Blir du ofta begravd under ett berg av traditionell pappersdokumentation? Papper tillhör en svunnen tid. Numera väljer moderna företag att skapa och hantera dokument digitalt. Det är lättare att skapa, lagra och skydda digitalt än dokument i traditionell pappersform. I den här artikeln får du veta mer om varför din veterinärklinik bör implementera dokumentdigitalisering.
Den oförglömliga doften av nytillverkat papper, ljudet av att vända sida... Allt det där är trevligt när du läser en bok. När det gäller att driva ett företag och hantera dokumentation för en veterinärklinik bör du välja mer praktiska metoder att hantera affärs- och medicinska dokument. Det är dags att överväga att skapa digitala dokument i stället för att producera fler pappersblanketter som samlar damm i ditt arkiv.
Digitala dokument – vad är det?
Ett digitalt dokument är ett alternativ till välkända, traditionella pappersdokument. Det är helt enkelt ett dokument som inte har någon fysisk form utan har skapats i ett digitalt verksamhetssystem som en elektronisk fil. Att använda digital dokumentation har många fördelar:
- dokumentationen blir lättare att distribuera – du kan skicka ett dokument till kund, medarbetare eller tredjepart utan att skriva ut det (till exempel via e-post).
- det ökar säkerheten för dokument – sådana dokument kan lagras i elektronisk form, och du kan göra säkerhetskopior så att de inte försvinner eller förstörs.
- det förbättrar samarbetet – det går att dela elektronisk dokumentation och den kan bearbetas av flera personer samtidigt.
Förutom dessa fördelar med att använda elektroniska dokument ger digitaliseringen dig också möjlighet att göra din veterinärklinik mer miljövänlig.
Digitalisera dokument för veterinärkliniker
Du kan övergå från papper till digital dokumentation genom att gå igenom en process för att digitalisera dokument. Om du skapat pappersdokument tidigare kan de omvandlas till elektroniska och läggas till i ditt digitala arkiv. Detta hjälper dig att säkra all slags befintlig dokumentation (medicinsk dokumentation, anställnings- och tredjepartskontrakt osv.) och smidigt byta till det moderna sättet att skapa och hantera verksamhetsdokumentation.
Digitala dokumentlösningar
Det finns olika verksamhetssystem som du kan använda för att dra nytta av den digitala dokumentationsmetoden, men vilket ska du välja? Dokumentdigitalisering är ofta ett av stegen i den större process som kallas digital omvandling. Målet är att öka organisationens mognad och flexibilitet genom att förse den med bättre lösningar, pålitliga affärsmodeller och tekniska verktyg av högsta kvalitet.
Överväg att ersätta din gamla, ineffektiva programvara för journalföring med vårt kraftfulla, nya generationens Provet Cloud-system för veterinärverksamhet. Denna molnbaserade lösning för att administrera veterinärkliniker ger dig bland annat möjlighet att skapa elektroniska formulär och lagra digitala dokument.
Digital dokumenthantering i Provet Cloud-lösningen
Det finns särskilda funktioner i vår veterinärprogramvara som gör digital dokumenthantering i ditt företag mycket enklare än tidigare. Vi kan erbjuda dig flera användbara funktioner.
Skapa digitala formulär
Provet Cloud gör att du kan skapa dina egna digitala samtyckesformulär. Du behöver bara förbereda dem enligt dina unika verksamhetsbehov och krav och sedan generera dem. Dina kunder kan enkelt fylla i dem på sina mobila enheter och både dina anställda och dina kunder kan signera digitala dokument med e-signatur.
Elektronisk dokumentlagring
Du får aldrig slut på utrymme att lagra dina dokument. Molnet ger dig flexibilitet och gör att du kan öka kapaciteten på din lagring när du behöver. Dina digitala dokument kommer att vara säkra. Du kan också digitalisera dokument som du ursprungligen har i pappersform.
Dela digital dokumentation
Bra journalsystem kan avsevärt förbättra dokumentcirkulationen i ditt företag. Provet Cloud möjliggör även smidig integration med andra, externa system (till exempel med laboratorier eller andra kliniker), vilket förenklar utbytet av elektroniska dokument och förbättrar samarbetet.
Bör du använda digitaliseringstjänster för dokument på din veterinärklinik?
Det enda svaret är ”ja”. Att skapa elektroniska kopior av din befintlig veterinärdokumentation hjälper dig att hålla den säker och dela den med kunder och tredjepart om det behövs. Genom att använda avancerad, molnbaserad veterinärprogramvara kan du hantera din dokumentation mer effektivt och smartare i framtiden.
Kontakta oss om du vill veta mer om våra lösningar.
