Folk glemmer ofte avtaler. Det har sikkert skjedd oss alle på et eller annet tidspunkt. Folk gjør det ikke med vilje, men i løpet av en travel arbeidsdag er det ganske lett å glemme at man hadde bestilt time. Dette gir bedrifter et irriterende problem. Når en kunde glemmer avtalen, er den tiden bortkastet. Det kan til og med være at de ikke var i stand til å gi en time til noen andre fordi tiden allerede var opptatt.
Avtalepåminnelser kan være til stor nytte for veterinærklinikken
Å glemme en avtale er selvsagt også irriterende for kunden. Du føler deg flau og må kanskje vente en god stund før du får ny time. Det kan også forekomme et gebyr som kunden må betale, for den ubrukte avtalen. Så man kan trygt si at det er en negativ opplevelse for både bedriftseiere og kunder når noen glemmer en avtale.
Situasjonen kan forbedres betydelig ved å bruke en tekstpåminnelsestjeneste. Når kunden mottar en automatisk påminnelsesmelding om den kommende avtalen, er det mye mer sannsynlig at vedkommende husker avtalen. I tillegg er det også veldig praktisk hvis det er mulig å legge avtalen til kalenderen, fra en avtalebekreftelsesmelding.
Det finnes mange forskjellige automatiserte påminnelsesprogramvarer som kan brukes til å håndtere påminnelsesmeldinger, men det finnes også veterinærpraksissystemer som gir muligheten til å sende automatiske påminnelser.
Hvorfor er det viktig å bruke påminnelser på klinikken?
- Å bruke automatiserte påminnelser er en fin måte å redusere antallet manglende oppmøter, samt at det forbedrer kundeopplevelsen. Det er en vinn-vinn-situasjon. Veterinærklinikken vil ikke lide noe inntektstap, og kunden trenger ikke bekymre seg for glemme avtalen.
- Antall manglende oppmøte på klinikken kan reduseres til nær null. Dette betyr at klinikken ikke vil lide noe inntektstap, og de ansatte vil ikke kaste bort tiden.
- Forbedre kundeopplevelsen. Rettidig påminnelse om kommende avtaler gir kundene en hyggelig opplevelse. Kunder bør kunne stole på at de blir påminnet sine avtaler.
- Avtaler kan planlegges ganske langt frem i tid.Planlegger du en kontrolltime flere måneder frem i tid, er det større sannsynlighet for at kunden vil glemme det. Derfor er det veldig viktig at du har automatiserte påminnelser på plass.
- Folk er vant til å motta påminnelser.Det å motta avtalepåminnelser er noe de fleste anser som en selvfølge. Det kan derfor skape forvirring hvis kunden ikke mottar disse. De kan begynne å lure på om de husker rett avtaletidspunkt.
Påminnelser og påminnelsesarbeidsflyter i Provet Cloud
Å holde både kunden og klinikken oppdatert på behandlingsavtaler er til begges fordel: Kundene får beskjed om når, for eksempel, vaksinasjoner og årlige undersøkelser skal skje, og klinikkene mister ingen kunde på grunn av en menneskelig, men lett unngåelig feil. For å unngå uhell med å glemme behandlingsavtaler og fornyelse av disse, lar Provet Cloud veterinærprogramvare brukeren lage et personlig påminnelsesoppsett med ulike maler og påminnelsesregler som tilpasses enhver behandling og kunde. Alt i alt er påminnelsesverktøyet nyttig for å holde kontakt med fremtidige avtaler, sammen med påminnelser for å sikre at kjæledyr får rett behandling i tide.
Fordeler ved å bruke Provet Cloud-påminnelse for veterinærpraksisen:
- Lage maler. Klinikker kan slippe ekstra arbeid ved å produsere en rekke ferdige maler som passer til hver behandlingstype, i tillegg til å tilpasse hver mal til kundens varslingspreferanser for å forbedre kundetilfredsheten.
- Velg påminnelsesutløsere. Sørg for at påminnelsene dekker alle omstendigheter. Både konsultasjons- og direktesalgspåminnelser er alternativer som er mulige, noe som betyr at du kan sette opp påminnelser selv for OTC-(over-the-counter)salg på toppen av vanlige avtalepåminnelser.
- Velg kommunikasjonsmåter. Å sende påminnelser gjennom riktig kanal reduserer kundenes misnøye. Hvis kundens preferanser avviker fra standarden, kan du alltid endre det til et annet alternativ. Du kan likevel bruke flere metoder, for eksempel ved å sende en e-post noen dager før en SMS for å sikre at påminnelsen når kunden. Dette alternativet gir selv de travleste kundene tid til å endre tidsplanen, noe som fører til færre hull i timeboka.
- Tilpass forutsetninger. Ulike klinikker har etablert egne måter å sette påminnelser på. I Provet Cloud dekkes dette behovet av det tidligere nevnte automatiserte systemet, som lar deg tilpasse påminnelser for å møte dine preferanser. For å hjelpe til med å justere tidsintervaller, går tilpasningsalternativene fra alt fra pasientens alder til prislinjer.
- Forbedre kundeopplevelsen. For å holde praksiser unna ekstraarbeid mens de forbedrer sin CRM, tilbyr Provet Cloud ytterligere påminnelsesinnstillinger. Disse inkluderer å kunne kombinere påminnelser og fjerne eksisterende påminnelser for aktive kunder som har bestilt time på forhånd. Å styre effektive påminnelser hjelper klinikker med å opprettholde kundeengasjement i det lange løp.
Påminnelser er én måte å automatisere veterinærklinikkens arbeidsflyt og begynne å se umiddelbare fordeler i dag.
