Riktig journalføring i veterinærklinikker (eller andre selskaper, for den saks skyld) er helt avgjørende. Noen dokumenter må rett og slett lagres i en gitt tidsperiode på grunn av regelverk og noen bør tas vare på, da de er fylt med informasjon som kan hjelpe deg med å forbedre effektiviteten i virksomheten. Hva er metodene og fordelene ved korrekt journalføring i bedriften?
Å forstå viktigheten av journalføring er avgjørende for enhver veterinærklinikk. En praksis kan produsere en overflod av dokumenter hver måned – kontrakter, fakturaer, vilkår for spesialtilbud, rapporter osv. De fleste inneholder sensitive opplysninger eller informasjon som er avgjørende, eller rett og slett nyttig for virksomhetens suksess. Det er derfor, kort sagt, journalføring er så viktig i enhver slags virksomhet. Men hvordan bør du tilnærme deg oppgaven for å håndtere dokumentasjon effektivt?
Viktigheten av forretningsdokumenter i veterinærklinikker
Det er flere grunner til at du må lagre visse dokumenter i bedriften i en bestemt tidsperiode. Det er ikke bare viktig å føre forretningsjournal, i mange situasjoner er det en nødvendighet. Sørg for at du vet hvilken type dokumenter du må lagre, hvor lenge, i hvilken form og hvordan.
Bortsett fra dokumenter som kontrakter og fakturaer, hvis lagringsperiode er definert av myndighetene i et gitt land, bør du også vurdere å lagre dokumenter som gir virksomheten ekstra verdi. De fleste som driver virksomheter forstår viktigheten av journalføring i en organisasjon ganske godt. Spørsmålet er ikke: "hvorfor skal vi journalføre", men "hvordan"?
Journalføring i virksomheten: Hvilke tilnærminger kan du følge?
De fleste bedriftseiere vet at de må lagre dokumenter, men ikke alle er klar over viktigheten av nøyaktig journalføring. For noen tiår siden lagret alle bedrifter dokumenter og informasjon i tradisjonell papirform. I dag finnes det et alternativ. Du kan arkivere dokumentasjonen digitalt. Du trenger ikke engang å ha eget arkiv.
Tjenester for dokumentasjonshåndtering
Mange selskaper på markedet minner bedriftseiere på at journalføring er viktig og tilbyr dokumenthåndteringstjenester. Velger du denne måten å administrere dokumenter på, trenger du ikke å bekymre deg for å behandle og lagre forretningsdokumenter i dine arkiv, du betaler ganske enkelt en tredjepart for å gjøre det for deg.
Intern dokumenthåndtering
Å ivareta dokumenter internt gir deg mer kontroll over dine data og du sparer penger på administrerte tjenester. Det er to måter å administrere veterinærvirksomheten internt på. Den første er den gammeldagse måten, som betyr lagring av tradisjonelle dokumenter. Den andre måten er mer innovativ og smartere - en skybasert programvare for veterinærklinikkstyring som vil gjøre de ansatte i stand til å generere elektroniske dokumenter i løpet av sekunder.
Fordeler med intern digital journalføring
Provet Cloud veterinærsystem forenkler arbeidet på praktisk talt alle nivåer. Her er noen av fordelene med riktig journalføring.
Sikkerhet for forretningsinformasjon
Dokumenter lagret i papirform i et arkiv kan ødelegges (i brann, ved flom osv.) eller til og med stjeles. Å holde det i et nettskjema, i en sky, er et mye bedre alternativ. Leverandører av skyløsninger har de nødvendige ressursene for å påse at dine forretningsopplysninger er sikre.
Rask dokumentasjonstilgang
Må du jobbe hjemmefra for dagen? Å føre journaler internt i digital form støtter hjemmekontor. Du kan få tilgang til forretningsregistre, generere nye dokumenter eller undertegne ved bruk av e-signatur med bare ett klikk hvor som helst og når som helst via veterinærstyringsprogrammet.
Bedre forretningsintelligens
Noen dokumenter klinikken besitter inneholder informasjon som kan gjøre bedriften i stand til å ta mer faktabaserte beslutninger. Hvis du velger Provet Cloud, blir du utstyrt med godt beskyttet programvare som kan integreres med verktøy for forretningsinnteligens. Alle data lagret i elektronisk form kan lett håndteres for å skape nyttig forretningsinnsikt.
Effektiv dokumentsirkulasjon
Effektiv journalsirkulasjon har en positiv virkning på hele veterinærklinikkens effektivitet. I mange tilfeller blir dine dokumenter tatt hånd om automatisk. Slik kan du og dine ansatte fokusere på det som er viktig – å ta vare på pasientene.
Intern journalføring kan være enkelt. Kontakt oss og be om en demo av programvaren, slik at du kan se hvordan den kan forenkle ditt daglige arbeid.
