zoom o Skype, incluso de Whatsapp, pero ofrecer una consulta online y dejar el registro de lo comentado en el expediente de tu paciente y que tu cliente pueda consultarlo en cualquier momento, es realmente atención al cliente. Ahí es donde puedes apoyarte en Provet Cloud o en otro software de gestión veterinaria que se adapte a tus necesidades, aquí te dejamos un post muy interesante sobre ello.
Cuando decidimos trabajar con una empresa porque confiamos en el servicio que ofrece y su oferta nos atrae, nos comprometemos a jugar en el mismo bando. Únete a los aliados digitales que realmente vayan a solucionar tus problemas y se interesen por lo que haces. Aquí te dejamos la historia de PrimePet una de las clínicas que decidió aliarse con Provet Cloud.
